Perjalanan Region POLINEMA bersama HMKI 2022, Mulai dari MoU dengan HIMANIA hingga Berbagai Rangkaian Kegiatan

MoU HMKI dengan HIMANIA (Tania dan Helmi) Dokpri

Foto bersama perwakilan HMKI sosialisasi ke Polinema (Ghiananda, Tania, Ihsanuddn, Eka, Anggerini) Dokpri

Sosialisasi HMKI di Polinema (Ihsanuddin, Eka, Tania ) Dokpri

[Singkat Perkenalan tentang Prodi Kearsipan POLINEMA]

Baca juga: Mengulik Sistem Kelola Arsip DPUPRPKP Kota Malang? Melalui Sowan Arsiparis HMKI

Politeknik Negeri Malang (POLINEMA) merupakan salah satu kampus di Indonesia yang terdapat prodi kearsipan yaitu D4 Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi (D4 PARI) seperti prodi kearsipan di UGM (Universitas Gadjah Mada). Prodi D4 PARI mulai ada di POLINEMA sejak tahun 2021 yang berada di bawah naungan jurusan Administrasi Niaga. Ketua Program Studi D4 PARI POLINEMA saat ini yaitu Farika Nikmah, S.Sos., M.AB..

Sebagai prodi baru, organisasi mahasiswa yang menaungi D4 PARI POLINEMA yaitu organisasi jurusan bernama Himpunan Mahasisiwa Administrasi Niaga (HIMANIA).

[Proses Bergabungnya POLINEMA ke Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia (HMKI)]

1. Observasi HMKI terkait prodi kearsipan POLINEMA secara online dan offline dengan UPT Perpustakaan Polinema serta dengan pertemuan langsung dengan 4 mahasiswa kearsipan dari Polinema;

2. Pertemuan dan Diplomasi Ketua Umum HMKI 2022 dan Ketua Umum HIMANIA 2022 bersama perwakilan dari Divisi DEK Universitas Brawijaya;

Baca juga: Berita Acara: Fun Learning Sosialisasi Kearsipan di SDN Mojolangu 1 Malang oleh HMKI

3. Pemberkasan AD/ART dan MoU Ketua Umum HMKI dan Ketua Umum HIMANIA di Pemkot Kota Batu;

Baca juga: Mengulik Sistem Kelola Arsip di Pusat Arsip UGM bersama Sowan Arsiparis HMKI

4. Diskusi Fiksasi Ketua Umum HIMANIA POLINEMA dengan Ketua Umum HMKI melalui sambungan telepon;

5. Penandatanganan MoU;

6. Open Recruitment

7. Keikutsertaan POLINEMA dalam Makrab HMKI 2022

[MoU Ketua Umum HMKI 2022 dengan Ketua Umum HIMANIA POLINEMA 2022]

Pada 28 Oktober 2022, secara resmi HMKI dengan HIMANIA POLINEMA melakukan penandatanganan MoU (Memorandum of Understanding) atau nota kesepahaman terkait kerja sama organisasi dalam hal bergabungnya D4 PARI Polinema ke dalam keluarga Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia (HMKI). Dalam rangkaian kegiatan MoU, juga terpilih Koordinator Wilayah Polinema yaitu Muhamad Ilham Purnomo (angkatan 2021) sebagai penanggung jawab atau pionir awal dalam kepengurusan HMKI di Polinema.

Kegiatan ini dihadiri oleh:

- Tania Nur Azizah Amalia (Ketua Umum Himpunan Mahasiswa Kearsipan Inodnesia-HMKI)

- Helmi Nur Fakhruddin Wibowo (Ketua Umum Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga-HIMANIA)

Dengan pihak yang membersamai dari Pengurus Inti HIMANIA dan beberapa pengurus HMKI yaitu:

- Afia Dwi Prasasty (Koordinator Wilayah Universitas Brawijaya)

- Eka Nur Setya Ramdani (Divisi Eksternal dan Kewirausahaan-DEK)

- Firza Berliana Safira (Kepala Divisi Keilmuwan dan Pengembangan-DKP)

Sekilas isi dari MoU ini yaitu:

Pihak Pertama: Tania Nur Azizah Amalia (Ketua Umum Himpunan Mahasiswa Kearsipan Inodnesia-HMKI)

Pihak Kedua: Helmi Nur Fakhruddin Wibowo (Ketua Umum Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga-HIMANIA)

Kedua belah pihak tetap bertindak sebagaimana disebutkan di atas, dengan ini menerangkan terlebih dahulu hal-hal sebagai berikut:

Pihak Pertama adalah bertindak sebagai Ketua Umum Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia 2022 menyatakan bergabungnya HIMANIA dengan HMKI.

Pihak Kedua bertanggung jawab atas HIMANIA yang bergabung dengan HMKI untuk kemudian senantiasa mengikuti peraturan-peraturan yang tercantum dalam AD/ART berlaku.

Kedua Belah Pihak dalam hal ini bermaksud melakukan kerja sama, sebagaiman Pihak kedua sebagai anggota yang sah dibawah pengawasan pihak pertama dan ketua umum periode-periode selanjutnya.

Atas dasar pertimbangan yang telah diuraikan sebelumnya di atas, kedua belah pihak selanjutnya menerangkan dengan ini telah sepakat dan setuju untuk mengadakan Memorandum of Understanding/Nota Kesepahaman Kerja Sama dengan ketentuan-ketentuan dan syarat-syarat yang telah dibacakan.

Penandatanganan MoU HMKI dan HIMANIA POLINEMA di Politeknik Negeri Malang

Pendandatanganan MoU HMKI dan HIMANIA POLINEMA Dokpri

[Sosialisasi HMKI secara luring di POLINEMA]

pada 26 Oktober 2022, perwakilan HMKI melakukan sosialisasi pengenalan HMKI ke mahasiswa D4 PARI Polinema sebagai salah satu rangkaian perekrutan mahasiswa kearsipan Polinema ke Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia. Kegiatan ini dilakukan di ruang kelas di Politeknik Negeri Malang gedung Administrasi Niaga.

partisipan perwakilan HMKI:

- Tania Nur Azizah Amalia (Ketua Umum HMKI 2022)

- Ihsanuddin Rasyid Al Atsari (Pemapar dan perwakilan Divisi DKP)

- Eka Nur Setya (Pemapar dan perwakilan Divisi DEK)

- Anggerini Rizki Febriyanti (Pemapar dan Bendahara Wilayah Universitas Brawijaya)

- Ghiananda Aprilia (Dokumenter dan perwakilan Divisi DMI)

Ihsannuddin dan Eka Nur Setya sedang pemaparan terkait pengalaman di HMKI. Dokpri

Foto bersama perwakilan HMKI selesai sosialisasi HMKI di Polinema (Ghiananda, Tania, Ihsannuddin, Eka Nur, dan Anggerini) Dokpri

[Pengurus HMKI region Politeknik Negeri Malang 2022]

1. Muhamad Ilham Purnomo (Koordinator Wilayah Politeknik Negeri Malang)

2. Laksmita Triadewi Mounty (Bendahara Wilayah Politeknik Negeri Malang)

3. Fajar Fadila Darwanto (Divisi Keilmuwan dan Pengembangan-DKP)

4. Dessy Ratna Jupita Sari (Divisi PSDM dan Jaringan Internal-DPJI)

5. Ciptari Queen Rachmad Oktavia Lestanti (Divisi Media dan Informasi-DMI)

6. Safira Cornellya (Divisi Eksternal dan Kewirausahaan-DEK)

7. Theo Vanda Estapa Rangga (Divisi Keilmuwan dan Pengembangan-DKP)

8. Diaz Budi Prasetyo (Divisi Keilmuwan dan Pengembangan-DKP)

9. Narocha Mihasu Aisya (Divisi Eksternal dan Kewirausahaan-DEK)

10. Zakiah Nur Fadilah (Divisi PSDM dan Jaringan Internal-DPJI)

[Singkat Kilas Balik Region Politeknik Negeri Malang dalam kegiatan HMKI 2022]

1. Makrab HMKI

Salah satu kegiatan bonding dan peningkatan keakraban pengurus HMKI secara langsung pada Oktober 2022 yang terdiri atas pengurus HMKI dari 6 kampus berkumpul di Malang selama 2 hari untuk membahas kegiatan HMKI, progres, dan penyambutan bergabungnya Polinema sebagai region baru di HMKI.

2. MoU Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Pembina Pusat Tingkat Nasional HMKI

Salah satu kegiatan HMKI pada 25 Januari 2023 yang mana penandatanganan MoU antara AAI sebagai organisasi profesi kearsipan nasional dengan HMKI sebagai organisasi mahasiswa kearsipan nasional. Dalam hal ini turut hadir Ketua Umum AAI yaitu Bapak Dr. Andi Kasman dab jajarannya, serta beberapa Ketua Program Studi beberapa kampus di HMKI, dan perwakilan mahasiswa masing-masing kampus.

Perwakilan mahasiswa dari Polinema yang bertanda tangan dalam MoU yaitu Muhamad Ilham Purnomo (Koordinator Wilayah Politeknik Negeri Malang). Untuk perwakilan Polinema yang menyampaikan pesan dan harapan yaitu Laksmita Triadewi Mounty (Bendahara Wilayah Politeknik Negeri Malang)

3. Sowan Arsiparis

Salah satu program kerja dari Ruang Diskusi DKP berupa observasi dan kunjungan ke instansi tertentu untuk meninjau dan berdiskusi terkait pengelolaan arsip di instansi tersebut untuk menambah khasanah kearsipan bersama antara mahasiswa dengan pihak instansi di wilayah masing-masing region secara serentak. Sowan Arsiparis yang diikuti region POLINEMA dilakukan bersama region UB yaitu ke DPUPR Kota Malang.

Dengan partisipan dari Pengurus Polinema yaitu Theo Vanda Estapa Rangga, Diaz Budi Prasetyo, Narocha Mihasu Aisya, Zakiah Nur Fadilah, dan Fajar Fadila Darwanto.

4. Social Action Sosialisasi Kearsipan

Salah satu program kerja dari Social Action DEK dengan sosialisasi kearsipan di sekolah dan/atau kelurahan untuk menerapkan tri dharma perguruan tinggi dalam ranah pendidikan sebagai wujud implementasi gerakan sadar arsip secara serentak di seluruh wilayah. Sosialisasi kearsipan diikuti region POLINEMA bersama region UB yaitu ke SD Mojolangu 1 Malang. 

Dengan partisipan dari Polinema yaitu Theo Vanda Estapa Rangga, Diaz Budi Prasetyo, Fajar Fadila Darwanto, Asura Ananda Rahmat (angkatan 2022), dan Shasya Aninda Fahliza (angkatan 2022). Salah satu Vice Project Officer dari Polinema yaitu Safira Cornellya.

5. Social Action Donasi Buku

Salah satu program kerja dari Social Action DEK dengan donasi buku secara serentak di seluruh wilayah dengan rangkaian kegiatan penghimpunan donasi berupa uang dan buku. Penyaluran donasi buku yang terkumpul di wilayah Malang, buku tersebut disalurkan di Rumah Baca Cerdas (RBC) Malang. Dalam kegiatan ini koordinator wilayah Polinema berkoordinasi dengan pengurus Polinema dalam hal penghimpunan donasi.

Dengan partisipan penyaluran donasi dari Polinema yaitu Theo Vanda Estapa Rangga dan Diaz Budi Prasetyo.

6. SAPA HMKI

Salah satu program kerja DPJI berupa branding HMKI dengan sosialisasi mengenalkan HMKI ke angkatan 2022 atau mahasiswa baru dan perekrutan staf magang HMKI secara serentak di seluruh wilayah regional. Pengurus region POLINEMA melakukan sosialisasi HMKI secara offline di ruang kelas mahasiswa D4 PARI angkatan 2022. Beberapa staf magang yang telah mengikuti serangkaian perekrutan dan terpilih akan dibagi ke dalam beberapa divisi dan bergabung dengan pengurus tetap lainnya untuk berkegiatan selama kurang lebih 2 bulan di HMKI.

Dengan salah satu partisipan Vice Project Officer dari Polinema yaitu Dessy Ratna Jupita Sari.

7. Safari Prodi Kearsipan HMKI

Salah satu program kerja Share n Play DKP berupa pengenalan program studi kearsipan masing-masing kampus dengan perwakilan kandidat masing-masing kampus yang mengenalkan prodi kearsipannya pada 4 Januari 2023, bertujuan untuk menambah khasanah bersama terkait konsentrasi kearsipan di setiap kampus dengan kultur dan sistematika yang beragam. Kegiatan ini turut menghadirkan Sekretaris Jenderal AAI (Asosiasi Arsiparis Indonesia) yaitu Abdullah Shobri, S.E., M.AB. dan Sekretaris Jenderal PAPTI (Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi) yaitu Sandi Ruswansi, S.T., S.KOM., M.M. 

Dalam Safari Prodi Kearsipan, terdapat 7 kampus yang memaparkan prodi kearsipan di kampusnya yaitu UGM, UI, UB, UNDIP, UNPAD, UT, dan POLINEMA. POLINEMA memiliki 2 kandidat pemapar yang mengenalkan jurusan D4 PARI yaitu Laksmita Triadewi Mounty (angkatan 2021) dan Rachel Izza Tsani (angkatan 2022) 

8. Webinar Ruang Diskusi "Instrumen Pengelolaan Arsip" 

Salah satu program kerja Ruang Diskusi DKP berupa webinar pada 11 Januari 2023 dengan partisipan terbuka untuk umum, mahasiswa, dan orang berprofesi di ranah kearsipan dengan tema "Instrumen Pengelolaan Arsip" dan narasumber yaitu Arsiparis UGM (Bapak Herman Setyawan) dan Arsiparis Polinema (Agung Deva Karisma). Dalam hal ini yang menajdi MC yaitu staf magang Polinema yaitu Rachel Izza Tsani (angkatan 2022).

9. Podcast HMKI Talks

Salah satu program kerja DEK berupa podcast kearsipan dengan podcast berjudul "Arsip dan Arsiparis" dan podcast berjudul "Eksistensi Kearsipan di Era Society 5.0", dalam podcast tersebut salah satu MC yang merupakan staf magang dari POLINEMA yaitu Nafisha Ilmi Aulia (angkatan 2022) .

10. Archive Competition

Salah satu program kerja DKP berupa kompetisi lomba kearsipan nasional yang terbuka untuk mahasiswa dengan tema "Arsip sebagai Alat Bukti Hukum", dalam kepanitiaan ini terdapat beberapa mahasiswa dari POLINEMA yaitu Theo Vanda Estapa Rangga, Diaz Budi Prasetyo, Fajar Fadila Darwanto, dan M. Alfi Nuris Salim (angkatan 2022).

11. Financlass

Salah satu program kerja DEK berupa kelas pengembangan diri aspek finansial bertujuan meningkatkan khasanah mahasiswa kearsipan terkait pengetahuan finansial yang berguna dalam rangka self-improvement. Kegiatan berupa konten bermanfaat dan Live instagram bersama narasumber berpengalaman dalam ranah bisnis, finansial, dan ekonomi.

Dengan salah satu Vice Project Officer dari Polinema yaitu Narocha Mihasu Aisya

12. Miniclass HR

Salah satu program kerja DPJI berupa kelas pengembangan diri aspek kesehatan mental, personal branding, dan sebagainya. Kegiatan berupa konten bermanfaat dan live instagram bersama  narasumber terkait topik pengembangan diri.

Dengan salah satu Vice Project Officer dari Polinema yaitu Zakiah Nur Fadilah