Mengulik Sistem Kelola Arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok bersama Sowan Arsiparis HMKI

dok.pri

Pada Rabu, 9 November 2022, Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia region Universitas Indonesia (UI) melakukan Sowan Arsiparis di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok.

Kegiatan Sowan Arsiparis ini merupakan program kerja Ruang Diskusi dari Divisi Divisi Keilmuwan dan Pengembangan (DKP) yang bertujuan untuk menambah khasanah penerapan ilmu kearsipan di instansi dan juga sebagai wadah mahasiswa kearsipan dalam pembelajaran ilmu kearsipan sesuai kondisi lapangan, sehingga mahasiswa tidak hanya mendapatkan ilmu dari bangku perkuliahan, namun mahasiswa juga menjadi lebih peka terhadap permasalahan dan sistem pengelolaan kearsipan di lapangan.

Kegiatan Sowan Arsiparis HMKI dilaksanakan serentak di seluruh 6 kampus region pada pekan yang sama dengan target sasaran yaitu Instansi Pemerintah dan Institusi Pendidikan.

• Wilayah Yogyakarta dilaksanakan oleh UGM di Pusat Arsip Universitas Gadjah Mada;
• Wilayah Malang dilaksanakan oleh UB bersama Polinema di DPUPRPKP Kota Malang;
• Wilayah Jakarta dilaksanakan oleh UI di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Depok;
• Wilayah Semarang dilaksanakan oleh Undip di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah;
• Wilayah Jatinangor dilaksanakan oleh Unpad di Pusat Arsip Universitas Padjajaran;

Kegiatan ini dapat menjadi motivasi dan energi positif bersama untuk optimalisasi dan peningkatan kinerja dalam memastikan pengelolaan kearsipan yang lebih optimal.

Baca juga: Mengulik Sistem Kelola Arsip di Pusat Arsip UGM bersama Sowan Arsiparis HMKI

Pelaksanaan kegiatan Sowan Arsiparis dengan Narasumber Vinalia Amriyani yang merupakan pegawai Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Depok.

dok.pri

Daftar Pertanyaan Diskusi Interaktif:

Asal mula berdirinya diskarpus depok ini bagaimana?

Baca juga: Mengulik Sistem Kelola Arsip DPUPRPKP Kota Malang? Melalui Sowan Arsiparis HMKI

Jawaban :  

Baca juga: Urgensi Belajar Desain untuk Promosi "Desain Konten Promosi Archives"! dalam kelas desain bersama De Class HMKI

Pada tahun 2008, nama diskarpus depok adalah kantor arsip dan perpustakaan, setelah tahun 2017 dirubah kembali dan diresmikan menjadi Dinas dan Perpustakaan Kota Depok. Untuk depo arsipnya sendiri baru disediakan juga pada tahun 2017 , pada dinas perpustakaan dan kearsipan kota depok sendiri memiliki 2 gedung, yang pertama gedung utama di bagian halaman depan yakni gedung perpustakaan dan yang kedua gedung arsipnya. 

 

Visi dan Misi Kota Depok

Visi : "Kota Depok yang Maju, Berbudaya dan Sejahtera" - Misi : 

Meningkatkan Pembangunan Infrastruktur Berbasis Teknologi dan Berwawasan Lingkungan. 

Meningkatkan Tata Kelola Pemerintahan dan Pelayanan Publik yang Modern dan Partisipatif. 

Mewujudkan Masyarakat yang Religius dan Berbudaya Berbasis Kebhinekaan dan Ketahanan Keluarga.

Mewujudkan Masyarakat yang Sejahtera, Mandiri, dan Berdaya Saing

Mewujudkan Kota yang Sehat, Aman, Tertib dan Nyaman 

Dari misinya sendiri, dinas arsip dan perpustakaan kota Depok berperan dalam meningkatkan tata kelola pemerintahan dan pelayanan publik yang modern dan partisipatif.  

Untuk di diskarpus depok ini konsentrasi kearsipannya lebih ke arah mana? mungkin disini lebih mengurus arsip apa saja?

Jawaban :  

Untuk konsentrasinya sendiri, Dinas kearsipan dan perpustakaan kota depok sebagai lembaga kearsipan tingkat kota, mengelola dan berfokus pada arsip inaktif diatas 10 tahun dan arsip statis. 

 

Lalu sistem pengelolaan kearsipan disini itu seperti apa?

Jawaban : 

Untuk sistem pengelolaan nya sendiri, diskarpus depok menggunakan sistem numerik yang dimana mereka mengurutkan masalah/subjek arsip sesuai dengan nomor urut 

  

Permasalahan yang sering dihadapi dalam pengelolaan arsip di diskarpus depok ini itu seperti apa?

Jawaban : 

Untuk masalah yang sedang dihadapi oleh Diskarpus kota Depok sendiri adalah Sumber

Daya Manusia yang masih kurang baik dari segi kompetensi maupun jumlah, selain SDM yang belum memadai, dan sarana dan prasarananya masih belum memadai

 

Dan bagaimana solusi untuk menghadapi masalah tersebut? 

Jawaban :

Untuk mengatasi bagian sumber daya alam nya sendiri, Diskarpus sering mengadakan diklat, sosialisasi, dan bimtek, sedangkan untuk sarana dan prasarana sendiri Diskarpus berdiskusi dengan bagian perencanaan terkait pengadaan sarana dan prasarana nya

 

Untuk Unit kerja dan unit kearsipan di diskarpus ini ada di bagian mana?

Jawaban : 

Unit kerja nya sendiri berada di bagian Sekretariat, untuk unit kearsipannya sendiri berada di bawah unit kerja yang artinya seluruh unit kearsipan seperti bidang pengelolaan arsip dan bidang pembinaan, pelayanan, pemanfaatan, dan jasa kearsipan yang merupakan unit kearsipannya sendiri, 

 

Bagaimana pembagian tugas pengelolaan arsip di diskarpus depok ini? Apakah ada tim tertentu dalam pengolahan arsip tersebut? jika ada boleh dijelaskan

Jawaban : 

Untuk pengelolaannya sendiri, Diskarpus Depok membagi dua yakni bagian arsip kota dan arsip dinas. Untuk arsip dinas pengelolaannya diurus langsung oleh unit kearsipan dengan unit pengolah nya berada di seksi dan bidang, sedangkan untuk arsip tingkat kota, dari pihak Diskarpus mendampingi dalam hal penataan pada arsip dinamis yang nantinya untuk disalurkan ke perangkat daerah, pada perangkat daerah sendiri pengelolaan arsip statis dilaksanakan dengan akuisisi arsip

 

Bagaimana sarana dan prasarana penyimpanan arsip di diskarpus depok ini? 

Jawaban : 

Untuk sarana dan prasarana arsip statis, diskarpus menyediakan roll opack yang tersedia di lantai 3, sedangkan sarana dan prasarana yang disediakan dalam penyimpanan arsip secara keseluruhan sarana yang disediakan oleh Diskarpus kota Depok diantaranya :  - Lemari arsip

Filling Cabinet

Lemari Arsip Peta

APAR

CCTV

Mesin Scanner Overhead 

Mesin Screening Finger 

Pengatur Suhu dan Ruangan

 

Ada berapa jumlah ruang penyimpanan arsip nya? 

Jawaban : 

Untuk ruang penyimpanannya sendiri, Diskarpus kota Depok memiliki 2 ruang penyimpanan arsip yang terletak pada lantai 3 yang merupakan tempat penyimpanan arsip statis dan lantai 4 tempat penyimpanan Arsip Inaktif tingkat kota dan Arsip Vital

Bagaimana sistem klasifikasi arsip yang ada di diskarpus depok ini?

Jawaban : 

Untuk sistem klasifikasinya sendiri sudah sempat dijelaskan diatas, bahwa diskarpus menggunakan sistem klasifikasi berupa numerik

dok.pri

Kilas Balik Kegiatan Sowan Arsiparis:

• Pemberangkatan Bersama 

Titik kumpul keberangkatan bersama di Kampus dekat halte pemberhentian bikun

•  Briefing sebelum acara dimulai

Briefing dilakukan tepat di ruang tunggu diskarpus sambil menunggu pihak yang bersangkutan mempersilahkan masuk 

•  Memasuki ruang layanan arsip

Briefing kembali dengan pihak dinas kearsipan dan perpustakaan kota depok untuk pemaparan materinya

•  Sesi diskusi bersama ibu Vinalia dan 2 arsiparis 

Setelah sesi diskusi berakhir, kami diarahkan untuk mengelilingi ruangan yang dimiliki oleh dinas kearsipan kota Depok

•  Penyerahan Piagam 

Sebelum berkeliling, setelah sesi diskusi ditutup, sesi berikutnya penyerahan sertifikat kepada Ibu Vinalia

•  Foto Bersama
• Room Tour 

Kami diajak berkeliling ruang penyimpanan dan pengelolaan arsip, dalam room tour tersebut kami juga membuat dokumentasi berupa video dan foto

• Acara selesai dan Pulang

Keterangan Kegiatan

PO Program                        : Ihsanuddin Rasyid Al Atsari

Moderator                          : Dhimas Maestro dan Margareta Amaria Dewi

Narasumber                       : Vinalia Amriyani

Indikator Keberhasilan

Kegiatan ini berhasil membuat rasa antusias untuk mengikuti dan meramaikan sowan arsiparisnya serta dari kegiatan sowan tersebut juga berhasil menambah pengetahuan dan pengalaman yang sebelumnya belum pernah atau belum diketahui mengenai sistem pengelolaan arsip pada dinas - dinas setingkat kabupaten/kota salah satunya Depok. 

 

Harapan dari diadakannya kegiatan ini

Setelah melalui pengamatan terlaksananya kegiatan sowan arsiparis di Diskarpus Kota Depok, kegiatan ini sangat bermanfaat dan banyak sekali hal-hal baru atau pengalaman baru yang didapatkan, selain itu kami mendapatkan pengetahuan mengenai bagaimana proses menata arsip secara langsung khususnya pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok. Harapannya dengan adanya kegiatan ini dapat membuat mahasiswa/mahasiswi dapat mengetahui lebih mendalam mengenai proses/pengolahan arsip dalam tingkat kota/kabupaten.

................................................................................................

Divisi Keilmuwan dan Pengembangan

Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia 2022

Kabinet Sinergi Berkelanjutan