Berita Acara: Fun Learning Sosialisasi Kearsipan di SD Brumbungan Semarang oleh HMKI

Foto oleh HMKI

Pada Jumat, 18 November 2022, Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia region Universitas Diponegoro (UNDIP) melakukan kegiatan Fun Learning berupa belajar dan bermain dalam rangka sosialisasi urgensi kearsipan dalam kehidupan sehari-hari di SD Brumbungan Semarang.

Kegiatan sosialisasi kearsipan ini merupakan program kerja Social Action dari Divisi Eksternal dan Kewirausahaan (DEK) yang bertujuan sebagai wujud implementasi Tri Dharma Perguruan Tinggi berupa pengabdian masyarakat bidang pendidikan dengan meningkatkan pemahaman bersama terkait khasanah kearsipan vital bagi siswa sekolah.  

Kegiatan Social Action HMKI dilaksanakan serentak di seluruh 6 kampus region pada pekan yang sama dengan target sasaran yaitu siswa sekolah. Wilayah Yogyakarta dilaksanakan oleh UGM, Wilayah Malang dilaksanakan oleh UB bersama Polinema, Wilayah Bandung dilaksanakan oleh Unpad, Wilayah Jakarta dilaksanakan oleh UI, dan Wilayah Semarang dilaksanakan oleh Undip. Kegiatan ini melibatkan mahasiswa kearsipan sebagai eksekutor kegiatan baik mahasiswa pengurus HMKI maupun Volunteer non-HMKI.

Foto oleh HMKI

Berikut ini kilas balik singkat kegiatan:

• Pemberangkatan Bersama

Pemberangkatan bersama dari Universitas Diponegoro.

• Pembukaan Acara

Pembukaan diawali dengan perkenalan mahasiswa dengan pihak sekolah dan diakhiri dengan doa.

• Sambutan

Setelah pembacaan doa lalu penyampaian sambutan oleh Perwakilan Sekolah dan Koordinator Wilayah Region UNDIP.

• Penyampaian Materi dan Diskusi Interaktif

Setelah sambutan kemudian di lanjut sesi penyampaian materi dan diskusi interaktif oleh panitia acara dengan siswa-siswi SD Brumbungan Semarang.

• Ice Breaking

Setelah sesi penyampaian materi dan diskusi interaktif selesai, dilanjut ice breaking dengan quizizz serta games.

• Kesan-Pesan

Kemudian penyampaian kesan pesan dari peserta yang menjadi pemenang ice breaking.

• Penyerahan Piagam

Setelah sesi kesan-pesan selesai, Prwakilan Ketua Pelaksana menyerahkan piagam sebagai tanda kenang kenangan.

• Foto bersama

Kemudian foto Bersama seluruh panitia beserta seluruh peserta social action sebagai dokumentasi kegiatan.

• Penutupan dan pulang

 

Foto oleh HMKI

Berikut ini daftar pertanyaan dalam sesi Diskusi Interaktif Mahasiswa dengan Siswa Brumbungan Semarang:

1) Apakah teman-teman mengetahui kertas? pernahkah mendengar kata "Dokumen" dan jika pernah menurut teman-teman dokumen itu seperti apa?

Jawab: yang biasa kita jumpai dalam kehidupan sehari-hari, dokumen berupa kertas yang berisi informasi penting seperti akta kelahiran, KTP, kartu keluarga, rapor nilai, surat dari sekolah, dsb.

2) Seperti apa cara menyimpan dokumen dan arsip yang tepat?

Jawab:

- menyimpan ditempat yang kering tidak basah atau lembab;

- menyimpan ditempat yang agak tinggi untuk menghindari resiko banjir;

- menyimpan di tempat yang jauh dari sumber api seperti dapur atau kompor.

3) Menurut adik-adik, orang tua kalian atau anggota keluarga bagaimana cara menyimpan dokumen keluarga atau dokumen sendiri?

Jawab:

Jawab anak-anak disimpan di dalam lemarin dan dikunci. 

• Tambahan cara menjaga arsip keluarga:

- dipilah terlebih dahulu contoh dokumen sendiri akta, kalau keluarga kartu keluarga;

- jangan dilaminating nanti rusak, hanya seperti disampul namun jangan lupa untuk memberikan rongga sedikit dibagian tengah untuk sirkulasi udara agar tulisannya tidak menempel satu sama lain;

- diduplikasikan dokumennya seperti fotocopy dan disimpan di dalam map;

- secara rutin, mengecek tempat penyimpanannya, kalau bisa jangan terkena sinar matahari secara langsung. Cek apakah ada jamur, binatang atau serangga yang dapat merusak dokumen;

- secara rutin membersihkan tempat penyimpanan dokumen atau arsip dari debu.

 

Indikator kesuksesan acara

Deskripsi singkat keberhasilan

Kegiatan ini berhasil membuat rasa antusias peserta untuk mengikuti kegiatan ini dan dari kegiatan ini juga berhasil menambah pengetahuan dan pengalaman yang sebelumnya belum pernah atau belum diketahui oleh siswa sehingga siswa lebih memahami bagaimana menjaga dokumen pribadinya secara sederhana.

 

Harapan dari diadakannya kegiatan ini

Setelah melalui pengamatan terlaksananya kegiatan social action di SD Brumbungan kegiatan ini sangat bermanfaat dan banyak sekali hal-hal baru atau pengalaman baru yang didapatkan selain itu banyak juga siswa-siswi yang sangat antusias dalam mengikuti kegiatan ini dan rasa ingin mengetahui tentang dokumen dan arsip dalam kehidupan sehari-hari yang tinggi. Harapannya dengan adanya kegiatan ini dapat membuat siswa-siswi SD Brumbungan mengetahui lebih mendalam dan banyak tentang kearsipan serta mendorong akan lebih peduli sadarnya dokumen pribadi

................................................................................................

Divisi Keilmuwan dan Pengembangan

Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia 2022

Kabinet Sinergi Berkelanjutan