Berita Acara: Fun Learning Sosialisasi Kearsipan di SDN Mojolangu 1 Malang oleh HMKI

Foto oleh HMKI

Pada Jumat, 18 November 2022, Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia region Universitas Brawijaya (UB) dan Politeknik Negeri Malang (POLINEMA) melakukan kegiatan Fun Learning belajar dan bermain mengenal kearsipan dalam kehidupan sehari-hari dalam rangka sosialisasi urgensi kearsipan dalam kehidupan sehari-hari di SD Mojolangu 1 Malang.

Kegiatan sosialisasi kearsipan ini merupakan program kerja Social Action dari Divisi Eksternal dan Kewirausahaan (DEK) yang bertujuan sebagai wujud implementasi Tri Dharma Perguruan Tinggi berupa pengabdian masyarakat bidang pendidikan dengan meningkatkan pemahaman bersama terkait khasanah kearsipan vital bagi siswa sekolah.  

Kegiatan Social Action HMKI dilaksanakan serentak di seluruh 6 kampus region pada pekan yang sama dengan target sasaran yaitu siswa sekolah. Wilayah Yogyakarta dilaksanakan oleh UGM, Wilayah Malang dilaksanakan oleh UB bersama Polinema, Wilayah Bandung dilaksanakan oleh Unpad, Wilayah Jakarta dilaksanakan oleh UI, dan Wilayah Semarang dilaksanakan oleh Undip. Kegiatan ini melibatkan mahasiswa kearsipan sebagai eksekutor kegiatan baik mahasiswa pengurus HMKI maupun Volunteer non-HMKI.

Foto oleh HMKI

Berikut ini kilas balik kegiatan fun learning sosialisasi di SD Negeri Mojolangu 1 Malang:

• Pemberangkatan Bersama

Pemberangkatan bersama dari Fakultas Vokasi Universitas Brawijaya dan Politeknik Negeri Malang dan berkumpul di area terdekat sekolah

• Pembukaan Acara

Pembukaan diawali dengan perkenalan dan diakhiri dengan doa

• Sambutan

Setelah pembacaan doa lalu penyampaian sambutan oleh Perwakilan Sekolah dan Perwakilan HMKI

• Penyampaian Materi dan Diskusi Interaktif

Setelah sambutan kemudian di lanjut sesi penyampaian materi dan diskusi interaktif oleh panitia acara dengan siswa-siswi kelas IV dan V SDN 1 Mojolangu

• Ice Breaking

Setelah sesi penyampaian materi dan diskusi interaktif selesai, dilanjut  games lisan.

• Kesan-Pesan

Kemudian penyampaian kesan pesan dari peserta yang menjadi pemenang ice breaking.

• Penyerahan Piagam

Setelah sesi kesan-pesan selesai, perwakilan panitia menyerahkan piagam sebagai tanda kenang kenangan.

• Foto bersama

Kemudian foto bersama seluruh panitia beserta seluruh peserta social action sebagai dokumentasi kegiatan.

• Penutupan dan pulang

 

Berikut Daftar Pertanyaan dalam Sesi interaktif:

1) Apakah teman-teman mengetahui kertas? pernahkah mendengar kata "Dokumen" dan jika pernah menurut teman-teman dokumen itu seperti apa?

Jawab: yang biasa kita jumpai dalam kehidupan sehari-hari, dokumen berupa kertas yang berisi informasi penting seperti akta kelahiran, buku rapor, kartu keluarga, dsb.

2) Nah, jadi dokumen dapat kita katakan sebagai arsip. Arsip yang sering kita jumpai di rumah yang berisi data atau informasi milik keluarga kita dapat kita sebut sebagai arsip pribadi. Mari sebutkan contoh 3 arsip pribadi?

Jawab: Kartu Keluarga, Akta Kelahiran, KTP, dsb.

3) Contoh lainnya bentuk dokumen atau arsip yang bukan lembaran seperti?

Jawab: berbentuk radio dan kaset

4) Seperti apa cara menyimpan dokumen dan arsip yang tepat?

Jawab:

- menyimpan ditempat yang kering tidak basah atau lembab;

- menyimpan ditempat yang agak tinggi untuk menghindari resiko banjir;

- menyimpan di tempat yang jauh dari sumber api seperti dapur atau kompor.

5) Tips cara menjaga arsip seperti dokumen keluarga dan dokumen sendiri?

Jawab:

- dipilah terlebih dahulu contoh dokumen sendiri akta, kalau keluarga kartu keluarga;

- jangan dilaminating nanti rusak, hanya seperti disampul namun jangan lupa untuk memberikan rongga sedikit dibagian tengah untuk sirkulasi udara agar tulisannya tidak menempel satu sama lain;

- diduplikasikan dokumennya seperti fotocopy dan disimpan di dalam map;

- secara rutin, mengecek tempat penyimpanannya, kalau bisa jangan terkena sinar matahari secara langsung. Cek apakah ada jamur, binatang atau serangga yang dapat merusak dokumen;

- secara rutin membersihkan tempat penyimpanan dokumen atau arsip dari debu.

 

Indikator kesuksesan acara

Deskripsi singkat keberhasilan

Kegiatan ini berhasil membuat rasa antusiasme siswa dalam mengikuti kegiatan ini dan dari kegiatan ini juga berhasil menambah pengetahuan dan pengalaman yang sebelumnya belum pernah didapatkan atau diberikan secara formal ketika bersekolah. Siswa bersemangat untuk menerapkan pengetahuan yang didapatkan dengan pengawasan keluarga dan guru sekolah.

 

Harapan dari diadakannya kegiatan ini

Harapannya dengan adanya kegiatan ini dapat membuat pihak sekolah dan siswa kelas V dan kelas VI SDN 1 Mojolangu mengetahui lebih mendalam terkait pentingnya menjaga dokumen atau arsip pribadi dan banyak tentang kearsipan serta mendorong akan lebih peduli sadarnya kearsipan di lingkungan sekitar.

................................................................................................

Divisi Keilmuwan dan Pengembangan

Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia 2022

Kabinet Sinergi Berkelanjutan