Berita Acara: Sosialisasi Kearsipan di SMK Negeri 18 Jakarta oleh HMKI

dokpri

Pada Kamis, 16 November 2022, Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia region Universitas Indonesia (UI) melakukan sosialisasi kearsipan di SMK Negeri 18 Jakarta

Kegiatan sosialisasi kearsipan ini merupakan program kerja Social Action dari Divisi Eksternal dan Kewirausahaan (DEK) yang bertujuan sebagai wujud implementasi Tri Dharma Perguruan Tinggi berupa pengabdian masyarakat bidang pendidikan dengan meningkatkan pemahaman bersama terkait khasanah kearsipan vital bagi siswa sekolah.

Kegiatan Social Action HMKI dilaksanakan serentak di seluruh 6 kampus region pada pekan yang sama dengan target sasaran yaitu siswa sekolah. Wilayah Yogyakarta dilaksanakan oleh UGM, Wilayah Malang dilaksanakan oleh UB bersama Polinema, Wilayah Bandung dilaksanakan oleh Unpad, Wilayah Jakarta dilaksanakan oleh UI, dan Wilayah Semarang dilaksanakan oleh Undip. Kegiatan ini melibatkan mahasiswa kearsipan sebagai eksekutor kegiatan baik mahasiswa pengurus HMKI maupun Volunteer non-HMKI.

dokpri

Berikut ini kilas balik singkat kegiatan:

• Pemberangkatan Bersama

Pemberangkatan bersama dari Kampus Vokasi Depok

• Pembukaan Acara

Pembukaan diawali dengan kata sambutan dari kepala sekolah dan guru SMKN 18

• Sambutan

Sambutan oleh kepala sekolah dan guru dan perwakilan HMKI

• Penyampaian materi, sesi ice breaking, dan diskusi 

Materi disampaikan menggunakan media presentasi canva, setelah pemaparan materi selesai dilanjut dengan sesi ice breaking yakni games, pada sesi ice breaking para peserta siswa -- siswi SMKN 18 mendapatkan hadiah games, setelah sesi ice breaking selesai dilanjutkan sesi tanya jawab

• Kesan -- pesan 

Kemudian penyampaian kesan dan pesan dari perwakilan peserta yang mengikuti serangkaian acara dari social action

• Penyerahan Piagam

Penyerahan piagam kepada kepala sekolah dan guru OTKP SMKN 18 Jakarta

• Foto bersama

Kegiatan foto bersama dengan seluruh siswa -- siswi SMKN 18 Jakarta

• Penutup dan doa Pulang 

Berikut ini daftar pertanyaan dalam sesi Diskusi Interaktif Mahasiswa dengan Siswa SMK Negeri 18 Jakarta:

1. Mengapa suatu perusahaan harus mempunyai sistem kearsipan? Dan apabila tidak terdapat sistem kearsipan apakah berdampak bagi perusahaan?

(Dampak dari ringan sampai parah)

Jawaban :  Secara garis besarnya, suatu perusahaan memerlukan sistem kearsipan dikarenakan pada saat proses penemuan kembali arsipnya akan lebih mudah dan lebih tertata, kemudian apabila suatu organisasi tidak memiliki sistem kearsipan yang jelas, maka dampak nya akan fatal, arsip yang diterima maupun yang dikeluarkan tidak akan jelas posisi atau letak arsip tersebut akan dipindahkan kemana, dimasukkan ke bagian apa dan lain sebagainya. 

 

2. Bagaimana peran arsip dalam organisasi untuk menghadapi suatu persoalan yang terjadi?

Jawaban : Secara garis besar, peran arsip dalam suatu organisasi saat penting bagi dari segi masalah apapun, peran arsip sangat penting dalam berjalan nya organisasi, dalam sistem arsip sendiri hal yang paling memudahkan ialah sistem pengolahannya, terkadang ada beberapa organisasi yang menggunakan sistem desentralisasi dan sentralisasi dalam pengolahannya, untuk sistem yang paling efektif biasanya desentralisasi, karena setiap unit kerja nya mengolah arsip pada bagian nya masing -- masing.

Indikator kesuksesan acara

a. Deskripsi singkat keberhasilan

Kegiatan sosial action berhasil membuat rasa antusias bagi dari segi siswa dan siswinya, para guru sampai dengan kepala sekolah sangat antusias mengikuti serangkaian kegiatan yang berhasil, harapan dari kegiatan ini yaitu siswa -- siswa SMKN 18 mengimplementasikan pengetahuan mengenai arsip yang nantinya dapat diterapkan pada saat mulai praktik kerja lapangan atau yang tertarik dengan kuliah jurusan kearsipan dan sebagai bekal mendasar mengenai arsip. 

 

Harapan dari diadakannya kegiatan ini

Setelah melalui pengamatan terlaksananya kegiatan social action di SMK Negeri 18 Jakarta, kegiatan ini sangat bermanfaat dan banyak sekali hal -- hal baru atau pengalaman yang didapatkan, kedepannya semoga dari kegiatan social action yang dilaksanakan dapat menambah pengetahuan mengenai arsip.

................................................................................................

Divisi Keilmuwan dan Pengembangan

Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia 2022

Kabinet Sinergi Berkelanjutan

mg-2182-jpg-64172a3d4addee66e92733c2.jpg