Kegiatan sosialisasi kearsipan ini merupakan program kerja Social Action dari Divisi Eksternal dan Kewirausahaan (DEK) yang bertujuan sebagai wujud implementasi Tri Dharma Perguruan Tinggi berupa pengabdian masyarakat bidang pendidikan dengan meningkatkan pemahaman bersama terkait khasanah kearsipan vital bagi siswa sekolah.
Kegiatan Social Action HMKI dilaksanakan serentak di seluruh 6 kampus region pada pekan yang sama dengan target sasaran yaitu siswa sekolah. Wilayah Yogyakarta dilaksanakan oleh UGM, Wilayah Malang dilaksanakan oleh UB bersama Polinema, Wilayah Bandung dilaksanakan oleh Unpad, Wilayah Jakarta dilaksanakan oleh UI, dan Wilayah Semarang dilaksanakan oleh Undip. Kegiatan ini melibatkan mahasiswa kearsipan sebagai eksekutor kegiatan baik mahasiswa pengurus HMKI maupun Volunteer non-HMKI.
Berikut ini kilas balik singkat kegiatan:
- Pemberangkatan Bersama
Pemberangkatan bersama dari Gerbang Lama Universitas Padjadjaran.
- Pembukaan Acara
Pembukaan diawali dengan perkenalan dan diakhiri dengan doa.
- Sambutan
Setelah pembacaan doa lalu penyampaian sambutan oleh Perwakilan Sekolah dan Koordinator Wilayah Region UNPAD.
- Penyampaian Materi dan Diskusi Interaktif
Setelah sambutan kemudian di lanjut sesi penyampaian materi dan diskusi interaktif oleh panitia acara dengan siswa-siswi SD CIAWI.
- Ice Breaking
Setelah sesi penyampaian materi dan diskusi interaktif selesai, dilanjut ice breaking dengan games interaktif.
- Kesan-Pesan
Kemudian penyampaian kesan pesan dari peserta yang menjadi pemenang ice breaking.
- Penyerahan Piagam
Setelah sesi kesan-pesan selesai, Ketua Pelaksana menyerahkan piagam sebagai tanda kenang kenangan.
- Foto bersama
Kemudian foto Bersama seluruh panitia beserta seluruh peserta social action sebagai dokumentasi kegiatan.
- Penutupan dan pulang
Â
Berikut ini daftar pertanyaan dalam sesi Diskusi Interaktif Mahasiswa dengan Siswa SD Ciawi Jatinangor:
1) Apakah teman-teman mengetahui kertas? pernahkah mendengar kata "Dokumen" dan jika pernah menurut teman-teman dokumen itu seperti apa?
Jawab: yang biasa kita jumpai dalam kehidupan sehari-hari, dokumen berupa kertas yang berisi informasi penting seperti akta kelahiran, KTP, kartu keluarga, dsb.
2) Contoh lainnya dokumen atau arsip selain KTP dan Akta kelahiran?
Jawab: Rapor, SIM, daftar hadir siswa, dan ijazah.
3) Seperti apa cara menyimpan dokumen dan arsip yang tepat?
Jawab:
- menyimpan ditempat yang kering tidak basah atau lembab;
- menyimpan ditempat yang agak tinggi untuk menghindari resiko banjir;
- menyimpan di tempat yang jauh dari sumber api seperti dapur atau kompor.
4) Tips cara menjaga arsip seperti dokumen keluarga dan dokumen sendiri?
Jawab:
- dipilah terlebih dahulu contoh dokumen sendiri akta, kalau keluarga kartu keluarga;
- jangan dilaminating nanti rusak, hanya seperti disampul namun jangan lupa untuk memberikan rongga sedikit dibagian tengah untuk sirkulasi udara agar tulisannya tidak menempel satu sama lain;
- diduplikasikan dokumennya seperti fotocopy dan disimpan di dalam map;
- secara rutin, mengecek tempat penyimpanannya, kalau bisa jangan terkena sinar matahari secara langsung. Cek apakah ada jamur, binatang atau serangga yang dapat merusak dokumen;
- secara rutin membersihkan tempat penyimpanan dokumen atau arsip dari debu.
Â
Indikator kesuksesan acara
Deskripsi singkat keberhasilan
Kegiatan ini berhasil membuat rasa antusias peserta untuk mengikuti kegiatan ini dan dari kegiatan ini juga berhasil menambah pengetahuan dan pengalaman yang sebelumnya belum pernah atau belum diketahui.
Â
Harapan dari diadakannya kegiatan ini
Setelah melalui pengamatan terlaksananya kegiatan social action di SD CIAWI kegiatan ini sangat bermanfaat dan banyak sekali hal-hal baru atau pengalaman baru yang didapatkan selain itu banyak juga siswa-siswi yang sangat antusias dalam mengikuti kegiatan ini dan rasa ingin mengetahui tentang dokumen dan arsip dalam kehidupan sehari-hari yang tinggi. Harapannya dengan adanya kegiatan ini dapat membuat siswa-siswi SD CIAWI mengetahui lebih mendalam dan banyak tentang kearsipan serta mendorong akan lebih peduli sadarnya dokumen pribadi
................................................................................................
Divisi Keilmuwan dan Pengembangan
Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia 2022
Kabinet Sinergi Berkelanjutan
