Berita Acara: Sosialisasi Kearsipan di SMK Negeri 2 Yogyakarta oleh HMKI

dokpri

Pada Kamis, 16 November 2022, Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia region Universitas Gadjah Mada (UGM) melakukan sosialisasi kearsipan di SMK Negeri 2 Yogyakarta.

Kegiatan sosialisasi kearsipan ini merupakan program kerja Social Action dari Divisi Eksternal dan Kewirausahaan (DEK) HMKI yang bertujuan sebagai wujud implementasi Tri Dharma Perguruan Tinggi berupa pengabdian masyarakat bidang pendidikan dengan meningkatkan pemahaman bersama terkait khasanah kearsipan vital bagi siswa sekolah.

Kegiatan Social Action HMKI dilaksanakan serentak di seluruh 6 kampus region pada pekan yang sama dengan target sasaran yaitu siswa sekolah. Wilayah Yogyakarta dilaksanakan oleh UGM, Wilayah Malang dilaksanakan oleh UB bersama Polinema, Wilayah Bandung dilaksanakan oleh Unpad, Wilayah Jakarta dilaksanakan oleh UI, dan Wilayah Semarang dilaksanakan oleh Undip. Kegiatan ini melibatkan mahasiswa kearsipan sebagai eksekutor kegiatan baik mahasiswa pengurus HMKI maupun Volunteer non-HMKI.

Berikut ini kilas balik singkat kegiatan:

a. Pemberangkatan Bersama

Pemberangkatan bersama mahasiswa kearsipan dari Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada.

b. Pembukaan Acara

Pembukaan diawali dengan perkenalan dan diakhiri dengan doa.

c. Sambutan

Setelah pembacaan doa lalu penyampaian sambutan oleh Perwakilan Sekolah dan Koordinator Wilayah Region UGM.

d. Penyampaian Materi dan Diskusi Interaktif

Setelah sambutan kemudian di lanjut sesi penyampaian materi dan diskusi interaktif oleh panitia acara dengan siswa-siswi SMK Negeri 2 Yogyakarta.

e. Ice Breaking

Setelah sesi penyampaian materi dan diskusi interaktif selesai, dilanjut ice breaking dengan quizizz.

f. Kesan-Pesan

Kemudian penyampaian kesan pesan dari peserta yang menjadi pemenang ice breaking.

g. Penyerahan Piagam

Setelah sesi kesan-pesan selesai, Ketua Pelaksana menyerahkan piagam sebagai tanda kenang kenangan.

h. Foto bersama

Kemudian foto Bersama seluruh panitia beserta seluruh peserta social action sebagai dokumentasi kegiatan. 

i. Penutupan dan pulang

Berikut ini daftar pertanyaan dalam sesi Diskusi Interaktif Mahasiswa dengan Siswa SMK 2 Yogyakarta :

1) Pengertian arsip? 

Rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk

2) Contoh arsip di organisasi? 

Notulensi

3) Tahun berapa pulau sigitan resmi lepas dari indonesia?

2002

4) Contoh arsip bentuk lembaran? 

Warkat 

5) Contoh arsip bukan bentuk lembaran? 

Micro film 

6) Apa saja arsip subjek? 

Arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, arsip   pendidikan

7) Aturan apa yang digunakan untuk menyimpan arsip? 

UU No 45 Tahun 2009

8) Mengapa arsip vital harus disimpan secara khusus? 

Cepat temu kembali

9) Apa saja arsip yang tergolong vital? 

Surat nikah, akta tanah, KTP

10) Hal apa yang diperhatikan saat memilah dokumen? 

Memilah dokumen sesuai kelompok atas kepunyaan dan nilai guna dokumen serta keaslian dokumen

11) Mengapa arsip tidak boleh di laminatin?

Tulisan dokumen akan menempel di plastik

12) Bagaimana cara memback-up arsip? 

Memfotokopi arsip

13) Menapa dokumen tidak boleh ditempatkan di tempat yang lembab? 

Agar tidak berjamur dan dimakan rayap

14) Apa yang dilakukan jika arsip sobek?  

Menambal arsip dengan solasi atau ke dinas kearsipan

15) Fungsi kertas jepang? 

Untuk merestorasi arsip

 

Indikator kesuksesan acara

Deskripsi singkat keberhasilan

Kegiatan ini berhasil membuat rasa antusias untuk mengikuti kegiatan ini dan dari kegiatan ini juga berhasil menambah pengetahuan dan pengalaman yang sebelumnya belum pernah atau belum diketahui.

 

Harapan dari diadakannya kegiatan ini

Setelah melalui pengamatan terlaksananya kegiatan social action di SMK Negeri 2 Yogyakarta, kegiatan ini sangat bermanfaat dan banyak sekali hal-hal baru atau pengalaman baru yang didapatkan selain itu banyak juga pengetahuan tentang kearsipan. Harapannya dengan adanya kegiatan ini dapat membuat siswa-siswi SMK Negeri 2 Yogyakarta mengetahui lebih mendalam dan banyak tentang kearsipan.

................................................................................................

Divisi Keilmuwan dan Pengembangan

Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia 2022

Kabinet Sinergi Berkelanjutan