Perguruan tinggi adalah satuan pendidikan penyelenggara pendidikan tinggi. Ujung tombak kegiatan pembelajaran di Perguruan Tinggi berada di Program Studi.Program studi harus mampu mengatur diri sendiri serta memberikan pelayanan prima. Dalam upaya meningkatkan efisiensi, efektivitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan program studi maka perlu adanya Sistem Informasi Akademik.
Sistem Informasi Akademik. merupakan suatu sistem yang dirancang dan dikembangkan sedemikian rupa dan terdiri dari sejumlah komponen seperti Kurikulum, Dosen, Mahasiswa, Silabus, KRS, KHS, Nilai, dan lain sebagainya yang saling berinteraksi, saling bekerjasama membentuk suatu sistem.
Salah satu komponen penting dalam kegiatan pembelajaran adalah Jadwal Perkuliahan. Jadwal Perkuliahan adalah daftar yang memuat atau berisi nama mata kuliah, dosen pengampu mata kuliah, waktu, ruang perkuliahan dan lain sebagainya.Jadwal Perkuliahan harus sudah tersedia sebelum kegiatan pelaksanaan perkuliahandilaksanakan. Membangun Jadwal Perkuliahanuntuk suatu program studi yang besar memang merupakan suatu pekerjaan yang kompleks, sehingga dalam pelaksanaanya sering terjadi tabrakan jam, ruang, dosen mempunyai jadwal yang sama untuk mata kuliah yang berbeda, mahasiswa mengikuti perkuliahan pada waktu yang sama pada mata kuliah yang berbeda dan lain sebagainya. Hal ini jika dilihat sepintas merupakan masalah sepele, namun jika dibiarkan bukan tidak mungkin akan sangat berpengaruh pada kegiatan akademik secara keseluruhan. Oleh karena itu Jadwal Perkuliahan sebaiknya dimasukkan sebagai bagian dari program Sistem Informasi Akademik dan tidak berdiri sendiri.
Dengan demikian menyiapkan sistem manajemen data untuk menghimpun, menyimpan, mendokumentasikan dan menggandakan data Jadwal Perkuliahan merupakan suatu hal yang penting untuk dilaksanakan. Pertanyaan yang muncul yakni bagaimana disain data awalyang perlu disiapkan untuk membangun program Jadwal Perkuliahan serta bagaimana merancang program Jadwal Perkuliahanterintegrasi dengan Sistem Informasi Akademik.
a.MerancangDisain Data awalProgram Jadwal Perkuliahan
Data awal merupakan data-data yang perlu dipersiapkan sekaligus merupakan data acuan untuk merancang format tampilan input data.Untuk membuat Jadwal Perkuliahan dibutuhkan data penunjang. Data tersebut meliputi data kurikulum dan data dosen. Data kurikulum terdiri dari Mata kuliah, kode mata kuliah, semester, sks, nomor indeks mata kuliah, keterangan mata kuliah. Untuk aplikasinya telah dirancang Form tempat mengisi data dengan nama file “Kurikulum” sebagai berikut :
[caption id="attachment_178278" align="aligncenter" width="512" caption="Gambar 1. Form Isian Data Kurikulum"][/caption] Data dosen terdiri dari Nama dosen, NIP,kode dosen, jabatan fungsional , golongan, ruang, kode fakultas, jurusan, program studi, pendidikan, bidang keahlian dan nomor indeks.Untuk aplikasinya telah dirancang Form tempat mengisi data dengan nama file “Dosen” sebagai berikut : [caption id="attachment_178279" align="aligncenter" width="518" caption="Gambar 2. Form isian Data Dosen"]
Berdasarkan uraian diatas dapat dikemukakan bahwa konsep dasar membangun program Jadwal Perkuliahan adalahmerancang File data. Setelah File data dirancang, selanjutnya yang harus dirancanglainnya adalah bentuk dan variabeluntuk memasukkan data di layar.Pembuatan Format tampilan input data untuk Kurikulum dan Dosen belum mencakup semua item, namun diambil beberapa item saja yang berkaitan dengan pembuatan Jadwal Perkuliahan.
b.Membuatprogram Jadwal Perkuliahanterintegrasi dengan sistim informasi akademik
Secara umum ProgramSistem Informasi Akademik terdiri data Kurikulum, Dosen, Mahasiswa, Silabus, KRS, KHS, Nilai, dan lain sebagainya. Jika data-data tersebut sudah dimasukkan dalam sistem, maka pembuatan Jadwal Perkuliahan dapat ditambahkan sebagai salah satu sub menu dalam program Sistem Informasi Akademik. Jadwal Perkuliahan sebaiknya dimasukkan dalam sistem karena semua kegiatan pembelajaran di program studi berawal dari adanya Jadwal Perkuliahan. Sehingga menurut saya, berdasarkan Jadwal Perkuliahan inilah kita membangun suatu Sistem Informasi Akademik. Tanpak adanya Jadwal maka pelaksanaan pembalajaran tidak mungkin dilaksanakan.
Membuat program komputer dapat menggunakan berbagai bahasa pemrograman tergantung tujuan yang hendak dicapai. Disini tidak akan membahas algoritma dan bagan alirnya. Pembuatan program sudah saya buat menggunakan bahasa pemrograman tertentu dan menghasilkan tampilan input data seperti pada Gambar 1,2 dan 3. Selanjutnya akan dijelaskan konsep dasar pada gambar 3 yakni mengisi data Jadwal Perkuliahan dan proses program yang terjadi dibalik tampilan input tersebut. Sebagai contoh, data pertama yang akan dimasukkankedalam Form Jadwal Perkuliahan misalnya Matematika.
Langkah pertama, anda diminta untuk mengisi kode mata kuliah. Selesai memasukkan kode mata kuliah Matematika dilanjutkan dengan menekan tombol Enter, maka program yang ada dibalik tampilan input diarahkan untuk membuka File “Kurikulum” dan mencari kode mata kuliah yang sama dengan kode yang anda masukkan. Jika tidak ditemukan akan ditampilkan pesan bahwa data tidak ditemukan. Jika data ditemukan, maka data tersebut akan ditampilkan dalam form input data berupa Nama Mata kuliah, SKS dan Semester dari mata kuliah Matematika (PerhatikanForm input data Jadwal Perkuliahan).
Langkah berikutnya, anda diminta untuk mengisi CALL NUMBER. Call Number adalah angka unik yang diberikan kepada semua mata kuliah yang akan dimasukkan dalam jadwal kuliah. Contoh Call Number : 04002-1. Digit 1-3 (040) adalah jumlah peserta, digit 4-5 (02) adalah urutan mata kuliah dalam kurikulum dan digit 6-7 (-1)menyatakan banyaknya kelas paralel. Jika kelas paralel ada 3 kelas maka Call Number untuk mata kuliah Matematika dibuat 3 yakni 04002-1, 04002-2 dan 04002-3. Selesai memasukkan Call Number dilanjutkan dengan menekan tombol enter. Program diarahkan untuk membaca semua data yang pernah dimasukkan dalam file “Jadwal”. Jika ditemukan Call number yang sama pada tahun ajaran dan semester berjalan, maka akan ditampilakan pesan bahwa Call number yang anda masukkan sudah dipakai oleh mata kuliah lain dan program menampilkan mata kuliah yang telah menggunakan Call number tersebut. Deteksi semacam ini dilakukan untuk menghindari jangan samapai Call Number yang sama di gunakan oleh dua atau lebih mata kuliah yang berbeda.
Langkah berikutnya anda dimintakan untuk memasukkan Hari dengan hanya memasukkan huruf awal yang sudah ditentukan : N = SeninK = Kamis L = SelasaJ = JumatR = RabuS = Sabtu.
Langkah berikutnya anda dimintakan untuk memasukkan Jam. Pemasukkan Jam tidak dimasukkan dalam bentuk rentangan dari jam sekiansampai jam sekian tetapi yang dimasukkan hanya Jam awal atau Jam masuk dimulainya kegiatan perkuliahan mata kuliah Matematika. Jam keluar secara otomatis akan ditampilkan. Jam keluar dihitung berdasarkan jumlah SKS di kalikan lamanya 1 SKS perkuliahan.
Langkah berikutnya anda diminta untuk memasukkannama gedung dan ruangan yang akan digunakanperkuliahan Matematika. Selesai pengisian data gedung dan ruang dilanjutkan dengan menekan tombol Enter. Disini dilakukan pendeteksian jangan sampai ruangan yang sama digunakanoleh mata kuliah yang berbeda pada jam yang sama atau masih dalam rentangan penggunaan salah satu mata kuliah. Jika itu terjadi maka akan ditampilkan pesan bahwa terjadi tabrakanpenggunaan ruangan. Anda dimintakan untuk mengganti ruangan atau merubah jam awal perkuliahan.
Langkah berikutnya anda dimintakan untuk memasukkan kode dosen utama atau penanggung jawab mata kuliah Matematika. Program diarahkan untuk mencari file “Dosen”, membukanya serta mencari kode dosen. Jika tidak ditemukan akan di tampilkan bahwa kode yang bersangkutan tidak ada. Sebaliknya jika kode ditemukan maka akan di tampilkan dalam form input data Jadwal Perkuliahab yakni nama dari dosen yang bersangkutan, dilanjutkan dengan mengisi asisten atau anggota TIM mata kuliah Matematika. Setiap selesai memasukkan data asisten, program diarahkanuntuk mendeteksi jangan sampai ada dosen yang tabrakan jam atau mata kuliah. Setiap memasukkan data dosen akan ditampilkanada tidaknya dosenyang bersangkutan mengajar mata kuliah berbeda pada jam yang sama atau mengajar mata kuliah berbeda pada ruang yang sama.
Langkah selanjutnya adalah mengisi tahun ajaran dan semester berjalan. Disini dilakukan juga pendeteksian jangan sampai terdapat dua tahun ajaran dan semester yang sama. Ulangi langkah diatas bila ada data baru yang akan ditambahkan.
Setelah semua operasi selesai, maka yang bisa diperoleh dari hasil pembuatan program antara lain, Jadwal kuliah secara keseluruhan, jadwal kuliah berdasarkan hari, jam, ruang, data dosen yang mengajar pada semester berjalan, daftar gedung dan ruang yang digunakan , beban mengajar dosen, daftar dosen dan mata kuliah dan masih banyak lagi yang dapat dikembangkan sesuai kebutuhan. Cotoh tampilan kerangka output dapat dilihat pada tabel berikut ini.
Contoh Tampilan Output Jadwal Perkuliahan dalam urutan mendatar terdiri dari KODE MATA KULIAH, NAMA MATA KULIAH, SKS, SEMESTER, CALL NUMBER, HARI, JAM, GEDUNG, RUANG, KODE DOSEN dan NAMA DOSEN. Berdasarkan tampilan output Jadwal Perkuliahandapat dilihat bahwa data yang masuk dalam jadwal merupakan gabungan data dari 3 File yaitu KODE MATA KULIAH, NAMA MATA KULIAH, SKS, SEMESTER berasal dari file “Kurikulum”, CALL NUMBER, HARI, JAM, GEDUNG, RUANG diinput langsung di file “Jadwal” serta KODE DOSEN dan NAMA DOSEN berasal dari File “Dosen”. Dengan demikian dapat dikatakan Jadwal Perkuliahan telah terintegrasi dengan Sistem Informasi Akademik. Dalam pelaksanaannya tinggal menambahkan satu sub menu yakni “Jadwal Perkuliahan” dan dibuat link ke menu utama Sistem Informasi Akademik.
