Manajemen Proses dalam Penyaluran Dana

Manajemen Proses Penyaluran Dana

Secara umum proses pemberian dana BPRS dilakukan dengan prosedur sebagai berikut :

1. Inisiasi Calon Nasabah 

Secara umum proses pemberian penyaluran dana BPRS dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: Inisiasi adalah proses dalam rangka mencari calon nasabah potensial, yang terdiri dari dua macam yaitu:

• Walk in client (calon nasabah datang dengan sendirinya ke bank) untuk mengajukan permohonan dana.
• Solisitasi (Account Officer mencari dan menemukan nasabah potensial). 

2. Investigasi Permohonan Penyaluran Dana 

1.  Account Officer Menerima data atau informasi awal mengenai calon nasabah dari customer service. 

• Namun demikian dimungkinkan Account Officer mendapatkan nasabah secara langsung. 
• Membuat perencanaan kunjungan calon nasabah baik berdasarkan walk in client maupun solitasi. 
• Mengunjungi calon nasabah untuk memperoleh informasi dan profil nasabah, yang meliputi antara lain: 

1. Surat Permohonan Penyaluran Dana (SPPD), 

2. Identitas perusahaan dan/atau identitas diri, 

3. Legalitas usaha dan legalitas perusahaan yaitu Surat pengesahan dari Departemen Kehakiman atas akte pendirian perusahaan 

4. Data atau Informasi keuangan seperti Neraca dan Perhitungan Rugi/Laba, serta keterangan penghasilan bagi karyawan/pegawai. 

5. Rencana kegiatan usaha yang ingin dibiayai 

6.Data lainnya yang dianggap perlu. 

• Meminta kelengkapan data yang masih diperlukan, 
• Menyampaikan data calon nasabah kepada admin dan legal agar melakukan analisis yuridis, 
• Mengajukan permohonan kepada admin/legal untuk melakukan penilaian (appraisal) terhadap jaminan yang diberikan calon nasabah dan melakukan pengecekan usaha (trade checking). Trade checking adalah melakukan pengecekan ke pasar untuk mengetahui keadaan usaha pemohon, hubungan pemohon dengan para supplier, para langganan, para pesaing dan sebagainya,
• Mencari dan mengunjungi key person yang dapat dijadikan sumber informasi mengenai calon nasabah. 

2. Customer Service 

Menerima calon nasabah yang datang langsung kepada bank untuk mendapatkan layanan jasa perbankan dan menyampaikan kepada Account Officer. 

3. Nasabah 

• Menyampaikan permohonan penyaluran dana kepada bank, baik melalui Account Officer atau petugas yang berwenang.
• Menyerahkan berkas-berkas yang berhubungan dengan permohonan penyaluran dana kepada bank. 

4. Kepala Bagian Marketing 

• Menerima dan memeriksa permohonan penyaluran dana, selanjutnya mengklasifikasikan pemohon ke dalam target market yang telah ditetapkan oleh bank. 
• Menunjuk Account Officer untuk menangani proses lebih lanjut atas permohonan yang masuk dalam target market.
• Terhadap permohonan yang tidak memenuhi syarat atau tidak masuk targ market, kepada account officer diminta untuk menyiapkan surat penolakan.

3. Analisis Permohonan Penyaluran Dana 

1. Account Officer 

Melakukan analisis terhadap data dan informasi yang diperoleh dari calon nasabah dan pihak lain Berdasarkan data dari SPP dan hasil kunjungan permohonan penyaluran dana, account officer melakukan analisis dan penilaian terhadap permohonan penyaluran dana dengan tujuan untuk: 

• Memperoleh keyakinan tentang kemauan dan kemampuan calon nasabah untuk membayar kembali penyaluran dana yang diberikan. 
• Mengantisipasi risiko yang mungkin timbul dari penyaluran dana yang diberikan
•  Memperoleh keyakinan bahwa penyaluran dana yang diberikan bermanfaat dan maslahat bagi kedua belah pihak, yaitu bagi nasabah dan bagi bank dan memberikan gambaran positif tentang lima aspek yang diteliti (5C+S) bernilai positif yaitu: 

1. Character, watak atau sifat dan kepribadian pemohon. 

2. Capital, kemampuan pemohon untuk menyediakan modal atau kemampuan keuangan calon secara umum. 

3. Condition, situasi sosial ekonomi. 

4. Collateral, yaitu penilaian atas jaminan yang dapat disediakan oleh nasabah, baik menyangkut aspek ekonomis maupun aspek yuridis. 

5. Syari'ah, yaitu penilaian kesesuaian dalam penerapan prinsip syari'ah. 

Dengan melampirkan laporan hasil investigasi dan hasil analisis yuridis, account of ficer menyampaikan kepada komite penyaluran dana melalui bagian administrasi penyaluran dana hasil analisis penyaluran dana yang meliputi hal-hal dan/dengan outline sebagai berikut: 

1.nomor dan tanggal hasil analisis penyaluran dana, 

2.penjelasan singkat tentang nasabah atau perusahaan nasabah danpermasalahan yang dihadapi, 

3.kebutuhan penyaluran dana dan tujuan pengunaannya, 

4.aspek yuridis, aspek manajemen, aspek teknis produksi, aspek pemasaran, aspek keuangan aspek jaminan, aspek sosial ekonomi dan dampak lingkungan,

5. skema penyaluran dana dan rekomendasi. 

• Bila jumlah penyaluran dana melebihi kewenangan direksi, maka terlebih dahulu harus dimintakan persetujuan kepada Dewan Komisaris.

 2. Officer Admin & Legal 

• Melakukan kunjungan on the spot ke tempat tinggal/tempat usaha pemohon dan melakukan penilaian (appraisal) terhadap jaminan yang diberikan calon nasabah dan melakukan pengecekan usaha (trade checking).
• Bank checking, yaitu melakukan pengecekan dengan cara meminta kepada Bank Indonesia informasi yang menyangkut track record pemohon dalam berhubungan dengan bank.
• Menyampaikan hasil penilaian terhadap jaminan dan trade checking kepada account officer.

4. Keputusan Penyaluran Dana 

1. Bagian administrasi penyaluran dana 

• Menentukan waktu presentasi proposal penyaluran dana dan menyampaikan memo pemberitahuan kepada para anggota komite penyaluran dana dengan melampirkan hasil analisis penyaluran dana agar dapat dipelajari lebih dahulu oleh para anggota komite. 
• Mencatat acara tersebut dalam agenda rapat komite penyaluran dana dan mempersiapkan risalah rapat komite penyaluran dana dan hasil komite penyaluran dana. 
• Pada waktunya menyelenggarakan rapat komite penyaluran dana, membuka rapat dan memberikan kesempatan pertama kepada account officer sponsor menyampaikan hal-hal yang perlu ditambahkan terhadap hasil analisis penyaluran dana yang telah disampaikan.

2. Komite penyaluran dana 

• Proses persetujuan penyaluran dana dilakukan melalui forum komite penyaluran dana yang membahas usulan penyaluran dana dari account officer. 
• Komite penyaluran dana diketuai oleh direksi dan anggota-anggotanya ditunjuk dan diangkat dengan Surat Keputusan Direksi 
• Keputusan komite penyaluran dana dapat berupa persetujuan, persetujuan dengan syarat atau penolakan dengan alasan yang dikemukakan dengan jelas, 
• Bila proposal disetujui, maka para anggota komite membubuhkan tanda-tangan pada kolom yang telah disediakan,
• Kewenangan komite untuk memberikan persetujuan penyaluran dana sesuai dengan limit yang ditentukan dalam Surat Keputusan Direksi. 

3. Bagian administrasi penyaluran dana 

Persetujuan atau penolakan permohonan penyaluran dana harus dinyatakan dalam laporan hasil komite penyaluran dana tentang persetujuan/penolakan penyaluran dana dan dikomunikasikan kepada pemohon dalam bentuk Surat Persetujuan Prinsip Permohonan Penyaluran Dana (SP4D) atau Surat Penolakan Permohonan Penyaluran Dana (SP3D). 

5. Dokumentasi Penyaluran Dana 

1. Account Officer 

Apabila pemohon setuju terhadap syarat-syarat yang diminta dalam SP4D, maka Account Officer harus meminta kepada administrasi untuk mempersiapkan akad penyaluran dana, baik akad di bawah tangan atau akad notariel (sesuai dengan jenis penyaluran dana diberikan dan syaratsyarat yang ditetapkan dalam laporan hasil komite penyaluran dana).

2. Admin Legal Officer 

• Pejabat legal menetapkan dan memberitahukan kepada account officer waktu penandatanganan akad, pihak-pihak yang harus hadir dalam penandatanganan akad-akad dan dokumen asli yang harus diserahkan oleh pemohon yang antara lain yang menyangkut identitas diri dan kewenangan para pihak, surat-surat asli bukti hak atas barang-barang yang dijaminkan kepada bank dan surat-surat lain yang diperlukan. 
• Meminta nomor rekening nasabah kepada customer service dengan dilampiri data identitas. 
• Buatlah data penyaluran dana untuk mendapatkan nomor rekening penyaluran dana yang meliputi jumlah yang dibiayai, kesepakatan keuntungan, jangka waktu, jenis akad, kegunaan, dan account officer yang ditugaskan serta pihak yang dibiaya terkait atau tidak
• Mintakan otorisasi data penyaluran dana kepada pejabat yang berwenang. 
• Sebelum penandatanganan akad-akad, pejabat legal harus memeriksa dan memastikan keabsahan dan dipenuhinya persyaratan hukum atas setiap dokumen penyaluran dana. 
• Setelah akad-akad ditandatangani pejabat legal harus menyerahkan dokumen asli penyaluran dana tersebut kepada bagian administrasi penyaluran dana untuk disimpan dengan aman. 

3. Customer Service 

• Membuat data nasabah dalam komputer dan menyerahkannya kepada bagian admin legal untuk ditindaklanjuti, 
• Meminta otorisasi data nasabah kepada pejabat bank yang berwenang. 

4. Kepala Bagian Operasional 

• Melakukan otorisasi data nasabah atas permintaan dari customer service dengan melakukan pengecekan data yang telah di-input dan diyakini telah sesuai. 

6. Realisasi Penyaluran Dana 

1. Admin Legal Officer 

• Memeriksa dan memastikan bahwa semua dokumen dan persyaratan penyalurandana telah lengkap. 
• Memberikan dokumen persetujuan (fiat droping) atas putusan penyaluran dana yang merupakan instrumen instruksi kepada bagian operasi untuk merealisasikan penyaluran dana. 
• Menyerahkan dokumen persetujuan (fiat droping) kepada bagian operasi Membuat data penyaluran dana dalam bentuk statistik untuk keperluan laporan kepada manajemen, pemantauan dan analisis penyaluran dana lebih lanjut. 

2. Petugas Operasi 

• Menata usahakan seluruh dokumen dan warkat-warkat yang berkaitan dengan realisasi penyaluran dana. 
• Melakukan realisasi sesuai dengan syarat-syarat dalam dokumen persetujuan (fiat droping).