Surat Sponsor ke Jerman, Bukan Sekadar Selembar Dokumen

Sekitar dua minggu lalu saya ngobrol dengan seorang teman lama dari Indonesia, sebut saja namanya Ivan. Dia mengatakan ada sahabatnya di Jerman yang berencana mengundangnya berkunjung ke Jerman dan memberikan sponsor. 

Namun, sementara ini Ivan mau tidak mau harus bersabar karena pandemi belum berlalu. Sahabat Ivan sudah seperti saudara sendiri, begitu menurutnya. Mereka sudah saling mengenal sejak masa kuliah hingga dulu pernah bekerja di satu perusahaan yang sama.

Dengan rasa ingin tahu, Ivan bertanya terkait bagaimana sebetulnya surat sponsor yang dimaksud sahabatnya itu. Dia menduga selembar surat yang dibuat dan ditandatangani oleh pengundang saja.

Saya tidak mengetahui negara mana saja yang memberlakukan prasyarat seperti surat sponsor ini bagi seseorang yang ingin mengajukan visa.

Dari pengalaman saya mengundang keluarga dengan surat sponsor untuk negara Jerman, Kanada, dan China, masing-masing negara memberlakukan syarat yang berbeda-beda. Pada intinya, bukti status izin tinggal resmi yang berlaku dan keuangan pengundang harus disertakan.

Tulisan ini khusus untuk negara Jerman, karena ngobrol saya dengan Ivan, teman lama saya di Indonesia.

Di Jerman, undangan atau surat sponsor ini dinamakan "Verpflichtungserklärung". 

Surat berupa dokumen resmi dari negara Jerman yang dikeluarkan oleh kantor urusan orang asing (Ausländeramt).

Cara untuk mendapatkan surat ini, pengundang mengajukan permohonan dengan melampirkan syarat-syarat yang diperlukan sesuai aturan yang berlaku. 

Saya pernah menolak untuk memberikan sponsor kepada beberapa kenalan. Surat sponsor ini, sesuai kesepakatan suami dan saya, hanya kami berikan pada saudara kandung dan orangtua. 

Ada yang berkomentar, "ah, cuma selembar surat saja." Mereka tidak tahu, untuk mendapatkan dokumen ini, kami harus memenuhi beberapa syarat yang berlaku.

Biaya untuk membuat surat sponsor relatif murah, hanya sekitar Rp 500.000 jika dihitung berdasarkan kurs yang sekarang berlaku. Namun, "Verpflichtungserklärung" adalah pernyataan pengundang untuk menjamin tamu yang datang.

Beberapa syarat yang wajib dipenuhi pengundang adalah:

1. Keuangan yang cukup, dengan lampiran dokumen resmi dari bank
   Bagi karyawan, diperlukan 3 bulan terakhir bukti penghasilan bersih. Begitu juga dengan wiraswasta dan freelance, harus melengkapi dokumen penghasilan bersih 3 bulan terakhir. Dokumen tersebut harus baru (tidak lebih dari 14 hari), dikeluarkan oleh kantor konsultan pajak, auditor, atau pengacara yang menangani dan berpengalaman dengan hukum pajak. 
2. Izin tinggal, jika bukan warga negara Jerman
3. Status rumah dan alamat tempat tinggal
4. Asuransi kesehatan dan asuransi lainnya yang diminta oleh kantor urusan orang asing
5. Jumlah tamu yang diundang beserta fotocopy paspor setiap orang

Ini hanya beberapa syarat yang saya ingat sesuai pengalaman pribadi. Kelengkapan yang lebih rinci tentu akan diinformasikan oleh jawatan yang ada di kota masing-masing pengundang.

"Mengapa berat hati hanya mengajukan surat sponsor?"

Jawabannya, surat sponsor adalah pernyataan pengundang untuk bertanggung jawab atas kemungkinan biaya yang timbul dari tamu. Tidak hanya biaya berupa keuangan, seandainya ada hal lain yang mungkin terjadi, tentu pengundang akan terkena dampaknya.

Ada banyak cara untuk melengkapi ketentuan yang dibutuhkan untuk mengajukan visa. Tanpa surat sponsor juga bisa, asal ada bukti pemesanan hotel dan telah dikonfirmasi oleh pihak hotel.

Jangan pernah berburuk sangka dan tersinggung jika seseorang tidak bersedia menjadi sponsor acara jalan-jalan kita. 

Bukankah jika seseorang itu mampu jalan-jalan ke luar negeri, artinya orang itu memiliki dana yang relatif cukup untuk membiayai perjalanannya?

Salam hangat.

-------

Hennie Triana Oberst

De, 09.06.2021