Delapan Langkah Sukses Menerapkan Software Accounting

Menerapkan software accounting di perusahaan tidaklah mudah. Beberapa penyebab mengapa bisa terjadi kegagalan setiap kali menerapkan software accounting antara lain:

1.      Karyawan sudah memiliki kebiasaan bekerja, pola lama khususnya bekerja secara manual. Kalaupun sudah pakai software, cenderung perlu belajar beberapa saat untuk penerapan software baru. Untuk kesulitan terakhir pada umumnya mudah diatasi, sedangkan untuk yang pola lama memang membutuhkan waktu.

2.      Pimpinan perusahaan tidak komitmen terhadap perubahan sehingga kalau ada karyawan yang keberatan memakai software, pimpinan (pemilik usaha) mengiyakan yang dilatar belakangi ketakutan kehilangan karyawan yang menurutnya sangat dipercaya, bisa mewakili pimpinan jika pimpinan tidak ada, atau masalah senioritas.

3.      Masalah lainnya yang sangat krusial adalah jika yang poin pertama dan kedua tidak ada masalah, tetapi perusahaan belum memiliki system management yang baku. Dimana fungsi-fungsi pada jabatan tumpang tindih, sehingga sangat beresiko menimbulkan atau mengundang kecurangan-kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Carut marut seperti ini menyebabkan kegagalan dalam mengaplikasikan software, dimana penggunaan software sangat membutuhkan fungsi-fungsi yang jelas dan terspesialisasi. Software accounting pada umumnya didesain untuk fungsi-fungsi yang terspesialisasi, sehingga karyawan bisa saling mengontrol pekerjaan satu sama lainnya.

Untuk mengatasi hambatan yang ketiga, dibawah ini terdapat langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum software accounting diaplikasikan. Langkah-langkah tersebut antara lain :

1. Susun struktur organisasi

Menyusun struktur organisasi selain untuk efisiensi Sumber daya manusia di perusahaan, juga untuk mengetahui fungsi-fungsi yang sebenarnya ada di dalam organisasi.  Jangan sampai terlalu banyak orang pada fungsi yang sama, sehingga aplikasi software nantinya benar-benar membantu keefektipan pekerjaan karyawan. Selain itu kalau software accounting yang dibeli itu berdasarkan licensi, maka struktur organisasi yang dibuat dapat membantu bagian mana yang membutuhkan licensi. Kerena percuma memberikan licensi dikomputer karyawan, tapi karyawan tidak berkepentingan terhadap penggunaan software. Nah, ini banyak terjadi kekeliruan sehingga perusahaan buang-buang budget karena tidak menetapkan terlebih dahulu siapa penginput data, yang melakukan otorisasi dan yang hanya sekedar membaca laporan.

2. Susun Job description

Menyusun Job description adalah salah satu cara menspesialisasi pekerjaan agar tiap karyawan tidak bekerja tumpang tindih (overlapping) sehingga memudahkan trainer sofware accounting untuk mengatur hak akses ke software, karena tidak semua bagian software boleh dibuka oleh karyawan yang tidak berkepentingan.

3. Susun SOP (Standard operational procedure)

Susun standard operasional prosedur supaya kinerja karyawan memiliki alur yang sudah sangat standard, sehingga aplikasi software dapat terlaksana dengan baik. SOP ( Standard operasional procedure) memang tidak bisa dibuat dalam waktu singkat, dan sering membutuhkan pihak ketiga (konsultan) yang bisa mengamati (helikopter view) semua proses bisnis penting dalam organisasi perusahaan. Minimal SOP dibuat secara garis besar, yaitu flow-flow inti dari proses bisnis. Lalu menarik dari job description sebagai acuan dalam pembuatan SOP.  SOP sederhana bisa dibuat sesuai versi masing-masing agar aplikasi software mengikuti jalur yang sudah ditentukan.

4. Identifikasi hak akses

Lakukan indentifikasi terhadap job description utama yang berhubungan dengan input data, editing, otorisasi dan hanya pembaca laporan. Setelah itu pilah-pilah setiap aktivitas kunci tersebut untuk digunakan sebagai petunjuk “training software” yang berkaitan dengan aktivitas kunci tersebut. Pada umumnya jika sudah ditentukan masing-masing hak akses, maka setelah aplikasi software accounting selain perusahaan aman di data dan resiko pengubahan, kerugian-kerugian yang terjadi selama ini bisa diminalisir.

5. Preparing data sebelum software accounting diinstal di komputer

Persiapan-persiapan lainnya setelah poin 1 sampai 4 adalah persiapan untuk menginput atau copi paste data yang dimiliki oleh perusahaan saat ini, seperti data customer, data supplier, data hutang dagang, data piutang penjualan, data aktiva, modal yang disetor, data inventory (biasanya dilakukan ketika cut off) serta lainnya yang dibutuhkan adalah agar aplikasi software menjadi mudah. Data-data tersebut di input di format excel dan kemudian diimport ke software yang sudah diinstal. Melalui cara seperti ini, karyawan tidak dibuat susah ketika langsung lakukan input satu persatu di software yang tentu saja masih kurang lancar dimasa training. Hal seperti inilah yang sering merupakan penyebab kenapa aplikasi software gagal di perusahaan.

6. Instal program di komputer

Kalau langkah-langkah di atas sudah usai maka trainer software accounting sudah memiliki jalan yang lapang untuk lakukan instal software.  Kalau software sudah diinstal paling tidak karyawan mau tidak mau harus siap untuk segera menggunakan software yang sudah dibeli oleh perusahaan dalam rangka mengefektifkan pekerjaan, meminimalkan resiko kehilangan, serta dlam rangka menaikan profit.

7. Lakukan training berdasarkan job des dan hak ases

Training akan segera dilakukan secara fokus pada masing-masing job des karyawan  baik yang hanya bagian input, otorisasi maupun yang membaca laporan. Kalau sudah diatur mulai langkah 1 sampai dengan 5 maka dijamin proses training pasti akan berlangsung dengan baik dan aplikasi software akan dijamin bisa terlaksana dengan baik.

8. Lakukan evaluasi input data dari laporan

Untuk mengecek training sudah disampaikan dengan baik, maka pihak trainer software dan konsultan (jika ada) dapat memastikan apakan proses input data sudah benar, sesuai dengan akun-akun yang sudah dibuat. Evaluasi ini bisa dilihat dari laporan rugi laba maupun neraca serta laporan lainnya yang ingin dicocokan.

Delapan langkah tersebut diatas apabila dilakukan dengan baik maka perusahaan akan berhasil dalam mengaplikasikan software accounting-nya.