Merancang Grand Design Organisasi (Part #2)

dalam merancang sebuah organisasi, setelah kita mendapatkan permasalahan yang ada, yang sudah kita koleksikan melalui beberapa metode, selanjutnya kita Analisis permasalahan tersebut dengan menggunakan Analisis SWOT, dengan tujuan agar kita dapat mengetahui rekomendasi strategi apa yang akan kita gunakan untuk organisasi tersebut kedepannya.

Mengenal Analisis SWOT Organisasi

Analisis SWOT adalah sebuah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi Strengths, Weakness, Opportunities, dan Threats terlibat dalam suatu program atau dalam organisasi.Hal ini melibatkan penentuan tujuan organisasi atau program dan mengidentifikasi faktor-faktor internal dan eksternal yang baik dan menguntungkan untuk mencapai tujuan itu.Analisis ini berdasarkan logika yang dapat memaksimalkan peluang namun secara bersamaan dapat meminimalkan kekurangan dan ancaman.

Tujuan dari Analisi ini adalah Untuk mengenali/mengetahui tingkat kapasitas suatu Organisasi/Badan melalui pengkajian atas faktor-faktor Internal (Kekuatan dan Kelemahan) serta faktor-faktor Eksternal (Peluang dan Ancaman/Tantangan) yang dapat mempengaruhi pertumbuhan dan perkembangan Organisasi/Badan tersebut.

Mengenal definisi SWOT

STRENGHTS (KEKUATAN)

adalah situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan dari organisasi atau  program pada saat ini. Strenght ini bersifat  internal dari organisasi atau sebuah program. Kekuatan internal organisasi menyangkut situasi dan kondisi, yaitu potensi yang dimiliki, seperti:

- Cita-cita, kebijakan
- Tugas pokok, fungsi dan sasaran
- Filosofi dan tata nilai
- Jumlah personel, keterampilan dan pengalaman
- Tingkat kesetiakawanan personel
- Teknologi yang dimiliki

WEAKNESSES (KELEMAHAN)

adalah kegiatan-kegiatan organisasi yang tidak berjalan dengan baik atau sumber daya yang dibutuhkan oleh organisasi tetapi tidak dimiliki oleh organisasi. Kelemahan itu terkadang lebih mudah dilihat daripada sebuah kekuatan.Berbagai kondisi internal yang melemahkan atau kurang kondusifnya upaya mengejar visi/misi organisasi, seperti:

- Buruknya birokrasi organisasi
- Lemahnya disiplin pegawai
- Adanya jabatan rangkap
- Rendahnya kesejahteraan pegawai
- Lemahnya etos kerja
- Lemahnya infrastruktur

OPPORTUNITY (KESEMPATAN)

adalah faktor positif yang muncul dari lingkungan  dan memberikan kesempatan bagi organisasi atau program kita untuk memanfaatkannya. Opportunity tidak hanya berupa kebijakan atau peluang dalam hal  mendapatkan modal berupa uang, akan tetapi bisa  juga berupa respon masyarakat atau isu yang sedang  diangkat.Merupakan faktor eksternal yaitu tersedia pada lingkungan yang harus dimanfaatkan oleh organisasi, seperti :

- Ketersediaan sumber tenaga kerja
- adanya dukungan untuk organisasi
- Kesadaran politik masyarakat
- Jaminan keamanan

THREAT (ANCAMAN)

adalah factor negative dari lingkungan yang  memberikan hambatan bagi berkembangnya atau  berjalannya sebuah organisasi dan program.  Ancaman ini adalah hal yang terkadang selalu  terlewat dikarenakan banyak yang ingin mencoba  untuk kontroversi atau out of stream (melawan arus)  namun pada kenyataannya organisasi tersebut lebih banyak layu sebelum berkembang.Berupa ancaman eksternal yang mungkin membahayakan kelancaran aktifitas organisasi, seperti:

-Kenaikan kebutuhan Organisasi
-Kebijakan kampus yang bertentangan
-Keadaan darurat
-Tingginya tingkat inflasi
-Kekuatan pesaing
-Tumpang tindihnya kewenangan antar Organisasi

Hubungan Antara SWOT

Hubungan Antara SWOT

Teknik Analisa SWOT Organisasi

Pada dasarnya Teknik Analisis SWOT dilakukan melalui serangkaian perhitungan yang dikenal dengan perhitungan IFAS (internal factor analysis strategy), EFAS (eksternal faktor analysis strategy) dan SFAS (strategy factor analysis strategy) dengan memperhitungkan nilai bobot dan rating. yang pertama kita harus mengetahui beberapa Langkah  dalam mengAnlisis tersebut yaitu :

1. Penentuan Faktor Kritis Lingkungan INTERNAL dan Lingkungan EKSTERNAL kemudian memasukkan ke dalam tabel.

2. Penentuan Bobot (Weight/W) untuk masing-masing SWOT

3. Penentuan Peringkat (Rating/R) untuk masing-masing SWOT

4. Penentuan Skor ( W x R ) untuk masing-masing SWOT

5. Berdasarkan Skor SWOT, menghitung :

 STRENGTH POSTURE (SP) = S + W &  COMPETITIVE POSTURE (CP) = O + T

6. Menentukan Posisi pada Matriks SWOT

Mengenal Pembobotan (weight)

Pembobotan menggambarkan tingkat kepentingan setiap  Faktor Kunci SWOT  Beri bobot masing-masing mulai 4 (sangat penting) sampai 1 (sedikit  penting), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap strategi organisasi. Data peringkat didapatkan berdasarkan hasil pengukuran baik secara observasi, wawancara dan pengukuran langsung oleh para peninjau. dalam pembobotan ada beberapa langkah yang perlu dicermati dan dilakukan :

1. List Semua Strenght, dan Weakness atau Opportunities dan Threats dalam satu tabel, dan buat kolom peninjau

2. dalam mengAnalisa Weight diharuskan ada beberapa peninjau dengan minimal 3 peninjau

3. para peninjau mengisi kolom S dan W sesuai dengan bobot dengan Kriteria dibawah ini :

Kekuatan (S):                               Kelemahan (W):                         Peluang (O):                                  Ancaman (T):

1 : Sedikit kuat                               1 : Sedikit lemah                        1 : Sedikit berpeluang               1 : Sedikit terancam

2 : Agak kuat                                  2 : Agak lemah                            2 : Agak berpeluang                  2 : Agak terancam

3 : Kuat                                             3 : Lemah                                       3 : Berpeluang                            3 : Terancam

4 : Sangat kuat                              4 : Sangat Lemah                       4 : Sangat berpeluang             4 : Sangat Terancam

4. Hasil dari Penilaian Peninjau, di jumlahkan dan hasil akhirnya terlihat, selengkapnya di Gambar pada bawah ini.

Tabel Bobot

5. hasil dari bobot setiap point S & W berbobot 1.0

Mengenal Perangkingan (Rating)

Pemberian Peringkat, menggambarkan penilaian terhadap Faktor Kunci SWOT: S & O selalu Positif (semakin baik diberi nilai positif lebih besar) W & T selalu Negatif (semakin jelek diberi nilai negatif paling kecil) Lakukan penentuan peringkat berdasarkan faktor tersebut. Data peringkat didapatkan berdasarkan hasil pengukuran baik secara observasi, wawancara dan pengukuran langsung.

dalam pembobotan ada beberapa langkah yang perlu dicermati dan dilakukan :

1. List Semua Strenght, dan Weakness atau Opportunities dan Threats dalam satu tabel, dan buat kolom peninjau

2. dalam mengAnalisa Weight diharuskan ada beberapa peninjau dengan minimal 3 peninjau

3. para peninjau mengisi kolom S dan W atau O dan T sesuai dengan bobot dengan Kriteria dibawah ini :

Kekuatan (S):                               Kelemahan (W):                         Peluang (O):                                  Ancaman (T):

1 : Sedikit kuat                               -1 : Sedikit lemah                        1 : Sedikit berpeluang               -1 : Sedikit terancam

2 : Agak kuat                                 - 2 : Agak lemah                            2 : Agak berpeluang                  -2 : Agak terancam

3 : Kuat                                            - 3 : Lemah                                       3 : Berpeluang                           - 3 : Terancam

4 : Sangat kuat                              -4 : Sangat Lemah                       4 : Sangat berpeluang             -4 : Sangat Terancam

4. Hasil dari Penilaian Peninjau, di jumlahkan dan hasil akhirnya terlihat, selengkapnya di Gambar pada bawah ini.

Tabel Rating

Tahap selanjutnya, EFAS dan IFAS

Setelah faktor-faktor Strategi Internal dan Eksternal organisasi suatu Tabel IFAS (internal factor analysis strategy), EFAS (eksternal faktor analysis strategy) disusun dengan memperhitungkan nilai bobot dan rating. dalam penyusunannya yaitu hasil Weight dan Rating dikalikan setelah ditemukan hasilnya di jumlahkan perbagian,  lalu di total berapa hasil S dan W nya, dan di jumlah antara hasil Total Bagian S/O dengan Total Bagian W/T, hasil dari kedua penjumlahan IFAS dan EFAS, yaitu akan mendapatkan Strenght Posture dan Competitive Posture, Seperti pada gambar dibawah ini :

Tabel IFAS & EFAS 

Menentukan Grand Strategy / SWOT Matrix

Grand Strategy / SWOT Matrix adalah tahapan terakhir dari Analisis Strategy organisasi, ditahap ini Strength posture dan Competitive Posture ditentukan bagaimana organisasi kamu bisa menggambil strategi seperti apa nantinya, nah langsung aja kita praktekin, Lihat digambar pada bawah ini untuk lebih mudahnya :

Hasil dari EFAS & IFAS

Hasil dari Strength posture dan Competitive Posture, di lihat pada kuadran mana , pada diagram kartesius yang ada, di Contoh kita Strength posture bernilai 0.1 dan Competitive Posture bernilai -0.51, sehingga di diagram kartesius ditempatkan pada Kuadran 4, setiap kuadran pada diagram tersebut mewakilkan satu strategi yang dapat di dukung, ada strategi apa saja cek di Gambar pada bawah ini :

Dukungan Strategi di setiap Kuadrannya

dalam gambar tersebut ada 4 Strategi yang di rekomendasikan untuk keberjalanan organisasi kalian kedepannya nah penjelasan dari Strategi tersebut yaitu adalah :

Strategi Turn Around:

Rekomendasi ketika organisasi kamu berada dalam Grand Strategy Kuadran 1, yaitu : 

- Mengangkat SDM yang berkompetensi tinggi (Retenchment)

- Penguatan internal organisasi (Enhancement)

- Upaya memperkenalkan produk atau jasa yang ada ke wilayah geografis baru/segmentasi pasar yang baru (Market Development)

- Meningkatkan penjualan dengan memperbaiki atau memodifikasi produk atau jasa yang sudah ada (Product Development)

- Kemitraan (Aliansi) dengan organisasi yang lebih kuat (Vertical Integration) 

- Menambah produk atau jasa baru, namun masih terkait dengan usahanya (Related Diversification)

Strategi Defensif

Rekomendasi ketika organisasi kamu berada dalam Grand Strategy Kuadran 2, yaitu :

- Difersifikasi usaha yang sama sekali berbeda dari usaha awal (Unrelated Diversification)

- Mengundang Investor untuk menawarkan atau menjual beberapa divisi yang ada (Diverstiture)

- Penutupan usaha organisasi dan dijual pada pihak ketiga/swasta (Liquidation)

- Optimalisasi unit kerja yang memiliki tingkat pendapatan yang tinggi (Harvesting)

- Mengangkat SDM yang berkompetensi tinggi (Retenchment)

Strategi Agresif

Rekomendasi ketika organisasi kamu berada dalam Grand Strategy Kuadran 3, yaitu :

- Menambah pelayanan, namun masih terkait Organisasinya (Related Diversification)

- Kemitraan (Aliansi) dengan organisasi yang lebih kuat (Vertical Integration)

- Upaya memperkenalkan produk atau Pelayanan yang ada kewilayah geografis baru/segmentasi pasar yang baru (Market Development) B

- Meningkatkan Pelayanan dengan memperbaiki atau memodifikasi produk atau jasa yang sudah ada (Product Development)

- Meningkatkan pangsa pasar untuk produk atau jasa yang sudah ada di pasar melalui usaha pemasaran yang gencar (Market Penetration)

Strategi Kompetitif

Rekomendasi ketika organisasi kamu berada dalam Grand Strategy Kuadran 4, yaitu :

- Menambah produk atau Pelayanan baru, namun masih terkait dengan usahanya (Related Diversification)

- Menambah produk atau jasa baru yang tidak terkait dengan usaha lama, untuk para pelanggan baru (Unrelated Diversification)

- Upaya memperkenalkan produk atau jasa yang ada ke wilayah geografis baru/segmentasi pasar yang baru (Market Development)

- Meningkatkan penjualan dengan memperbaiki atau memodifikasi produk atau jasa yang sudah ada (Product Development)

- Penguatan internal organisasi dalam rangka mengatasi ancaman dari luar (Enhancement)

- Mempertahankan kondisi organisasi yang ada atau bertahan (Status Quo)

dengan kondisi organisasi kita Strength posture bernilai 0.1 dan Competitive Posture bernilai -0.51, sehingga di diagram kartesius ditempatkan pada Kuadran 4,direkomendasikan kita menggunakan Strategi kompetitif untuk menjalankan organisasi kedepannya, seperti itulah garis besar hubungan dari Analisis kondisi permasalahan dengan Analisis SWOT - EFAS/IFAS - Grand Strategy, sehingga organisasi kita nantinya bisa bergerak dengan strategi pengembangan yang tepat sehingga bisa mencegah dari adanya kesalahan pengambilan kebijakan nantinya.

Setelah Analisis SWOT dalam Merancang Grand Design Organisasi kita akan Lanjutkan di Part #3

________

Ribet ?, Susah ? Pusing ?, memang sudah sewajarnya kita membentuk organisasi dengan pertimbangan yang baik dan sangat matang, sehingga organisasi bisa berjalan dengan baik secara konsep dan pada pelaksanaan nantinya. see you in Part #3