Merancang Grand Design Organisasi (Part #3)

Melangkah lebih jauh setelah Analisis Kondisi dan mempelajari bagaimana membuat strategi organisasi, Setelah mengetahui permasalahan yang dialami sebuah organisasi, dan mengkongkritkan Mimpi serta Harapan besar, Hal tersebut perlulah kita tuliskan dalam narasi besar untuk organisasi tersebut, dan membuat program agar sebuah organisasi bisa melayani lingkupnya untuk kebermanfaatan, dan sehingga masyarakat mengetahui tujuan dan arah gerak organisasi tersebut.

Visi & Misi

Sebuah Narasi besar untuk sebuah organisasi yang bersifat mimpi dan harapan dituliskan dalam Visi & Misi, hal ini sangat berkaitan erat antara Visi serta Misi, kedua hal ini saling berkaitan dan tidak bisa terpisahkan, maka dari itu penting lah sebuah organisasi memiliki Visi&Misi agar masyarakat mengetahui Arah gerak, Program kedepan dan bagai mana inovasi hadir dalam sebuah organisasi tersebut.

Baca juga: Merancang Grand Design Organisasi (Part #1)

Visi

Visi sendiri merupakan sebuah Narasi yang berasal dari mimpi dan Harapan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada dengan menggunakan jangka waktu tertentu didalamnya, hal ini bertujuan agar visi dapat terukur kapan terlaksananya atau tidak dari visi yang sudah di Narasikan tersebut. Selain itu biasanya Visi menggunakan kata-kata yang penuh makna, dan melambangkan gagasan yang dibawa nantinya serta melambangkan sebuah organisasi tersebut dalam satu periode kedepannya, maka dari itu  Visi yang baik merupakan cerminan dari organisasi tersebut.

Misi

selain visi, Misi juga tak kalah penting, Misi merupakan poin turunan dari Visi yang menggambarkan Gagasan, Mimpi dan Harapan besar akan solusi dari suatu permasalahan yang bisa diaplikasikan kesetiap Bidang/Departemen/Biro, per setiap point dalam Misi harus ada yang di sasarnya dengan program yang kongkrit dan memiliki parameter keberhasilan di setiap point dari misi tersebut, di Misi secara umum juga harus mewakilkan Gagsan untuk setiap Bidang/Departemen/Biro yang terdapat di organisasi tersebut. dari Misi ini lah Publik akan tau Gagasan dan arah gerak seperti apa pada bidang - bidang tertentu didalam organisasi tersebut.

dalam setiap visi misi di dalam draft Grand design Organisasi harus lah ada penjelasan dari Visi/Misi tersebut, sehingga Maksud dan tujuan yang tersirat dapat tersampaikan dalam penjelasan tersebut, penjelasan tersebut ada di setiap poin dari Misi yang dibawa sehingga semakin jelas publik tau dan mengartikan setiap poin yang dibawa dalam Grand design Organisasi kamu.

Nilai Organisasi

Nilai Organisasi yaitu Nilai-Niali yang dibentuk di organisasi yang akan dibawa nantinya, sehingga organiasi tersebut menghasilkan kebiasaan, Budaya dan Kondisi Internal yang sesuai dengan Visi, Misi yang dibawa. Nilai keorganisasian juga nantinya menjadi budaya baru di dalam organisasi tersebut yang akan di aplikasikan mulai dari Pemimpin Organisasi sampai dengan Staff yang ada di organisasi tersebut. 

dengan Nilai Organisasi juga Publik mengetahui Kebiasaan dan Budaya yang mulai dibangun di organisasi tersebut, Nilai organisasi  juga bersifat Eksternal, sehingga stakeholder yang berhubungan dengan organisasi bisa tau budaya yang ada di dalam organisasi tersebut, Misalnya Nilai Kolaborasi maka Organisasi tersebut sebagai lembaga koordinasi eksekutif tertinggi yang ada di lingkup Fakultas, Memiliki tujuan untuk mengefektifkan dan mengefisienkan tujuan yang ada di dalam Organisasi  maupun Lembaga Kemahasiswaan lain di Fakultas, dengan kolaborasi pula, kita bisa memaksimalkan semua potensi yang ada untuk kemajuan cita, dan harapan Fakultas Teknik. 

Baca juga: Merancang Grand Design Organisasi (Part #2)

Organogram Organisasi

Organogram/Struktur keorganisasian merupakan sebuah bagan yang menunjukkan alur koordinasi dan tingkatan fungsi dari elemen-elemen di organisasi tersebut, dari Organogram juga Publik bisa melihat secara jelas, ada Bidang/Departemen/Biro, atau bagian apa saja yang ada di suatu organisasi tersebut. dalam membuat organogram perlu diperhatikan Urgensi dan kebutuhan Bidang/Departemen/Biro yang ada di organisasi atau hal lain yang perlu dibuatkan secara struktural di sebuah organisasi seperti Sekretaris Kabinet (Setkab), Mentri Koordinator (Menko), Inspektorat atau hal lainnya yang dianggap penting.

dari organogram juga sebuah organisasi bisa membagi peran fokus tanggung jawab, misalnya Pengurus Harian, Fungsionaris Organisasi, Fungsionaris bidang dan Staff Muda, selain itu juga dengan Organogram fokus pembahasan dapat diketahui misalnya Mentri koordinator bidang Edukasi dan Pengembangan Mahasiswa, dari organogram kita bisa tau Menko tersebut membawahi kementrian apa dalam contoh ini membawahi Kementrian Riset & Keilmuan, serta Kementrian Pengembangan Sumberdaya Manusia (Contoh Organogram dalam Organisasi Kampus).

Arahan Strategis

Arahan strategis dalam organisasi Merupakan arahan khusus yang diberikan oleh Ketua suatu organisasi kepada Bidang/Departemen/Biro yang bertujuan untuk melaksanakan Arahan kerja sesuai dengan Visi & Misi yang dibawa organisasi satu tahun kedepannya, Arahan Strategis ini biasa nya diturunkan perpoin secara ke kongkrit ke Bidang/Departemen/Biro serta memiliki langkah untuk melaksanakan kegiatan Bidang/Departemen/Biro sesuai dengan visi misi yang dibawa, dengan Arahan ini publik juga akan mengetahui fokus serta langkah kongkrit  yang dibawakan sebuah organisasi di setiap Bidang / Departemen / Biro yang ada.

Program Kerja Unggulan

Program kerja unggulan sudah seharusnya ada dalam sebuah Grand Design Organisasi, hal ini bertujuan sebagai daya tawar akan inovasi yang ingin diberikan kepada organisasi untuk menuntaskan permasalah yang ada. Program Kerja Unggulan juga hadir sebagai salah satu mimpi besar yang di kongkritkan dalam Grand Design Organisasi, Maka dari itu membuat Program Kerja Unggulan yang menarik dan solutif membuat Grand Design kalian akan sangat menarik dan membuat orang setuju dengan apa yang akan kalian bawa, apabila adanya Program Kerja Unggulan sudah seharusnya pemimpin dan ketua bidang mengetahui bagaimana cara merealisasikan sebuah Program besar tersebut.

Baca juga: Perlu "Grand Design" untuk Optimalkan Nilai Ekonomi Akuakultur

Program 100 Hari Kerja

Program 100 Hari kerja biasanya dibuat untuk merealisasikan program kerja disetiap bidangnya yang bertujuan untuk mengetahui capaian apa yang bisa dibuat sebuah organisasi dalam 100 hari masa kepengurusannya, biasanya 100 hari kerja merupakan cerminan dari bagaimana organisasi tersebut mampu mengerjakan program kerja lainnya setelah 100 hari tersebut, Program 100 hari kerja biasanya dilaksanakan setelah Rapat kerja.

Selain itu ada beberapa organisasi yang membuat Program Kerja Pra Rapat Kerja dan 100 Hari Pasca Rapat Kerja, biasanya Program Pra Rapat kerja berisi bagaimana sebuah organiasasi mengisi kebutuhan anggota seperti membuka Open Recruitment dan First Gath Internal organisasi, biasanya fokusnya lebih ke pematangan kondisi Internal organisasi serta penyusunan Timeline kegiatan organisasi dan meng kluster Program kerja dengan bebannya tersendiri, sedangkan Pasca Rapat kerja berisi Program kerja yang bersifat Eksternal organisasi dan merangkul masyarakat yang merasakan organisasi seperti membuat Forum Silatuhrami, Lingkar Bidang dan lainnya, yang berfungsi melakukan penjagaan hubungan kepada stakeholder lainnya, selain itu juga Melaksanakan beberapa program yang sudah di rancang sebelumnya.

_____

Pada dasarnya membuat Grand Design Organisasi harus dibuat secara teliti dan cermat karna  GDO harus bisa di pertanggung jawabkan dan di realisasikan isinya, serta membiasakan setelah membuat Grand Design Organisasi meminta teman atau orang yang lebih ahli/berpengalaman mengkoreksi dan memberi manfaat dari Grand design yang sudah dibuat.

______

Salam Hangat dari Penulis, 

Haykal Assegaf 

Koordinator Bidang Edukasi & Pengembangan Mahasiswa

BEM Universitas Diponegoro 2020