Merancang Grand Design Organisasi (Part #1)

Sebuah Pemimpin Organisasi sudah seharusnya Merancang Grand design Organisasinya, yang bertujuan untuk mengarahkan sebuah organisasi agar lebih terarah dengan gagasan yang dirancang oleh sang Ketua dari organisasi tersebut, dan dengan adanya Grand Design Organisasi (GDO) membuat para Fungsionaris organisasinya bisa berkerja sesuai dengan arahan yang diberikan oleh ketua ornganisasinya , GDO ibarat peta yang akan menunjukkan perjalanan sebuah organisasi menuju mimpinya untuk berkembang dan menjadi lebih baik di masa kepemimpinanya.

Berawal dari Mimpi & Harapan

Mimpi dan harapan menjadi salah satu latar belakang dari penyusunan sebuah Grand design organisasi, karna dari mimpi besar lah kita bisa tau perubahan apa yang akan kita laksanakan di suatu organisasi tersebut, dan harapan besar apa yang nantinya akan kita berikan ketika sebuah organisasi yang sedang kita pimpin telah selesai masa baktinya. Maka dari itu sangat amat penting ketika Mimpi & Harapan besar kita untuk organisasi agar memiliki landasan cita akan perbaikan dari permasalahan yang pernah kita rasakan di sebuah orgnanisasi yang nantinya akan kita pimpin.

Analisa Kondisi

Analisa kondisi dari sebuah organisasi sangat lah penting untuk mengetahui kebutuhan dan peran organisasi yang akan di pimpin dalam satu perriode kedepannya, tanpa Analisa kondisi kita tidak memiliki landasan berpikir dalam menentukan arah gerak sebuah organisasi nantinya, dan kita tisak mengetahui akar masalah dan memberikan solusi kongkrit dari permasalahan yang ada di lapangan, Maka dari itu Analisa kondisi di organisasi ada beberapa macam yaitu :

Analisis Kondisi Internal

Analisi kondisi Internal bertujuan untuk mengetahui permasalahan langsung kondisi organisasi di Internal dan peran dari organisasi yang dilihat dari orang-orang yang merasakan organisasi tersebut, sehingga ada sudut pandang baru dalam kita melihat permasalahan yang ada dan harapannya dapat memberikan solusi atas permasalahan kondisi organisasi secara kongkrit yang di sambungkan dengan mimpi besar yang ada tadinya.

dalam mencari data Kondisi Internal organisasi ada beberapa cara,

Pertama dengan menanyakan langsung permasalahan organisasi kepada stakeholder organisasi yang terdahulu, bertujuan untuk mendapatkan wawasan baru dan report hasil organisasi yang telah berjalan sebelumnya dari report tersebut akan ada pemasalahan apa saja yang dihadapi dan rekomendasi kegiatan apa yang harus dilakukan nantinya, 

Kedua yaitu menanyakan kondisi organisasi kepada tokoh publik atau pimpinan lembaga yang merasakan organisasi tersebut, sehingga kita dapat mengetahui masukan dan rekomendasi dari tokoh yang ada untuk bagaimana sebuah organisasi yang diharapkan dari mereka untuk kebaikan organisasi tersebut kedepannya.

Ketiga dengan survey ke Publik akan permasalahan yang ada di sebuah organisasi dan harapan mereka seperti apa di tahun berikutnya dari hasil ini nanti kita bakal tau publik membutuhkan organisasi yang seperti apa, bentuk perlayanan yang bagaimana dan kita bakalan tau citra organisasi kita di publik seperti apa nantinya. 

dalam survey kepublik ada kita bisa menggunaka Form Online untuk mencari responden yang lebih mudah, setelah kita mendapat responden kkita bisa menggunakan Analisis SWOT lebih lanjut, dengan mengumpulkan hasil survey yang nantinya kita bagi kedalam kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats), lalu setelah kita bagi, hasil tersebut kita bisa gunakan Membuat Matriks Faktor Strategi Internal (IFAS = Internal Strategic Factors Analysis Summary) dan Matriks Faktor Strategis Eksternal (EFAS = External Strategic Factors Analysis Summary) dari hasil IFAS dan EFAS nantinya kita bisa masukkan Tujuannya adalah menggambarkan posisi/kedudukan strategis
organisasi pada matriks ruang/kuadran (space matrix). Dengan bantuan matrik kuadran yang terdiri dari 4 kuadran, sehingga akan terlihat pada posisi ruang atau kuadran mana Organisasi berada. Untuk lebih Jelasnya, tunggu di Part ke #2

Analisa Kondisi Eksternal

Analisi kondisi Eksternal Organisasi bertujuan untuk mengetahui permasalahan eksternal organisasi yang akan berakibat langsung / tidak langsung ke organisasi tersebut, dari konsidisi eksternal ini nantinya bisa digunakan untuk menentuka solusi atas permasalahan yang menyangkut organisasi dari pihak eksternal, sehingga kendala yang nantinya timbul dapat di prediksi dan di tanggulangi dari sebelum masalah tersebut muncul.

Kondisi Eksternal yang dimaksud yaitu Gejolak Ekonomi, Politik, sejarah Historis, Persoalan bangsa, Permasalahan yang ada di suatu Universitas (kalau organisasi tingkat Universitas) dan juga mengenai kebijakan yang akan di jalankan nantinya. Bentuk dari suatu Analisi Kondisi eksternal yaitu Menghimpun dan mengkaji permasalahan populer yang berkaitan dengan keberjalanan organisasi nantinya, selain itu juga membuat Kajian mengenai permasalahan yang hadir dan solusi yang akan dihadirkan nantinya sehingga arah gerak organisasinya bisa berjalan baik

Hasil dari Analisis Kondisi Eksternal yaitu Pandangan, Sikap sebuah organisasi, Arah Gerak kedepannya dari organisasi tersebut dan bagaimana sebuah organisasi bisa menyelesaikan permasalahan dan mencegah permasalahan yang ada kepada masyarakat maupun internal organisasinya. serta hal ini bisa menjadi landasan berfikir untuk menentukan pembuatan visi, Misi, atau Program kerja unggulan nantinya.

Analisi Kondisi Ideal

Analisi Kondisisi Ideal suatu organisasi sangatlah penting karna Kondisi ideal betujuan untuk mengetahui Kondisi organisasi dari sisi peraturan yang ada, sehingga suatu organisasi "Ideal" menurut peraturan yang ada, sehingga harapannya sebuah organisasi bisa berkerja dengan tenang tanpa terkendala dari peraturan yang ada, hal ini biasanya jarang dipedulikan oleh seorang calon pemimpin organisasi, sehingga banyak menyebabkan adanya hubungan yang buruk dengan pengawas dan bisa menyebabkan kesalahan kebijakan yang diambil seorang pemimpin yang menyebabkan kerugian dari organisasi tersebut.

Analisis kondisi Ideal bisa ditinjau dari Pedoman Pokok Organisasi (PPO), Garis Besar Haluar Kerja (GBHK), Standar Oprasional Prosedur (SOP) Organisasi, Anggaran Dasar (AD) / Anggaran Rumah Tangga (ART), Rencana Strategis (Renstra) maupun Peraturan dari Lembaga Legislatif dan Pejabat berwawenang lainnya seperti (SK Dekan, SK Rektor, Peraturan Akademik & Kemahasiswaan) dan lainnya. Bentuk dari Analisis Ideal ini yaitu Mengkaji peraturan yang ada agar ketika membuat program kerja atau pembuatan inovasi lainnya tidak saling bertabrakan dengan peraturan yang ada, serta suatu organisasi sesuai dengan Rencana Jangka Panjang dan Rencana Strategis  dari organisasi tersebut.

Hasil dari Analisis Kondisi Ideal yaitu sebuah organisasi nantinya tidak menyalahi aturan yang berlaku dan sebuah organisasi bisa bergerak sesuai dengan apa yang sudah diatur dalam peraturan yang berlaku, selain itu juga mencegah sebuah organisasi melanggar dari peraturan yang berlaku, serta sebuah organisasi biar berjalan sesuai dengan target tahunan dari Rencana Strategis Organisasi.

Kesimpulan Analisis

Hasil dari Analisis Kondisi, baik Internal, Eksternal, dan Idealyaitu menghasilkan Narasi yang menyatukan ketiga Analisis dan di padukan dengan mimpi dan harapan besar untuk organisasi tesebut sehingga menciptakan sebuah gagasan konkrit dan sesuai dengan keresahan yang ada serta dapat menghadirkan sebuah solusi dari permasalahan yang ada, sehingga sebuah organisasi bisa bergerak dengan kebermanfaatan lebih, karna sudah mengetahui arah gerak dan solusi dari permasalahan yang timbul.

......................

Setelah Analisis dalam Merancang Grand Design Organisasi kita akan Lanjutkan di Part #2