Keberhasilan Sebuah Event yang Besar Tak Luput dari pada Pemeran Kecil di Balik Layar

KEBERHASILAN SEBUAH EVENT YANG BESAR TAK LUPUT DARI PARA PEMERAN KECIL DIBALIK LAYAR

Seksi Konsumsi memiliki peranan yang cukup besar. Konsumsi untuk panitia, tamu undangan seperti tamu undangan umum, serta tamu undangan khusus lainnya harus bisa diberikan tempat waktu. Tugas tugas dari seksi konsumsi di antaranya sebagai berikut.

Mempersiapkan konsumsi untuk pihak-pihak yang sudah ditentukan dan sesuai dengan anggaran yang sudah direncanakan.

Mempersiapkan konsumsi juga untuk penjaga keamanan, tukang parkir (bila ada), dan pihak lainnya yang ikut terlibat dalam kegiatan acara pergelaran.

Mempersiapkan konsumsi untuk panitia, tamu undangan, pembawa acara, dan para pengisi acara.

Mengurus berbagai hal yang berhubungan dengan urusan makanan dan minuman.

Bertanggung jawab terhadap penyediaan catering

Mengawasi kerja jasa catering selama acara tersebut berlangsung

Mempersiapkan snack untuk para undangan dan anggota lainnya

Dalam sebuah event buka bersama seluruh karyawan Yaummi Group yang dilaksanakan pada Sabtu, 23 Maret 2024 di Masjid YAMP (Yayasan Amalan Muslim Pancasila) terhitung sangat meriah sekali.Dihadiri kurang lebih 600 personil yang terdiri seluruh karyawan dari berbagai sektor, diantaranya  dari BMT,BIAS,Mahkota Kubah,LPG,SPBU, Swalayan,Haleza dan Klinik.

Kegiatan buka bersama memang menjadi acara rutinitas tiap akhir pekan dalam bulan Ramadhan.Peserta berbondong-bondong mengajak keluarga untuk bisa mengikuti kajian jelang buka dan menikmati sajian yang dihidangkan oleh panitia.Kebetulan pada bukber tersebut sektor BMT yang ketiban sampur menjadi panitia.Setelah pembentukan panitia inti, saya kebagian job sebagai Penanggung Jawab Konsumsi (Bidang Konsumsi). Bidang Konsumsi  mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan, pemberian bimbingan teknis serta pemantauan dan evaluasi di bidang konsumsi.Alhamdulillah saya mendapat job sebagai Penanggung Jawab Konsumsi.

Penjabaran tugas bidang konsumsi  acara Bukber karyawan Yaumi Group adalah sebagai berikut :

• Mendata jumlah tamu yang akan hadir pada acara Bukber.Dalam pendataan kita berkoordinasi dengan bagian humas, untuk memastikan jumlah semua peserta baik dari kalangan anak-anak maupun dewasa dengan tujuan untuk menentukan menu yang akan disajikan.Pendataan ini memakan waktu hampir 5 hari kerja.

JUMLAH PESERTA BUKBER KARYAWAN TH 2024

NO

SEKTOR

 DEWASA 

 ANAK 

1

MANAJEMEN YYS

                                    13

                       4

2

SWALAYAN

                                      7

3

HALEZA

                                      6

                       1

4

YAYASAN

                                    14

                       2

5

KLINIK

                                      9

                       3

6

LPG

                                    16

                       1

7

MAHKOTA

                                    70

                       7

8

BMT

                                  168

                     75

9

LPIT

                                  140

                     69

10

JAMAAH

                                    50

TOTAL

                                  493 

                  162 

• Menentukan menu apa yang akan disajikan di acara tersebut dengan mengadakan rapat terlebih dahulu dengan pimpinan.Menu yang disepakati adalah sbb :

• Konsultasi dg managemen menu bukber

                            **Snack dewasa, snack anak

                            ** Minum dewasa dan anak

                            ** Makan Besar Dewasa dan anak

                            ** Buah VIP

• Membuat pengajuan biaya konsumsi ke bendahara.

• Memesan dan memastikan ke pihak catering terkait tanggal, jam dan menu yang sudah      disepakati.Dengan memberikan uang DP terlebih dahulu
• Di hari H, Pelaksanaan buka bersama bagian Bidang Konsumsi mengecek tiap2 crew konsumsi

                             Baik dari tim snack minum  anak, snack minum dewasa, makan besar anak, makan                     besar dewasa serta bagian dari tim penyedia konsumsi tamu VIP.

Tugas akhir  acara adalah  membuat laporan biaya konsumsi sebagai berikut :

RINCIAN BIAYA BUKBER KARYAWAN

Sabtu, 23 Maret 2024

NO

KETERANGAN

 JUMLAH 

 HARGA 

1

Ramesan Daging Rahajeng

 295 dos @ 25.500

                          7,522,500

2

Laras Rasa Ayam Bakar + Urap

 20 dos @ 27.000

                              540,000

Laras Rasa Ayam Bakar

 180 dos @ 25.000

                          4,500,000

3

Rochet Chicken Paket 5

 160 dos @ 12.000

                          1,920,000

(Nasi+paha bawah+s.tea)

4

Snak Swalayan

                          4,290,000

(pesen rahajeng : risoles 500, Nagasari Bandung 250

Putri Ayu Gula Jawa 250)

Pisang putri 500

5

Snack anak 160 @ 9.500

 160 bj @9.500

                          1,520,000

6

Minum es teh cup

 600 cup @ 3.000

                          1,800,000

7

Buah (Jeruk santang,Kelengkeng

 139.000.

                              139,000

dan anggur) dan parkir 2.000

8

Snack Rujak Uni Rahajeng

                              150,000

*lemper ayam mini

 20 pcs @2.000

*Sus Fla Mini

 20 pcs @2.000

*Kue ku mini

 20 pcs @1.500

*Sosis ayam mini

 20 pcs @2.000

9

KHQ 7 Karton

                              157,500

Tisu 4 kotak

                                30,000

Plastik kresek putih 1 pack, plastik kilon 1 pack

                                29,500

Kurma sukari 2 box

 Per box 30.000.

                                60,000

plastik sampah

 1 pack (90x120 cm)

                                22,000

lepek kertas

 5 pcs

                                  5,000

10

Parkir pinus 2.000, parkir rocet 2.000, parkir beli buah 2.000

                                  6,000

Laundry Taplak

                                35,000

Bersih2 sampah P Wid

                                50,000

TOTAL

 

                        22,776,500