Salah satu hal yang mengancam kestabilan kinerja para anggota dalam sebuah organisasi atau lembaga sehingga dapat menurunkan tingkat produktivitas adalah adanya hambatan komunikasi. Hambatan komunikasi dapat berasal dari internal maupun eksternal suatu lembaga. Akan tetapi hambatan komunikasi ini dapat diminimalisir dengan pelaksanaan audit, seperti audit public relation.
Apa itu audit public relation?
Audit Public Relation merupakan suatu kegiatan yang melibatkan analisis mendalam terhadap bagaimana organisasi dipersepsikan oleh pihak yang memiliki kepentingan seperti pelanggan, karyawan, investor, dan media. Tujuan melakukan audit Public Relation diantaranya untuk mengevaluasi sejauh mana strategi PR yang sedang berjalan efektif dalam mencapai tujuan organisasi, mengidentifikasi area-area yang memerlukan perbaikan atau pengembangan lebih lanjut dalam upaya komunikasi organisasi, serta meningkatkan efektivitas komunikasi secara keseluruhan sehingga organisasi dapat lebih efisien dalam membangun hubungan yang baik dengan semua pihak yang berkepentingan.
Apa itu LPM Orange UNTIRTA?
Lembaga Pers Mahasiswa Orange Universitas Sultan Ageng Tirtayasa (LPM Orange UNTIRTA) merupakan sebuah lembaga media dan jurnalistik di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) UNTIRTA yang berdiri pada tahun 2010. Lembaga ini memiliki fokus kegiatan dalam mengelola isu-isu hangat global menjadi berita.
Untuk meningkatkan kinerja organisasi, LPM Orange UNTIRTA menerima pengauditan pada Divisi Humas. Fokus audit lembaga ini meliputi evaluasi komunikasi internal antar anggota, komunikasi eksternal dengan pihak-pihak terkait, serta penilaian terhadap efektivitas media dan saluran komunikasi yang digunakan oleh organisasi.
Kegiatan audit pada Divisi Humas LPM Orange UNTIRTA dilaksanakan dengan mengacu pada teori The Pyramid of PR Research. Teori ini membagi proses pengukuran komunikasi menjadi tiga aspek, yaitu input, output, dan outcome.
Input merujuk pada elemen fisik dan strategis dari suatu program atau proyek komunikasi, seperti pilihan media, isi konten, dan format yang dipilih. Outputs adalah hasil fisik dan kegiatan yang dihasilkan serta proses yang dilalui untuk mencapainya. Sedangkan outcomes adalah efek atau dampak dari komunikasi, baik itu terhadap sikap maupun perilaku audiens yang dituju.
Untuk memperoleh data terkait komunikasi internal dan eksternal yang dilakukan oleh Divisi Humas LPM Orange UNTIRTA, dilakukan penelitian dengan pendekatan deskriptif kualitatif dan teknik pengumpulan data berupa wawancara bersama anggota LPM Orange UNTIRTA, observasi, serta studi dokumentasi.
Berdasarkan hasil wawancara tahapan input terkait pemilihan media dan konten dengan Koordinator Divisi Humas LPM Orange UNTIRTA, Asty Dina Mardina, kegiatan internal Humas pada lembaga ini adalah mengelola media sosial. Sementara itu, kegiatan eksternal meliputi media partner, kegiatan Aliansi Pers Mahasiswa Serang (APMS), serta buletin.
"Kalau kegiatan rutinnya itu untuk Humas Orange sendiri mengurus segala social media ya mulai dari Instagram, X, sama Facebook, dan juga Website. Kalau website itu upload-upload berita. Di social media juga kita berinteraksi sama audiens seperti balas komentar ataupun direct message yang masuk", ucap Asty (19/05/24).
"Kalau eksternalnya itu kita mengurusi media partner, jadi jika ada yang ingin bekerjasama sama Orange itu melalui kita. Orange juga menjadi bagian Aliansi Pers Mahasiswa Serang (APMS), yakni sekumpulan lembaga pers dari kampus lain si Kota Serang untuk diskusi bersama dan ada juga kegiatan lainnya. Lalu ada proker yang mana kita bikin buletin yang bentuknya buku gitu isinya informasi dan berita yang sudah disusun, nah kita sebagai Humas nyebarin ke organisasi mahasiswa lainnya dan memasarkan buletin tersebut lewat social media," lanjut Asty.
Lebih lanjut tahapan output terkait proses kegiatan, salah satu anggota Divisi Humas LPM Orange UNTIRTA, Siti Naimah, menjelaskan bahwa tahapan pelaksanaan komunikasi internal dan eksternal Humas terdiri dari perencanaan berupa riset, penentuan target audiens, pemilihan koordinator dan anggota pelaksana, pembuatan dan publikasi konten, serta evaluasi.
"Tahap pelaksanaannya sendiri yang pasti dari perencanaan ya, kita ada riset terlebih dahulu, lalu menentukan target audiensnya, ada pemilihan koordinator serta anggota dalam kegiatan tersebut, terus baru konten dibuat dan dipublikasikan sebagai bentuk pelaksanaan kegiatan. Terakhir kita ada evaluasi kegiatan," tutur Naimah.
Layaknya lembaga jurnalistik lainnya, publikasi konten yang dilakukan oleh LPM Orange kadang kala mendapatkan reaksi yang kurang baik dari audiens. Hal ini dikarenakan adanya konten kontroversial yang diusut tuntas oleh lembaga ini. Maka dari itu mengelola respon audiens juga menjadi salah satu tugas Humas LPM Orange UNTIRTA.
"Untuk konten-konten yang kontroversial seperti belum lama ini kita bikin konten mengenai LGBT+ yang ada di UNTIRTA. Nah itu kan ada pro dan kontra ya, untuk audiens bahkan cenderung kontra. Kita harus mengatur audiens agar tetap tentram karena hal tersebut juga di luar kendali jadi sebisa mungkin kita juga memfilter komentar yang sekiranya tidak baik," ucap Nuaimah.
Berkaitan dengan respon audiens terhadap kegiatan lembaga, Ketua LPM Orange UNTIRTA periode 2024-2025, Muhammad Alvin, mengungkapkan bahwa setelah kegiatan internal dan eksternal Humas LPM Orange UNTIRTA dilaksanakan, para anggota dalam lembaga saling melakukan kegiatan evaluasi rutin untuk meningkatkan kinerja.
"Evaluasi sih pasti ada ya karena kan itu bisa dijadikan acuan untuk lebih baik lagi di kegiatan selanjutnya. Lalu kita juga ada Divisi Redaksi yang mana tugasnya mengevaluasi segala kegiatan dan konten-konten yang telah dibuat. Biasanya diskusi di akhir kegiatan sih dan ditanyain tiap anggota yang merasa ada kekurangan apa. Ketika terjadi hal yang sekiranya tidak diinginkan, hal tersebut akan dikomunikasikan kembali dengan OC maupun SC Orange", ucap Alvin.
Meski demikian, berkaitan dengan tahap outcome mengenai dampak, diketahui kegiatan internal dan eksternal Divisi Humas LPM Orange UNTIRTA pun menunjukkan dampak yang positif kepada audiens, terutama terkait wawasan baru.
"Audiens yang pasti mendapatkan informasi terbaru ya. Mungkin ada audiens yang tidak terlalu update dan mengikuti berita terkini dan dengan follow LPM Orange mereka mendapatkan informasi terbaru baik berita di lingkungan kampus maupun berita nasional & internasional," tutur Alvin.
Berdasarkan pada hasil wawancara, komunikasi internal dan eksternal yang dilakukan oleh Humas LPM Orange UNTIRTA dapat dikatakan sudah cukup baik. Hal ini dapat dibuktikan dari pelaksanaan kegiatan Humas yang dieksekusi bertahap sesuai prosedur, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga evaluasi. Selain itu berdasarkan teori The Pyramid of PR Research, pada tahap input LPM Orange memiliki media dan konten yang tepat menjangkau target audiens, pada tahap output hasil kegiatan serta proses pelaksanaannya teratur, dan terakhir pada tahap outcome dampak komunikasi nya pun positif.
Namun menyaring dan mengelola isu kontroversial yang akan dijadikan konten merupakan tantangan yang memang harus dihadapi oleh Humas LPM Orange UNTIRTA. Hal tersebut pun menjadi catatan pengauditan yang penting untuk diperhatikan dan diperbaiki oleh lembaga, sehingga kedepannya kinerja LPM Orange UNTIRTA, terutama pada Divisi Humas, dapat terus meningkat dengan hasil sesuai tujuan lembaga.
