SOP Kurang Detail dan Kesalahan Material: Dua Penyebab Utama Over Budget di Proyek Anda ?!

Oleh. Hadian M. Irfani

Overbudget pada proyek sering kali menjadi momok yang menakutkan bagi para manajer proyek. Biaya yang lebih tinggi dari perkiraan awal tidak hanya mengurangi laba perusahaan, tetapi juga bisa menurunkan reputasi perusahaan di mata klien. Dalam artikel ini, kita akan membahas dua penyebab utama overbudget dalam proyek, yaitu SOP yang kurang detail dan kesalahan material.

Pertama-tama, Standar Operasional Prosedur (SOP) yang kurang detail dapat menyebabkan berbagai masalah selama proses pelaksanaan proyek. SOP yang tidak mendetail akan menyulitkan tim proyek dalam memahami langkah-langkah spesifik yang harus diikuti. Akibatnya, pekerjaan yang dilakukan bisa tidak sesuai dengan rencana, menyebabkan peningkatan waktu dan biaya yang tidak terduga.

Selain itu, perubahan desain dan struktur yang sering terjadi karena permintaan konsumen juga merupakan faktor yang berkontribusi pada overbudget. Tanpa SOP yang jelas dan detail, setiap perubahan kecil pun bisa menyebabkan perluasan lingkup pekerjaan yang pada akhirnya mempengaruhi waktu dan biaya proyek. Kejelasan dalam SOP sangat penting agar tim proyek bisa mengikuti prosedur dengan akurat dan efisien.

Salah satu kesalahan yang paling sering terjadi di bagian material adalah kesalahan perhitungan. Kesalahan dalam menghitung jumlah dan jenis material yang dibutuhkan bisa berakibat fatal. Material yang terlalu banyak akan meningkatkan biaya inventarisasi, sedangkan material yang kurang akan menunda proyek, memaksa tim untuk memesan ulang dan menunggu kedatangan bahan yang dibutuhkan.

Overproduction atau produksi berlebihan juga menjadi masalah besar dalam manajemen proyek. Material yang diproduksi berlebihan bukan hanya meningkatkan biaya, tetapi juga membutuhkan ruang penyimpanan tambahan dan perawatan yang lebih intensif. Produksi yang tidak sesuai dengan kebutuhan proyek pasti akan mengarah ke pemborosan sumberdaya yang pada akhirnya berkontribusi pada overbudget.

Sumber: researchgate.net (Fishbone Diagram faktor penyebab keterlambatan proyek)

Lingkungan kerja juga memainkan peran penting dalam kelancaran proyek. Ruangan yang beratap asbes misalnya, bisa menyebabkan suhu panas yang berlebihan, sehingga tidak nyaman untuk bekerja. Kondisi lingkungan yang tidak ideal ini bisa menurunkan produktivitas tim dan meningkatkan biaya pengelolaan lingkungan yang sebelumnya tidak terduga.

Kurangnya ruangan juga menjadi isu yang tidak bisa diabaikan. Jarak antar mesin yang terlalu dekat bisa menyebabkan keterbatasan ruang gerak bagi pekerja. Hal ini tidak hanya mempengaruhi efisiensi kerja, tetapi juga bisa meningkatkan risiko kecelakaan kerja yang tentu memerlukan biaya tambahan untuk penanganan dan kompensasi.

Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan komponen penting dalam keberhasilan sebuah proyek. Human error, seperti: kesalahan dalam pengukuran, bisa terjadi jika SDM kurang terlatih atau tidak berpengalaman. Kesalahan-kesalahan ini tidak hanya menunda proyek, tetapi juga bisa memerlukan perbaikan berulang yang meningkatkan biaya.

Kurangnya SDM juga menjadi masalah signifikan. Jika tim proyek tidak cukup besar atau tidak memiliki keahlian yang diperlukan, pekerjaan akan membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan, yang berarti biaya tenaga kerja akan meningkat. Rekrutmen mendadak untuk menambah SDM juga akan meningkatkan biaya dan memperlambat proses adaptasi.

Keterlambatan proyek sering kali menjadi konsekuensi langsung dari masalah-masalah yang telah disebutkan. Keterlambatan ini bukan hanya berdampak pada biaya operasional yang meningkat, tetapi juga bisa menimbulkan penalti dari klien yang kecewa. Semua faktor ini saling berhubungan dan berkontribusi pada overbudget proyek.

Pada akhirnya, penting bagi setiap perusahaan untuk memperhatikan detail SOP dan memastikan perhitungan material dilakukan dengan akurat. Lingkungan kerja yang kondusif dan SDM yang kompeten juga harus menjadi prioritas untuk memastikan proyek berjalan sesuai dengan rencana. Dengan demikian, risiko overbudget bisa diminimalisasi dan proyek dapat diselesaikan tepat waktu serta sesuai anggaran. Wallahu A'lamu Bishshawwab.

Bekasi, 11 Agustus 2024