Siap Hadapi Era Digital, Mahasiswa KKN UM Gelar Pelatihan Pengarsipan Digital

Probolinggo - Kuliah Kerja Nyata (KKN) Universitas Negeri Malang di Desa Warujinggo Kecamatan Leces, Kabupaten Probolinggo mengadakan Program Kerja, Rabu (23/06) di Balai Desa Warujinggo.

Salah satu program kerja yang menarik bagi perangkat desa khususnya bagian pelayanan adalah pengarsipan digital, dimana program tersebut merupakan program yang diberikan langsung secara inisiatif oleh Pihak Mahasiswa KKN 2021 untuk memudahkan administrasi data kependudukan khusus untuk Desa Warujinggo.

Penerapan metode pengarsipan secara elektronik di dalam sebuah Instansi sangat diperlukan untuk mendukung kegiatan inventarisasi data, sehingga pekerjaan pengarsipan menjadi semakin efektif dan efisien dalam pengelolaannya. Penerapan arsip digital tersebut dilakukan di kantor Desa Warujinggo, Kecamatan Leces, Kabupaten Probolinggo.

Penerapan arsip digital dilakukan oleh mahasiswa KKN Universitas Negeri Malang (UM) Desa Warujinggo 2021 atas inisiatif dari mahasiswa mengingat proses pengelolaan arsip di desa tersebut dirasa masih kurang efektif dan belum sistematis. Maka dari itu, mahasiswa KKN UM Desa Warujinggo yang pada program kerja tersebut dengan penanggung jawab Gita Widyanti Ramadhani (mahasiswa S1 Manajemen) dan Afidah Yeti Sholehah (mahasiswa S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran) berupaya membantu perangkat desa khususnya bagian pelayanan untuk menerapkan sistem arsip digital tersebut dalam pengelolaan arsip, sehingga kegiatan inventarisasi data lebih efektif, efisien, dan mengikuti perkembangan teknologi yang ada.

Gambar 2. Foto bersama Mahasiswa KKN UM dengan Perangkat Desa Bagian Pelayanan

Sistem arsip digital diprogram atau dibuat dengan metode pengelolaan arsip yang mutakhir, mulai dari proses input data arsip masuk/keluar misalkan berupa : buku agenda surat masuk/keluar; rekap surat masuk/keluar; rekap buku agenda; rekap peminjaman arsip; dan  beberapa opsi pengaturan lainnya.

Semoga kedepannya dengan diberikannya sosialisasi dan penerapan arsip digital, perangkat Desa Warujinggo dapat mengelola arsip dengan metode yang lebih baik, efektif dan efisien serta bisa akrab dengan teknologi digital yang dimanfaatkan untuk proses pengelolaan sistem kearsipan yang ada di desa.