Sistem Pemrosesan Transaksi didesain untuk mendorong kontrol dan keseimbangan dalam prosedur organisasi untuk memperoleh layanan dan barang. Sistem ini memiliki tugas untuk mengkoordinasikan distribusi dan inventaris produk serta pengelolaan transaksi rekening pembayaran, pemrosesan penggajian, dan penjualan.
Sistem Pemrosesan Transaksi memiliki beragam fungsi seperti mencatat dan memproses data yang diperoleh dari transaksi bisnis, contohnya yaitu:
- Pembayaran upah atau gaji karyawan (payroll)
- Mencatat pembelian yang dilakukan oleh pelanggan (order entry and processing)
- Menghasilkan faktur (invoicing)
- Mengelola persediaan barang dagang (inventory management)
- Mengirim barang dari perusahaan sampai diterima oleh konsumen (shipping)
- Mengelola database dan tagihan konsumen (account receivables)
- Melakukan koordinasi pembelian barang kepada konsumen (purchasing)
- Menerima atau mengembalikan barang/retur dari supplier ataupun konsumen (receiving)
- Mengelola pembayaran tagihan kepada supplier (account payable)
- Menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan (financial reports)
Mengapa Sistem Pemrosesan Transaksi Penting?
Sistem Pemrosesan Transaksi penting karena sistem tersebut memiliki tujuan utama yaitu untuk melacak arus transaksi yang terjadi dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
Sistem Pemrosesan Transaksi sangat membantu dalam tiga bidang, yaitu:
- Fungsi runtime > Lingkungan eksekusi dengan waktu respons tinggi, keandalan eksekusi, dan keamanan data.
- Fungsi administrasi sistem > Dukungan administratif diperlukan untuk mengelola transaksi.
- Fungsi pengembangan aplikasi > Dukungan untuk merancang dan mengelola pengguna.
Berikut ini merupakan beberapa fungsi dari Sistem Pemrosesan Transaksi:
- Mencatat setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan, tidak hanya transaksi jual beli, tetapi juga berbagai perubahan data, misalnya perubahan harga jual barang dagang.
- Menangkap, mengolah, dan memperbaharui database yang diperlukan untuk mendukung kegiatan rutin harian perusahaan
- Menyediakan informasi atas kegiatan operasional dengan akurat dan tepat waktu.
- Meningkatkan performa atau kecepatan kinerja dan layanan perusahaan yang berujung pada meningkatnya kepuasan pelanggan.
Beberapa karakteristik yang dimiliki oleh sistem pemrosesan transaksi adalah:
- Volume data yang diproses relatif sangat besar
- Memiliki kapasitas penyimpanan data (database) yang besar
- Memerlukan kecepatan pengolahan agar data yang banyak bisa diproses dalam waktu singkat
- Menggunakan sumber dan menghasilkan data secara internal
- Pengolahan dilakukan secara periodik (harian, mingguan, bulanan, dsb)
- Terstruktur (format data menurut suatu standar)
- Komputasi tidak terlalu rumit
Atribut Sistem Pemrosesan Transaksi
- Kontrol Akses > TPS umumnya memiliki fitur yang hanya mengizinkan pengguna yang berwenang untuk mengakses sistem. Dengan demikian, setiap pengguna yang tidak sah tidak dapat membuat perubahan pada sistem atau mengakses sistem. Fitur kontrol akses ini mengarah pada keamanan TPS.
- Equivalance > TPS menyediakan format yang mirip dengan penggunanya untuk entri data sehingga efisiensi pengguna meningkat dan efektivitas sistem secara keseluruhan juga meningkat.
- Pemrosesan Cepat > Persyaratan awal adalah bahwa TPS harus dapat memproses transaksi besar dalam waktu yang sangat singkat dan efisien. Kita tahu jumlah transaksi yang terjadi di perusahaan besar sangat banyak dan menuntut kecepatan. TPS harus mampu menjawab tantangan tersebut sehingga dapat menangani sejumlah besar transaksi tanpa kegagalan.
- Keandalan > TPS harus stand by selama 24 jama baik pada siang dan malam. Sehingga kita dapat percaya bahwa sistem ini aman dan bebas dari kesalahan.
Kekurangan Sistem Pemrosesan Transaksi
- Biaya Awal Tinggi > Biaya setup awal TPS tinggi. kita harus membeli lisensi untuk software TPS serta perlu membeli komputer, kamera, dan perangkat pendeteksi harga.
- Tidak Kompatibel > Terkadang perangkat lunak dan perangkat keras memiliki masalah kompatibilitas, dimana beberapa perangkat keras memiliki masalah driver.
- Kelebihan Beban > Terkadang terjadi jumlah transaksi yang tinggi di TPS sehingga memperlambat sistem atau berhenti bekerja. Pengguna harus memiliki koneksi internet yang tinggi untuk menggunakan TPS.
Bagaimana tahapan dan cara kerja Sistem Pengolahan Transaksi pada aktivitas keuangan?
TPS merupakan sistem informasi yang akan menyimpan, mengumpulkan, mengambil, dan mengubah data transaksi untuk suatu organisasi. Sistem ini juga akan mencoba menawarkan waktu respons yang dapat diprediksi untuk permintaan yang dapat diprediksi, terutama untuk pemrosesan secara real-time. Oleh karena itu, sebagian besar transaksi akan berlangsung secara singkat, sedangkan aktivitas untuk setiap transaksi akan diprogram jauh sebelumnya.
