Tips Menjadi Moderator Zoom Gratisan

Mungkin anugerah, ya, kalau aku dilahirkan sebagai orang yang cerewet, supel, berani dan rame orangnya. Bisa saja ini adalah keturunan dari almarhum bapakku yang memang pandai bicara, ditambah status pamedarsabda dan pranatacara bahasa Jawa. 

Beliau juga pernah mendapatkan Doktor Honoris Causa dari Global University di Jakarta. Jangan tanya aku apa itu diakui DIKTI ya. Nanti jadi sensi. 

Lanjut tentang soft skill berbicara di muka publik. Ini ternyata menjadi pekerjaan yang aku tekuni selama 11 tahun. Tepatnya di Radio Jatayu 103 FM Semarang, lalu Radio Smart 93,55 FM Semarang. 

Kesenangan berbicara itu juga nggak hanya berlaku dalam bahasa Indonesia tapi juga bahasa Inggris. Nggak heran aku ikut banyak lomba pidato dalam bahasa Inggris, menang 5 kali. Sangat membekas ketika aku harus berbicara dalam bahasa Inggris di kampus Politeknik D1 UNDIP Semarang, di mana paling tidak 500 orang mendengarkan aku di atas podium. 

Nggak ada yang namanya demam panggung, padahal itu bukan bahasa ibuku.

Kemudian, aku bergabung dengan LSM internasional tahun 1998, namanya Indonesia International Workcamp. Di sana, aku berangkat ke 10 negara di mana aku mewakili banyak pertemuan internasional yang mengharuskan aku berbicara dengan orang asing dari seluruh dunia. 

Ngilu rasanya tiap hari harus berpikir dan mengeluarkan kalimat bahasa asing, karena aku orang Jawa, ya terbiasa pakai bahasa ngoko setiap harinya. Betul? Mau salto.

Waktu aku sudah lulus kuliah S1 tahun 2000, talenta berbicaraku makin diuji karena aku jadi dosen, yang kata temenku se-gang "ngomongnya sak dos, gajinya sak sen." Aku harus banyak menerangkan kepada mahasiswa, seolah aku tahu semuanya. Lelah, lelah sudah. Jadi dosen zaman itu memang pengabdian. Semoga menjadi pahala, ibadahku untuk akherat nanti, ya Allah.

Tips Menjadi Moderator Zoom Gratisan

Nggak nyangka, sekarang sudah tahun 2024. Sejak tahun 2020 pada saat corona, aku menjadi salah satu dari sekian banyak moderator di acara Kotekatalk melalui zoom di Komunitas Traveler Kompasiana. 

Ada mas Ony, mbak Siti dan beberapa saweran dari mahasiswa yang universitasnya menjadi partner kerjasama dengan Koteka dalam Kotekatalk. Sampai minggu kemaren, sudah ada 196 kali zoom. Paling enggak 99% aku yang jadi moderator. 

Admin Koteka sekarang adalah Siti Asiyah, Palupi Mustajab dan aku. Kalau kita bertiga berunding siapa yang bisa jadi moderator, semua nudingnya ke aku. Jiahhhh ... 

Memang masing-masing dari kami punya tugas berbeda. Mbak Siti bagian dokomentasi dan arsip, mbak Palupi bagian kegiatan offline karena ada di Jakarta, aku bagian lobby nasional dan internasional serta kegiatan online.

 Ya, sudah memang akunya yang biasa jadi moderator dan yang punya banyak waktu dibanding kedua admin. Lantas apa saja tips yang bisa aku bagikan selama pengalamanku menjadi moderator Kotekatalk sebanyak setidaknya lebih dari 100 kali?

1. Menggunakan aplikasi zoom gratis 40 menit atau pinjam

Selama dua tahun (2020-2022) Koteka mendapatkan sponsor dari SGGP sekolah diplomat di Bogor di mana mas Ony Avrianto yang dulu pernah menjadi salah satu adminnya menjabat sebagai CEO. Tahun 2022-2023, Koteka mendapat sponsor dari langganan zoom mas Ony pribadi. Keren, ya. Ini pasti pahala, ya mas, inshaallah. 

Karena sakit, mas Ony mengundurkan diri sebagai pengurus di Koteka. Oleh sebab itu, aku memutar otak. Bagaimana ya, supaya Kotekatalk tetap hidup dan zoom Koteka tetap menyala? Mbak Siti mau bayar bulanannya, tapi kan kasihan, nanti dia nggak bisa beli roti untuk 3 anaknya? Ah, menyusahkan orang. 

Aku menolak dan memilih memakai zoom gratisan, 40 menit. Jika mengundang dubes atau narsum penting, kami kerjasama dengan universitas atau rekanan, memakai account zoom mereka. Hore, gratis!

Aku login zoom dengan akun gmail Koteka. Sehingga nanti, otomatis statusnya di layar adalah Koteka. Membuat linknya, biasa aku ubah-ubah sesuai tanggal acara. Lama-lama aku pikir repot juga, ya? Akhirnya aku buat dengan link yang sama. Lebih praktis. Link baru diganti dengan akun pribadiku, jika aku berada di luar negeri. Sehingga aku pakai zoom dengan HP. 

Solanya, laptop nggak kebawa, jadi nggak bisa buka akun Koteka.  Atau baru ganti link lain lagi, ketika ada rekanan yang bersedia sponsor link lebih dari 40 menit. Dalam Kotekatak-188 misalnya, dari Abang Express. Lantas karena ada gangguan, diganti dari Bavaria Akademie.

2. Meminta CV sebelum hari H

Menjadi narasumber pastilah sebuah personal branding yang baik. Untuk itu, menurutku penting banget untuk mengenalkan narsum. Untuk itu, aku biasa menanyakan daftar riwayat hidup singkat. Kalau bingung, biasa aku kirim contohnya ke narsum. Kalau dikasih CV berbahasa Inggris, kita harus menterjemahkannya, supaya nanti waktu dibaca saat zoom, nggak keseleo. 

Waktu Kotekatalk-188, aku mendapatkan CV berbahasa Inggris. Walau aku bisa bahasa Inggris, pernah kuliah dan mengajar bahasa Inggris, rasanya memang paling enak membaca dalam bahasa Indonesia. 

Hehehe. Untuk CV narsum, bisa dibagikan di  kolom chat zoom. Bagi peserta yang tertarik untuk nanti menghubungi narsum melalui email, dan peserta yang ingin menuliskan reportase zoom di Kompasiana.com, ini sangat berguna.

3. Menyebarkan informasi zoom lewat medsos

Agar banyak yang ikut, peran medos sangat penting untuk mendukung acara zoom. Beruntung Koteka punya group WA zooming yang anggotanya 147 orang, di mana aku  bisa mengirim flyer dan undangan link di sana. Ada juga group admin komunitas di Kompasiana dan group  WA 250+Kompasianer aktif. Selain itu, melalui akun Koteka di TEMU Kompasiana, aku membuat artikel pengumuman secara tertulis, termasuk review dari zoom sebelumnya.  

Penyebaran dilanjutkan di flyer di insta story dengan tag peserta aktif dan beberapa komunitas rekanan Koteka, menjadi media yang bagus. Facebook dan Twitter Koteka juga beberapa kali digunakan. 

Tak kenal, memang tak sayang. Karena Kotekatalk-188 kolaborasi, jadi tambah luas penyebarannya. Bahkan sampai ke Indonesia. Banyak peserta dari UMKM seluruh Indonesia yang akhirnya hadir. Termasuk dari peserta didik kursus bahasa dari Bavaria Akademie. Seru. 

4. Memberi gambaran pertanyaan yang akan dilontarkan

Menghindari kikuk, aku biasa mengontak narasumber dan chat sebentar. Nggak perlu panjang-panjang, ngganggu malah. Takut dikira SKSD, sok kenal sok dekat. Di sana, aku juga menuliskan daftar pertanyaan. Sehingga narsum nanti akan bisa berfantasi, jawaban apa yang paling tepat. Pertanyaan dikaitkan dengan tema yang diambil, situasi narsum terkini dan wisata. 

Pertanyaan tidak perlu banyak, bukankah waktunya hanya 30 menit? Ini biasanya aku lakukan kalau narsum tidak akan menyiapkan presentasi PPT atau canva. Dalam Kotekatalk-188 berbeda, nggak ada batasan waktu presentasi, alias mengalir.

5. Tek tokan kostum

Khusus untuk narsum yang kenal secara pribadi, aku biasa janjian. Misalnya, "pakai kebaya merah, yuk" atau " pakai rok batik, ah" dan sejenisnya. Walau zoom gratisan dan tingkatnya komunitas, aku pikir, penampilan tetap perlu diutamakan. Jangan pakai kaos oblong, jangan biarkan rambut awut-awutan, jangan biarkan bibirmu pucat. Hahaha. 

Saking semangatnya, aku pernah dandan kayak pengantin Jawa karena narsumnya orang asing yang suka dengan kostum unik orang Indonesia. Asal nggak tiap hari, dah. Merias  wajah, aku butuh 15-30 menit. Untuk tema-tema tertentu, aku mengenakan kebaya. Selain itu, warna-warna cerah aku pilih karena ternyata untuk dokumentasi, bagus. Dalam Kotekatalk-188, aku mau ngakak karena ketika janjiannya kebaya merah, yang keluar kebayanya warna-warni. Ya, sudah, bhinneka tunggal ika.

6. Mengecek suara dan video narasumber

Narsum memang beda-beda. Ada yang demam panggung, banyak yang nggak. Sebagai moderator, wajib hukumnya membantu narsum untuk tampil prima. Karena kesuksesan narsum juga kesuksesan moderator. 

Setuju? Biasanya aku tek-tokan narsum melalui WA supaya masuk ke link zoom tepat waktu. Nah, begitu dibuka pukul 16.00 WIB Jakarta, aku meminta narsum untuk mengecek video dan suaranya. 

Kadang ada yang bingung kok ada gambar nggak ada suaranya. Lantas aku informasikan untuk memencet tanda microphone di bagian bawah kiri. Jika tanda silang merah sudah hilang berganti hijau, artinya suara bisa keluar. Sedangkan gambar yang nggak keluar karena gambar video di sebelahnya, masih ada tanda silang. 

Kadang ada juga gangguan jika internet tidak bagus, jadi walau gambar video sudah tidak ada tanda silang merah, gambar narsum tetap ngabur, nggak ada orangnya. Untung nggak ada hantu. Di Kotekatalk-188 nggak ada gangguan kayak narsum terputus atau gimana, karena memang internet Jerman nggak lelet.

7. Mengganti background

Kayaknya seru kalau background layar kita bukan kamar yang berantakan, bukan kaleng roti yang berserakan dan lain-lain yang nggak sedap dipandang mata. Bisa saja "blur" sehingga penampakan itu buram, tapi menurutku, background dari flyer lebih utama. 

Ini juga sebagai niatan bahwa zoom gratisan ini juga serius. Digarap dengan energi positif yang dilahirkan dari pikiran dan hati yang baik. 

Background flyer acara juga menjadi penyemangat, kan ada gambar narsum dan aku selaku moderator, termasuk rekanan yang terlibat dalam zoom. Indahnya networking! Di Kotekatalk-188 ini ada Diaspora 5 Benua, Bavaria Akademi dan Abang Express. Rame, euy!

8. Pencahayaan yang cukup

Kamar komputer yang aku gunakan untuk zoom kecil dan penuh. Lampunya ada di tengah ruangan, sehingga cahayanya ada di punggungku dan silau di kamera laptop. Makanya, aku matikan. 

Sebagai ganti pencahayaan yang bagus, aku pasang lampu meja belajar di atas meja yang ada rak atas. Aku taruh di atas rak. Jadinya, cahaya menerangi wajahku. 

Glowing! Kalau musim panas, cahaya dari jendela kaca di sebelah kanan sangat menyilaukan, jadi aku tutup dengan korden atau gerai otomatis. Jangan lupa meletakkan kamera atau laptop dengan posisi yang lurus. 

Nggak asyik kalau melihat rongga hidungku yang kayak colokan, sebab kamera mengarah dari bawah ke atas. Kamera harus lurus ya, dengan mata, supaya syantik.

9. Membuat catatan di atas kertas

Catatan kalimat bagaimana membuka acara, dulu aku lakukan di awal-awal zoom Koteka. Karena sudah terbiasa, aku sudah hafal. Jadi urutannya, mulai dari salam pembuka, pengucapan selamat datang kepada narasumber dan peserta, sampai mempersilakan narsum untuk menyampaikan presentasinya,  forum tanya jawab, foto bersama, hingga penutup.  

Catatan informasi penting yang disampaikan narsum akan disampaikan kepada peserta sebelum menutup acara. Catatannya, bersifat penting, singkat dan padat. Saat mencatat memang harus cepat dan konsentrasi penuh. Mencatatnya dengan menggunakan singkatan seperti u/ = untuk, yg = yang, supaya lebih cepat menulisnya. 

Ternyata baru sadar, kalau zoom sudah ditutup, bisa bilang "tulisannya, kok kayak cakar ayam.?" Hahaha. Dalam Kotekatalk-188, aku sempat malas mencatat. Akhirnya, aku foto presentasi penting dengan HP. Sehingga nanti tinggal aku geser.geser ketika akan membacakan catatannya. Cerdik, kan.

10. Mengganti host

Zoom gratisan, hostnya hanya satu. Kalau yang langganan bisa ada host dan co-host. Jangan khawatir, kalau sebagai moderator aku harus mengubah narsum jadi host, ternyata aku bisa mengembalikan posisiku sebagai host lagi entah aku lakukan sendiri atau dari narsum. Penggantian narsum jadi host, supaya host bisa sharing PPT,  Canva, foto atau video. 

Menurutku, enak aku yang sharing karena aku  bisa mengendalikan narsum dalam presentasi. Supaya nggak kepanjangan, waktunya takut habis. Dalam Kotekatalk-188 ini lain, waktunya 3 jammmmm. Ini pertanda baik, saking antusiasnya peserta dari Indonesia yang ingin mengetahui bagaimana pengiriman produk UMKM bisa diterima di Jerman dan luar negeri lainnya.

11. Mengatur waktu dengan baik

Menggunakan zoom gratisan, awalnya memang panik. Cepat sekali, ya? Ketika sudah ada di menit ke-30 sudah ada peringatan. Waktu tinggal 10 menit lagi. Alhamdulillah sekarang sudah terbiasa. 

Jadi intinya, kalau ada PPT, dari awal kita sudah memberitahukan narsum untuk tidak membuat PPT dengan banyak halaman. Lima halaman untuk penjelasan yang panjang. 10-20 halaman untuk cerita yang singkat, cepat, padat dan berisi. 

Karena waktu zoom gratisan hanya 40 menit, aku terbiasa membaginya menjadi: 30 menit presentasi atau tanya jawab dengan narsum, 8 menit untuk menjawab pertanyaan peserta dan 2 menit untuk membacakan catatan penting dari pembicaraan sebelum ditutup. 

Kalau nggak disiplin begini, jadinya berantakan. Aku pikir, walaupun Koteka itu hanya komunitas yang memang didasarkan atas suka rela, harus tetap rapi. Eaaaa. Dalam Kotekatalk-188 ini aku punya pengalaman, susah untuk memotong pembicaraan salah satu narasumber. 

Sudah aku potong beberapa kali tapi tetap ngalir. Ya, ampun. Sampai aku menghubungi lewat WA tapi nggak berhasil. Aku merasa gagal. Ini pelajaran berharga. Lain kali memang harus didiskusikan dari awal. Dijanji.

12. Jangan lupa menyimpan rekaman

Dari awal dimulainya zoom, tekan tombol rekaman. Jika di bagian kiri atas layar sudah ada tanda  lingkaran merah, perekaman sedang berlangsung. Pada akhir acara, biasanya akan dikonversi. Jangan diputus proses ini. Tunggu dengan sabar sampai 100%. 

Setelah itu, pilih folder mana yang dituju. Aku biasa memilih hard drive  khusus untuk Koteka, bukan di hard drive pribadi atau tidak juga di dalam laptop. Selain memorinya banyak, supaya penyimpanannya rapi. Biasanya akan tertulis dengan nama penyimpanan zoom berdasarkan tanggal.

 Nanti bisa diganti, kok. Rekaman biasa aku edit lagi untuk dimasukkan youtube. Akhir-akhir ini lagi susah waktunya, jadinya macet. Ang-ang-ang. Karena dalam Kotekatalk-188 menggunakan zoom gratis dari rekanan, aku harus meminta izin mereka untuk mendapatkan video hasil rekaman. Ini memakan waktu lama. Apalagi, datanya besar.

13. Keep it smile

Apapun yang terjadi, bagaimanapun lelahnya jadi moderator gratisan nggak dihonor, tetap bahagialah dan senyum mengembang. Aura baik ini menjadi personal branding. Mosok jadi moderator cemberut, nanti dikira sakit gigi atau  lagi menstruasi. Lagian, siapa tahu ada yang mencolek jadi moderator dengan honor bagus? Ah, ngarep. Rejeki memang tak lari ke mana....

Eh, ya, aku baru sadarm kalau kita ngomong sambil senyum itu suaranya jadi beda. Lebih bagus, lho. Nggak percaya? Coba, aja.

Ya, sudah, aku mau tidur. Jerman sudah larut malam.

Semoga tips ini bermanfaat bagi kalian yang suka menjadi moderator dengan menggunakan akun zoom gratisan. Selamat berkarya. Salam hangat dari Jerman. (G76)