Digitalisasi di Era "Paperless"

Lembaran-lembaran usang itu melambai lemah terhembus kipas angin yang tak lagi memutar kencang, karena termakan usia. Di sudut perpustakaan yang penuh tumpukan kardus di antara lemari buku berdebu. Ya...perpustakaan Puro Mangkunegaran tengah melakukan upaya penyelamatan dokumen tua dengan mendigitalisasi seluruh lembaran-lembaran  kertas arsip yang mulai bolong dimakan kutu. Bukan soal sekedar kertas tua, bukan sekedar lembaran arsip, lebih dari itu setumpuk kertas tersebut adalah saksi sejarah yang akan menjadi referensi bagaimana kala itu pemerintahan di kota Surakarta, Jawa Tengah, berdiplomasi dengan pemerintah kolonial. 

Lembaran demi lembaran dari mulai bukti transaksi, naskah kuno, dan foto-foto bersejarah, satu persatu dikonversi menjadi digital menggunakan mesin pindai. Bukan tanpa tujuan, karena dokumen-dokumen tua ini kerap dijadikan referensi bagi kalangan-kalangan akademisi dalam rangka penelitian ilmiah. Maka untuk menyelamatkan kertas-kertas tua ini, mengkonversi dokumen menjadi digital adalah sebuah langkah awal agar dokumen yang berbentuk kertas tak melulu diakses, agar tak semakin rusak kondisinya. 

Langkah digitalisasi dokumen memang menjadi kampanye tersendiri di era teknologi digital. Apalagi bagi perusahaan-perusahaan, menyimpan dokumen dalam bentuk hardcopy tentu akan menyusahkan karena membutuhkan ruang yang tak kecil. Bayangkan seluruh arsip dan dokumen perusahaan, mulai dari dokumen keuangan, administrasi, Purchase Order, Invoice, dan lain sebagainya. Terbayangkah seberapa luas ruangan yang dibutuhkan untuk menampung seluruh dokumen tersebut? 

Mengutip survei Association for Information and Image Management (AIIM) kondisi saat ini secara global 31% kantor dipenuhi dengan tumpukan dokumen kertas, 40% data penting perusahaan berbasis kertas dan 56% masih menggunakan tanda tangan di atas kertas

Sebagai contoh, menurut University of Southern Indiana, orang Amerika menggunakan sekitar 680 pound kertas, per orang, per tahun. Ini artinya berjumlah sekitar, 85.000.000 ton kertas atau 2.000.000.000 pohon. Rata-rata rumah tangga Amerika membuang 13.000 lembar kertas. Bayangkan berapa batang pohon yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan kertas di Amerika Serikat, bagaimana dengan negara lain? 

Maka tren saat ini perusahaan-perusahaan sudah mulai melirik untuk mengkonversi dokumennya menjadi digital, untuk meminimalisir ruang yang dibutuhkan untuk menampung dokumen perusahaan. Berbagai aplikasi atau software yang menawarkan untuk mendigitalisasi dokumen perusahaan . Salah satu perusahaan IT dari Jepang, Fujitsu bahkan menawarkan solusi pengelolaan dokumen secara digital. Artinya bukan hanya mengkonversi dokumen menjadi digital, tapi Fujitsu juga membantu bagaimana dokumen digital tersebut dapat dikelola sesuai standar kearsipan di perusahaan. mengkonversi dokumen menjadi digital bukan hanya sekedar mengubah lembaran-lembaran kertas menjadi dokumen digital, namun bagaimana menjadikan dokumen digital tersebut menjadi dokumen yang cerdas, terintegrasi, efisien serta memiliki keamanan dalam satu sistem pengelolaan, adalah hal yang selanjutnya harus dilakukan setelah konversi dokmen menjadi digital. Teknologi ini juga mampu mengurangi seminimal mungkin kompleksitas pengelolaan dokumen yang dilakukan secara manual. 

Solusi pengelolaan dokumen besutan Fujitsu yang diberi nama "Documal" ini tak hanya sebatas bertindak sebagai pengelola dokumen digital. Lebih daripada itu, solusi ini juga  akan mengenali apakah dokumen tersebut adalah surat penagihan, surat kontrak, atau dokumen-dokumen penting lainnya yang memerlukan pemeriksaan, persetujuan, atau hanya untuk didokumentasikan secara digital. 

Documal dengan cerdas juga mampu mengatur pendistribusian dokumen sesuai dengan kewenangan masing-masing. Ini menjadikan dokumen hanya bisa terdistribusi kepada pihak-pihak yang memiliki otoritas. Keamanan menjadi kian terjamin karena dengan pengelolaan yang transparan, maka pencarian, pengaksesan dan pendistribusian dokumen akan dapat terkontrol dengan seksama.

Alur pendistribusian pun tertata dan terkontrol. Fungsi ini akan mempercepat proses pemeriksaan dokumen-dokumen yang memerlukan persetujuan cepat dari pemegang keputusan. Tak akan ada lagi dokumen yang tercecer atau hilang di tengah pemrosesan. Pihak-phak berwenang akan bisa mengetahui status dari dokumen yang sedang diproses.

Sumber: https://www.technia.co.uk  

Pengarsipan data secara digital yang tertata baik dan mudah untuk diakses sewaktu-waktu, juga akan memudahkan pihak-pihak yang berwenang dalam mencari dokumen yang dikehendaki dari perangkatnya masing-masing. Dengan sistem penyimpanan dan pengaksesan berproteksi tinggi, dokumen juga dapat dijamin untuk tidak tercecer, tercuri, atau hilang akibat bencana maupun virus.     

Banyak efisiensi yang dapat direalisasikan oleh penerapan digitalisasi dokumen. Berkaitan dengan pengelolaan data tercetak, merujuk laporan AIIM (Association of Information and Image Management), telah terjadi peningkatan produktivitas sebesar 30% sebagai dampak dari peniadaan komunikasi berbasis cetak atau kertas.

Kompasianival

Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H