Dalam melaksanakan pengadaan barang dan jasa, pemerintah terlebih dahulu melakukan perencanaan pengadaan.
Perencanaan pengadaan dapat melalui swakelola atau penyedia. Penyedia adalah pihak ketiga seperti vendor.
Ada 4 (empat) tahapan yang dilakukan dalam perencanaan pengadaan melalui penyeida.
Pertama, adalah Penyusunan Spefikikasi Teknik/KAK (Kerangka Acuan Kerja). Barang dan jasa diharapkan dapat menggunakan produk dalam negeri, bersertifikasi SNI dan memaksimalkan penggunaan produk industri hijau.
Selain, penyebutan merek dapat dimungkinkan terhadap komponen barang/jasa, suku cadang, bagian dari sistem yang sudah ada, barang/jasa dalam e-katalog, dan barang/jasa pada tender cepat.
Penyusunan KAK paling sedikit berisi uraian pekerjaan, waktu pelaksanaan, spesifikasi teknis jasa konsultasi yang akan diadakan, dan sumber pendanaan beserta total biaya pekerjaan.
Kedua, "Penyusunan Perkiraan Biaya / Rencana Anggaran Biaya (RAB)". Penyusunan RAB merupakan tahap lebih lanjut dari tahap pertama. Spesifikasi Teknis / KAK akan dilanjutkan dengan membuat daftar rincian pekerjaan, menghitung volume tiap-tiap pekerjaan, mendapatkan harga barang / biaya upah, menghitung harga satuan & volume dan menyusun RAB sesuai dengan format yang berlaku.
Ketiga, "Pemaketan Barang / Jasa" dimana pemaketan berorientasi pada keluaran / hasil, ketersediaan barang / jasa, volume barang / jasa, ketersediaan anggaran belanja, dan kemampuan pelaku usaha.
Dan keempat, "Konsolidasi Pengadaan" dimana adalah strategi pengadaan barang / jasa yang menggabungkan paket-paket pengadaan yang sejenis menjadi satu atau beberapa paket yang dilaksanakan secara bersamaan.
Konsolidasi dapat dilakukan pada tahap perencanaan pengadaan, persiapan pengadaan dam persiapan pemilihan penyedia.
