Preservasi Digital sebagai Upaya Menyelamatkan Informasi untuk Masa Mendatang

Siapa sangka ternyata preservasi digital menjadi salah satu upaya dalam menyelamatkan informasi sehingga dapat digunakan di masa depan oleh generasi mendatang. Preservasi digital menjadi sebuah topik menarik yang mungkin jarang sekali orang sadari bahwasanya sebenarnya preservasi memiliki peran yang sangat penting untuk menjaga, melindungi, dan mempertahankan informasi. Dunia yang serba digital menciptakan banyak kemudahan bagi kita dalam memperoleh dan menciptakan sebuah informasi  baik dalam bentuk data, dokumen, file, dan lain sebagainya. Tetapi, mungkin kita sering kali lupa untuk melindungi dan memelihara informasi tersebut khususnya dalam bentuk digital. Padahal dibalik kemudahan tersebut terdapat banyak ancaman yang bisa saja terjadi sewaktu- waktu pada informasi yang kita miliki. Lalu, sudahkah kegiatan preservasi digital ini dilakukan terhadap informasi digital yang dimiliki agar dapat digunakan di kemudian hari?

Berangkat dari era digital yang telah membawa banyak perubahan salah satunya terjadi pada cara kita mengakses, berbagi, dan menyimpan informasi yang mana informasi itu sendiri memiliki peran penting yang dapat bermanfaat bagi segala aspek kehidupan. Era digital saat ini dengan informasi dalam bentuk digital saling terkait dan mempengaruhi satu sama lain. Era digital dibentuk oleh transformasi informasi ke dalam bentuk digital yang ditandai dengan meledaknya volume informasi karena informasi menjadi mudah untuk diciptakan, disimpan, dan disebarluaskan oleh siapa pun, di mana pun, dan kapan pun. Informasi digital diciptakan dengan maksud dan tujuan tertentu sehingga isi di dalamnya memiliki nilai yang bermanfaat bagi organisasi ataupun publik. Nilai tersebut perlu dipelihara dan disimpan dengan baik untuk menghindari penyalahgunaan yang tidak sah, kebocoran data dan privasi, hilangnya informasi tersebut akibat faktor tertentu dan masih banyak lagi. Sehingga dibutuhkan preservasi digital untuk menjawab segala tantangan tersebut. 

Seperti yang disampaikan oleh Russell (1998), preservasi digital merupakan proses di mana data disediakan dalam bentuk digital untuk memastikan koleksi digital tetap dapat digunakan. Banyak sekali cara yang dapat dilakukan untuk memastikan bahwasanya sebuah informasi dapat diakses secara berkelanjutan di masa mendatang. Preservasi digital mengacu pada praktik pelestarian aset digital yang memuat informasi yang dilakukan untuk memastikan sebuah informasi digital tetap utuh, dapat diakses dengan mudah, dan digunakan dalam jangka waktu yang lama. Preservasi digital berfokus mengidentifikasi ancaman yang dapat merusak atau mengancam konten digital yang di dalamnya terdapat informasi bermanfaat dilihat dari nilai sejarah, pendidikan dan penelitian, memori, bukti di mata hukum, dan kepentingan lainnya sesuai dengan tujuan organisasi. Dengan preservasi digital, dapat dipastikan di tengah kemajuan teknologi yang terus berkembang, informasi digital dapat terus bermanfaat walaupun terjadi perubahan format, teknologi, dan versi.

Sehingga, pengguna informasi di masa mendatang dapat menggunakan informasi digital dan terancam dari keusangan dan kerusakan. Untuk bisa melakukan preservasi digital, dibutuhkan teknologi informasi, perangkat lunak, dan tentunya perangkat keras yang mumpuni disertai sumber daya manusia yang kompeten yang dapat mengelola dan melakukan preservasi terhadap informasi digital. Lalu bagaimana praktik preservasi digital ini dapat dilakukan? berikut ini terdapat beberapa cara dalam melakukan preservasi terhadap informasi digital:

Back-up dan replikasi

Back-up dan replikasi merupakan bentuk preservasi digital yang dilakukan dengan membuat salinan data secara berkala dan menempatkannya pada penyimpanan di tempat berbeda. Hal ini dilakukan untuk mencegah risiko hilangnya informasi.

Meta data dan dokumentasi

Membuat meta data deskriptif yang memberikan gambaran dari informasi digital dapat membantu identifikasi dan penyusunan informasi digital sehingga pengguna dapat memahami isi tanpa harus melihat keseluruhan konten dan memudahkan dalam pencarian informasi yang sesuai. Meta data di sini mencakup judul, pencipta, tanggal pembuatan, dan informasi lainnya yang dapat membantu. Sedangkan dokumentasi dapat berupa proses dan langkah selama kegiatan preservasi atau juga mencakup kebijakan dan panduan preservasi.

Pemilihan Format

Diperlukan strategi dalam memilih format file yang digunakan karena dapat mempengaruhi aksesibilitas dan keberlanjutan informasi. Hendaknya dalam memilih format menggunakan jenis format file yang umum dan terbuka untuk menghindari ketergantungan pada teknologi yang cepat usang. Contohnya menggunakan PDF yang dapat diakses di berbagai platform. Tak hanya itu, juga diperlukan migrasi format file ke versi terbaru untuk memastikan aksesibilitas jangka panjang mengingat seiring berjalannya waktu, format file dan teknologi dapat menjadi usang. 

Kebijakan dan standar

Dalam preservasi digital harus memiliki kebijakan dan juga standar yang menjadi pedoman dan aturan yang harus diperbarui secara berkala. Kebijakan dan standar digunakan untuk merencanakan dan melaksanakan kegiatan preservasi digital. Kebijakan harusnya memuat tujuan, visi, misi organisasi dalam melestarikan informasi digital, siapa yang bertanggung jawab, berapa lama informasi tersebut dipertahankan, prosedur keamanan dan perlindungan. Sedangkan standar preservasi memuat standar format dan meta data, kontrol versi, keamanan, pengelolaan risiko, uji coba dan pemulihan bencana.

Sehingga dapat disimpulkan bahwasannya preservasi digital merupakan upaya penting dalam menyelamatkan informasi untuk masa mendatang. Melihat banyaknya tantangan yang mungkin terjadi di era digital tentang pelestarian dan keberlanjutan informasi, preservasi digital menjadi sebuah kewajiban bagi sebuah organisasi agar informasi digital dapat diakses dan digunakan untuk jangka waktu yang lama mengingat nilai dari sebuah informasi dianggap sebagai sebuah aset yang bernilai bagi organisasi. Praktik preservasi digital harus terus dilakukan dan tentunya dibutuhkan sumber daya yang berkualitas yang memang memiliki kesadaran akan pentingnya pelestarian informasi digital.