Selain harus mempunyai mitra lokal, relawan asing juga harus memberikan permohonan tertulis kepada Kementerian Luar Negeri atau Kedutaan Besar masing-masing ketika ingin menjadi relawan.
Adapun tujuan dari syarat ini adalah untuk menjaga supaya koordinasi terjalin dengan tim atau badan Indonesia yang memimpin proses penyelamatan dan pemulihan bukan untuk mencegah relawan asing.
Dalam penanggulangan sebuah bencana, negara yang tertimpa bencana mempunyai  kedaulatan utama dan pertama dalam menanggulanginya. Apabila negara tersebut dalam kondisi tidak mampu (unable) dalam menanggulanginya atau tidak mau (unwilling), maka negara tersebut diharapkan untuk tidak menolak bantuan kemanusiaan yang ditawarkan internasional. Hal ini sesuai the state primary's responsibility principle yang tertuang pada UN Resolution 46/182.
The sovereignty, territorial integrity and national unity of States must be fully respected in accordance with the Charter of the United Nations. Â In this context, humanitarian assistance should be provided with the consent of the affected country and in principle on the basis of an appeal by the affected country.
Dalam hal ini, bantuan internasional yang akan diberikan untuk penanganan sebuah bencana harus didahului izin dari negara yang bersangkutan. Kedaulatan negara dalam hal ini, pada saat keadaan tanggap darurat bencana alam harus dimaknai sebagai tanggungjawab sebuah negara untuk melindungi hak warga negara. Artinya, kedaulatan negara jangan dijadikan sebuah alasan untuk menolak bantuan dan mengesampingkan hak asasi korban bencana.
