Menelisik Penyelenggaraan Abdidaya Ormawa 2024

Abdidaya Ormawa merupakan puncak dari rangkaian Program Penguatan Kapasitas Organisasi Kemahasiswaan (PPK Ormawa). Acara ini diselenggarakan di Universitas Udayana pada 7-9 November, di bawah Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan (Belmawa) Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Republik Indonesia. Acara yang dilangsungkan selama 3 hari ini diikuti oleh 160 tim terpilih dari berbagai perguruan tinggi di Indonesia. Masing-masing tim melakukan serangkaian kegiatan dari Opening Ceremony, Pameran Poster Program, berbagai sarasehan, hingga Closing Ceremony atau yang disebut juga Malam Penganugerahan.

Sebelum lolos ke Abdidaya Ormawa 2024, seluruh tim PPK Ormawa melakukan kegiatan pengabdian kepada masyarakat. Kegiatan tersebut dilakukan kurang lebih 6 bulan sejak pengumuman lolos pendanaan dari Belmawa. PPK Ormawa dilaksanakan setiap tahun dengan tujuan utama meningkatkan kemampuan berpikir, penyelesaian masalah, kerja sama tim, kreativitas, serta memupuk rasa kepedulian kepada permasalahan yang ada di masyarakat. Melalui program ini, berbagai organisasi kemahasiswaan berlomba memberikan kontribusi bagi masyarakat dengan inovasi dan kebaharuan dalam bidang pengabdian masyarakat.

Penyelenggaran Abdidaya Ormawa 2024 di Universitas Udayana termasuk dalam perhelatan skala nasional. Perhelatan ini melibatkan berbagai pemegang kepentingan. Mulai dari kementerian, perguruan tinggi, akomodasi, hingga UMKM di sekitar kampus. Masing-masing pihak melakukan fungsinya untuk meramaikan dan menyukseskan perhelatan Abdidaya Ormawa 2024.

Berbagai gedung dan lapangan di kawasan pusat Universitas Udayana digunakan sebagai tempat penyelenggaraan acara-acara. Tempat-tempat ini dapat ditempuh dengan berjalan kaki karena cenderung berbedakan. Meskipun begitu, tidak terdapat penanda fisik di sekitar lokasi sehingga peserta hanya bisa mengandalkan denah digital yang diberikan melalui laman resmi. Beberapa lokasi yang digunakan antara lain Gedung Widya Sabha, Lapangan Gedung Rektorat, Lapangan Parkir Gedung Rektorat, dan Gedung Perpustakaan Pusat.

Opening Ceremony dan Closing Ceremony dilangsungkan di Gedung Auditorium Widya Sabha. Gedung ini dapat menampung hingga 3500 orang. Selama kedua tersebut acara berlangsung, penyelenggara sesekali memutar video mengenai informasi gedung, fasilitas yang tersedia, dan evakuasi kebencanaan. Suasana yang ditonjolkan dalam acara dibuat semi formal, modern, dan dipadukan dengan kebudayaan lokal Bali. Namun, alur masuk peserta tidak diatur sepenuhnya. Hanya perwakilan peserta yang berada di lantai dasar gedung yang melalui pendaftaran dan pengecekan. Sementara itu, di bagian tribun lantai 2 dan 3 peserta berebut mendapatkan kursi. Tidak ditetapkannya jam buka gerbang tribun yang pasti juga menimbulkan penumpukan peserta di depan gerbang. Penyelenggara beberapa kali keluar masuk melalui gerbang tribun tetapi tidak memberikan keterangan yang pasti sehingga memicu keramaian. Hal ini sangat disayangkan karena penguasaan keramaian atau crowd control tidak dilakukan dengan baik. Selain itu, terdapat salah satu peserta yang mengalami gangguan kesehatan saat mengikuti acara Closing Ceremony. Namun, tim medis cenderung lambat dan tidak memiliki inisiatif yang cukup. Ambulan yang berada di depan gedung juga terkunci dan tidak diketahui di mana penyelenggara yang bertanggung jawab untuk itu. Oleh karena itu, penanganan berlangsung di selasar gedung dan mengundang keramaian. Hal ini seharusnya menjadi yang diutamakan terutama bagi perhelatan yang mengundang banyak orang.

Pameran Poster Program berlokasi di Lapangan Gedung Rektorat Universitas Udayana. Pameran diselenggarakan di dalam tenda temporer yang hanya memiliki 1 akses pintu untuk masuk dan keluar. Penyelenggara menyediakan partisi dan meja untuk dihias oleh peserta dengan berbagai catatan agar dekorasi tidak merusak properti yang ada. Perwakilan peserta yang diperbolehkan masuk hanyalah 2 orang setiap tim sehingga banyak anggota tim yang bergantian menghias pameran. Di dalam area pameran hanya terdapat beberapa kipas listrik dan tidak menjangkau keseluruhan. Hal ini menyebabkan ruangan pameran terasa panas dan membuat berkeringat. Terdapat beberapa komplain dari peserta agar beberapa bagian tenda dibuka agar udara dapat masuk ke area pameran. Selain itu, terdapat permasalahan lain pada persiapan pameran. Jadwal yang dibagikan kepada peserta sempat berubah saat Opening Ceremony berlangsung dan menyebabkan banyak peserta keluar dari acara pembukaan untuk menyelesaikan pameran. Hal ini dikarenakan jadwal clear area pameran yang berubah sehingga waktu menghias dipindah bertepatan dengan acara lainnya. Meskipun demikian, penyelenggara memberikan permohonan maaf melalui liaison officer kontingen perguruan tinggi dan mengembalikan jadwal semula.

Workshop Poster (Sumber: Dokumentasi Pribadi)

Terdapat acara Workshop Poster yang diikuti perwakilan tim. Acara tersebut berada di Gedung Perpustakaan Pusat Universitas Udayana. Terdapat alur pendataan yang jelas sehingga seluruh perwakilan tim tidak kesulitan menemukan ruangan acara setelah sampai di gedung. Dalam workshop ini, didatangkan narasumber ahli dalam pembuatan poster. Acara berlangsung formal dengan sesi pemaparan materi dan diskusi. Namun, banner yang terpasang di depan bertuliskan acara yang lain. Penyelenggara tidak mengganti maupun melepas banner yang tidak relevan dengan acara ini.

Seluruh rangkaian kegiatan Abdidaya Ormawa dipublikasi dengan baik di beberapa media. Laman resmi Abdidaya Ormawa 2024 (abdidayaormawa.unud.ac.id) memberikan informasi lengkap mengenai penyelenggaraan kegiatan ini. Mulai dari jadwal acara, lokasi, atraksi wisata di sekitar, akomodasi, galeri foto, hingga sertifikat peserta. Selain itu, di media sosial Instagram (@abdidaya_ormawa), publikasi cenderung lebih informal dan lebih terkini. Penyelenggara membagikan momen dan foto-foto terkini mengenai acara. Keseluruhan publikasi perhelatan ini dilakukan dengan baik dan terstruktur. Branding dari perhelatan ini juga kuat. Seluruh desain pada publikasi menggunakan aset desain yang konsisten. Penggunaan warna biru dan putih serta maskot yang dibuat memberikan kesan bagi peserta maupun orang yang mengikuti perhelatan ini sejak awal.

Penyelenggaraan Abdidaya Ormawa 2024 menunjukkan pentingnya standar dan komunikasi di dalam suatu perhelatan. Terdapat perbedaan perencanaan acara yang membuat perbedaan pada tingkat kepuasan peserta. Kesiapsiagaan juga perlu diperhatikan untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan. Pelatihan bagi setiap panitia maupun sukarelawan juga harus terstandar sehingga kinerja dan pelayanan yang diberikan dapat menyeluruh. Penyelenggara dan berbagai pemegang kepentingan perlu saling berkomunikasi agar terdapat berbagai sudut pandang mengenai perhelatan ini sehingga kekurangan bisa diantisipasi melalui banyaknya masukan. Meskipun demikian, perhelatan ini tetap memberikan kesan bagi setiap peserta. Hal ini karena esensi dari Abdidaya Ormawa 2024 itu sendiri sebagai puncak perjuangan pengabdian kepada masyarakat yang telah dilakukan.