First Impression about Dumas (Seri Magang Kedua ku)

Halo kawan-kawan para pembaca semua. Sudah lama tidak berjumpa dan menemani pembaca sekalian. Maklum semester akhir perkuliahan jadi makin sibuk hampir tak ada waktu nulis but now di waktu luang ini musti nyempetin nih itung-itung nambah waktu produktif.

Jadi, cerita pengalaman awal waktu magang sebenernya sih niatnya pengen ngisi waktu libur aja antara Semester 6 ke 7 saat itu. Apalagi kan sepertinya liburan juga akan berlangsung sangat panjang jadi bisa lah untuk nambah pengalaman. Gada niatan sama sekali untuk magang yang panjang bahkan akhirnya bermuara pada tempat dimana saya sendiri mengambil topik tugas akhir saya nanti, yaitu di Kementerian Sekretariat Negara.

Kementerian Sekretariat Negara? Hmmm pandangan saya merupakan salah satu instansi bergengsi andalan saat ini, dimana Instansi ini dikenal sebagai 'Ring 1' Pemerintahan yaitu dekat dengan kekuasaan sehingga siapapun didalamnya tentu akan berkenaan dengan Presiden saat ini. Yah keren juga jika CV saya menyertakan pengalaman disini, saya mendaftar melalui website yang bernama OLIMPUS yang dikelola oleh Pusat Pengembangan Kompetensi ASN Setneg, dimana unit kerja ini ngurusin pula soal mekanisme pemagangan. Saya terkagum ketika sistemnya juga handal dan transparan lengkap dengan progres sejauh mana proses pendaftarannya. Baguslah itung-itung bebas melalui orang dalem, walau memang mengingat banyak peminatnya tentu akan sangatlah lama. Saya mendaftar bulan  pertengahan Juni namun baru diterima sekitar Agustus akhir.

Olimpus Setneg sebagai Website Pengajuan Magang di lingkup Kemensetneg dikelola oleh PPKASN (Dok. Pribadi)

Kurang lebih saya juga mengalami sebuah pergunjingan dimana mungkin saja saya tidak mungkin masuk disini karena seleksinya ketat. Saya berpikir kalo pake jalur website khusus sekalipun belum tentu direspon apalagi email. Hmmm, rasanya menjadi pertanyaan saat itu hingga saya juga mencari opsi cadangan di instansi lain dan itu sangatlah sulit untuk mendapatkan, email kesana kemari dan belum ada jawaban. 

Apalagi kita paham situasi saat itu (Juli-Agustus) dimana kasus Covid tinggi yang mengharuskan PPKM Darurat, saya berpikir pasti kantor sedang WFH 100 persen, ini menjadi dilematis andaikata saya diterima namun WFH 100 persen juga percuma, tidak ada kesan atau cerita bekerja di instansi sesuai harapan. Yasudah bersabar saja (pemikiran saya seperti itu).

Mekanisme Pengajuan Magang via Olimpus (Dok. Pribadi)

Pada pertengahan Agustus, saya pun terkaget ketika ada email konfirmasi masuk ke HP yang menyatakan bahwa saya diterima. Saya sedikit tidak percaya awalnya dan nyatanya benar dan tentu sangatlah senang bisa bergabung bersama mereka. Kebetulan memang Unit Kerja yang sesuai yaitu Asisten Deputi Pengaduan Masyarakat yang membuka posisi Analis Tata Usaha, mungkin bisa jadi pengalaman bagi saya ikut serta didalamnya. Penasaran pun terngiang dan saya diberi kontak untuk konfirmasi lanjutan yaitu Bu Arra Fahamzah, beliau merupakan penanggung jawab atau pendamping selama saya magang 2 bulan kedepan (rencana awal saya memang 2 bulan Agustus sampai Oktober, karena belum ada niatan pengen skripsi disini). 

Beliau menjelaskan apa saja yang perlu disiapkan dan akan dilakukan disana, singkat cerita sekitar Akhir Agustus saya mulai diterima melalui proses interview via zoom pula bersama dengan jajaran termasuk pimpinannya saat itu Asisten Deputi, Pak Ricky Syailendra.

Lokasi Unit Kerja ini memang cukup berbeda dengan Unit Kerja lainnya, saya awalnya terbayang apakah didalam Kompleks Istana seperti Setneg pada umumnya atau tidak, ternyata untuk Pengaduan Masyarakat terpisah dari Kompleks namun bersebrangan di Jl. Veteran III (tepatnya seberang Kantor Wapres), cerita yang saya tahu bahwa alasan Dumas ditempatkan disini mengingat Gedung ini yaitu Sayap Timur merupakan Akses untuk masyarakat dan lembaga untuk urusan dengan Sekretariat Negara, sedangkan Kompleks Utama merupakan urusannya dengan Pimpinan (Kepresidenan). 

Bukan hanya Dumas, tapi Hubungan Masyarakat, KTLN (Kerjasama Teknik Luar Negeri), Inspektorat dan Unit Kerja dibawah Deputi Bidang Hubungan Kelembagaan dan Kemasyarakatan ditempatkan disini, sehingga menurut saya aksesnya pun mudah tidak perlu pakai cara-cara ribet, yah sekedar tes Antigen saja sebagai formalitas.

Saya masuk setiap Senin-Rabu sesuai kesepakatan mengingat saya pun masuk juga ketika Perkuliahan sudah dimulai, dan memang ada skema WFO-WFH sehingga tidak setiap hari tiap karyawan itu masuk. Tidak apalah, yang penting bisa ngantor. Jobdesk saya selama magang sebenernya adalah sesuatu yang berkaitan dengan tata usaha namun dari situ saya juga banyak belajar mengenai sistem penanganan pengaduan masyarakat yang berkaitan pula dengan Elektronik. 

Saya diberi fasilitas komputer (walau numpang) dan akses masuknya, untuk mengerjakan apa yang menjadi urusan saya, misalkan saja Setneg memiliki SPDE dan punya Singamas. Harus saya akui mengenai E-Government saya merasa bahwa Setneg memiliki keunggulan memadai dan layak menjadi contoh bagi instansi lain termasuk di daerah. 

Karena sistemnya yang rapi misalkan saja SPDE Open atau Sistem Persuratan Disposisi Elektronik dimana melalui website ini pegawai lebih mudah dalam mendisposisi atau pula antara atasan dan bawahan dalam rangka persuratan yang harus dilakukan dengan harapan bahwa semua dilakukan secara Paperless, maka dari itu kesan pertama ketika saya masuk kertas itu seperti barang tak terpakai hanya pajangan karena semua sudah dijalankan lewat Single System seperti SPDE.

Singamas Setneg (sumber : Youtube Kementerian Sekretariat Negara RI)

Kalo Singamas, itu adalah Sistem Informasi Pengaduan Masyarakat. Intinya ini merupakan aplikasi or website otentik dari Asdep Dumas sebagai upaya mewujudkan komitmen dalam misi Integritas san Integrasi dimana persuratan sekarang sudah didorong melalui online dan pengelompokannya melalui database yang termuat didalam Singamas ini sehingga yang dari SPDE otomatis terdata dan menjadi sebuah bahan yang rapi terutama dalam menentukan sebuah arahan yang tepat untuk penanganan pengaduan masyarakat berikutnya. Kurang lebih Singamas itu seperti sistem arsip yang terkesan modern. 

Terlepas dari 2 sistem ini mengalami banyak kendala dan kekurangan maklum saja Setneg kini sedang mengarah pada Knowledge Management yang berbasis pengetahuan dan diselaraskan pada situasi seperti New Normal saat ini.

Sekilas di Semester 7 pula saya sudah didorong oleh Jurusan saya yang kebetulan Ilmu Politik untuk segera menyusun skripsi dan tema yang akan jadi pokok penelitian (lokus)nya dalam hal ini saya memang tertarik dengan Kajian tentang Kebijakan dan Pelayanan Publik namun saya juga concern terhadap sistem Open Government dan E Government. Mengingat sekarang ini pelayanan itu didorong untuk lebih efisien dengan mengedepankan bauran teknologi dengan harapan adanya keterjangkauan terhadap masyarakat. Apalagi SPDE dan Singamas merupakan sebuah langkah guna mewujudkan keterbukaan informasi publik. 

Sebagian data juga dipublikasikan sebagai bentuk kepedulian Setneg sebagai Lembaga Negara untuk membangun partisipasi publik. Apalagi Dumas sendiri sebagai lembaga yang ibaratnya meskipun terkesan dibelakang layar karena cukup jauh urusannya dengan Kepresidenan, namun paling dekat alias garda terdepan dengan masyarakat karena setiap harinya Dumas akan selalu berhadapan dengan Kritik atau Suara Masyarakat bahkan umumnya tiap aduan juga diterima langsung oleh pegawai disini mengingat mereka juga ingin ada sebuah esensi keterbukaan antara pengadu dengan penerima aduan tentang progres aduannya tersebut.

Saya banyak belajar terkait hal itu, dan mungkin saya merasa bahwa memang berdasarkan cerita dari banyak pegawai disini perlu ada sebuah perbaikan dan tentunya Dumas sendiri terbuka bagi siapapun yang ingin berkontribusi untuk alternatif yang lebih baik. Sehingga singkat cerita rencana penelitian skripsi saya pun diterima dan dikawal betul oleh jajaran Dumas. Toh, Dunia Akademisi umumnya memang relevan dalam mendukung kerja Negara karena sarat akan intelektualitas.

Maklumat Penanganan Dumas (Dok. Pribadi)

Kode Etik Dumas (Dok. Pribadi)

Cukup banyak bahkan sangatlah banyak pengalaman menarik yang saya lakukan selama ini, saya memang banyak bergerak di belakang mengingat saya mendukung kerja sebagai administrator tapi saya juga mulai banyak mengetahui tentang analisa persuratan dan proses penanganan. 

Saya diberikan keterbukaan meskipun belum ambil bagian layaknya analis pengaduan masyarakat. Tapi satu hal yang saya anggap sebuah sisi berkesan ketika Dumas bekerja tidak mengenal apapun itu aduannya dan siap diterima sebagai bagian bahwa Negara merangkul dan mengusahakan agar ditindaklanjuti. 

Begitu juga yang saya tahu dengan Pimpinan saya yaitu Asdep yang berkata bahwa Dumas kini bertransformasi sebagai unit Zona Integritas yang mana mereka bukan lagi seperti kantor pos yang hanya menerima, namun berusaha mendorong penyelesaian yang kolaboratif dengan berbagai stakeholders sebagai bagian dari integritas itu sendiri (ada lhoo youtubenya bisa dilihat disini https://youtu.be/sGPTx2s5As0). 

Sebagai bukti juga pernah satu kali saya bersama jajaran lain diikutsertakan dalam rapat koordinasi penanganan pengaduan masyarakat dengan suatu pihak. Dari situ saya merasa bahwa memang apa yang diharapkan sudah clear, sudah on the track bahwa pengaduan yang intens mengingat jangan sampai pula urusannya semua ke Presiden namun bisa diselesaikan dengan musyarawah dengan membuka ruang dalam hal ini Dumas mengundang pihak yang bermasalah dengan pihak yang diadukan melalui surat atau bukti pengaduan untuk sama-sama menemukan titik temu terkait masalah yang dihadapi. Minimal terjadi sebuah improvisasi yang saya rasa cukup memberikan kesan gengsi terhadap unit kerja yang saya naungi sejauh ini. Ternyata Dumas juga ga kalah sama instansi kerja lain, cukup memberikan kesan bangga dan tentunya akan jadi cerita saya untuk masa mendatang.

Suasana dari Gedung Sayap TImur, terlihat Monas dan Gedung Mahkamah Agung dari jendela (Dok. Pribadi)

Kurang lebih sekian cerita dari saya, segitu dulu karena saya masih dalam status perpanjangan. Harap maklum saya juga dalam proses penelitian, Magang saya adalah Observasi saya terhadap fenomena yang ada dan memang saya cukup banyak meneliti dengan kasaran saya terhadap masalah fundamental yang terjadi terkait dengan pelaksanaan Tupoksi Dumas itu sendiri, dan syukurlah jajaran juga mau kooperatif untuk menjelaskan yang sesuai dan saya juga alami selama ini. Satu hal yang juga menjadi ketertarikan saya terhadap Dumas, kebetulan saya pernah bikin surat ke Presiden lewat email waktu itu terkait 'PPKM Darurat'. 

Saya pun melihat juga bahwa surat saya diterima dengan baik, Dumas memang lebih responsif, saya bukan promosi namun saya melihat bahwa alur persuratan dan disposisi dianalisis dan ditindaklanjuti dengan baik kurang lebih sebagai sesuatu yang menjadi masukan dan dimonitor untuk pihak yang berkepentingan (mengingat saya juga tembus ke instansi lainnya). Demikian awal yang saya ceritakan, Selamat Beraktivitas