Bagaimana Pengujian Substantif atas Siklus Penggajian dan Personalia

Sebelum membahas pengujian substantif terhadap siklus penggajian dan personalia, mari kita lihat dulu apa itu siklus penggajian dan personalia.

Siklus penggajian dan personalia adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk membantu dan mengelola gaji yang dibayarkan kepada karyawan (Romney & Steinbart, 2012). Sedangkan gaji adalah jumlah upah yang dibayarkan perusahaan selama jangka waktu tertentu kepada karyawan yang mendukung operasional bisnis perusahaan.

Siklus penggajian dan personalia mencakup serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang secara terus menerus berkaitan dengan pengelolaan kinerja karyawan yang efektif. Siklus penggajian dan personalia dimulai dengan mempekerjakan pegawai dan membayarkan gaji atau kompensasi pegawai tersebut, dan diakhiri dengan pemotongan pajak penghasilan pegawai untuk dibayarkan kepada negara.

Tentu saja, tujuan keseluruhan audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk menilai apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut disajikan secara akurat sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku.

Metodologi untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif

Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas prosedur transaksi adalah cara paling penting untuk memverifikasi saldo akun dalam siklus penggajian dan personalia.

Meskipun pengujian pengendalian dan pengujian transaksi substantif merupakan elemen terpenting dalam pengujian penggajian, pengujian dalam bidang ini biasanya tidak komprehensif atau menyeluruh.

Ada tiga alasan mengapa banyak audit mempunyai risiko salah saji material.

• Karyawan cenderung mengeluh kepada manajemen tentang rendahnya gaji.
• Semua transaksi penggajian biasanya konsisten dan mudah.
• Transaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah; menyangkut pemotongan pajak penghasilan, jaminan sosial, dan pajak pengangguran.

Apa yang perlu Anda pahami tentang pengendalian internal untuk siklus penggajian dan personalia:

• Pengendalian internal berbeda-beda di setiap perusahaan. Oleh karena itu, auditor harus mengidentifikasi defisiensi pengendalian yang signifikan dan kerentanan yang signifikan di setiap organisasi.
• Pengendalian yang ingin diandalkan oleh auditor untuk memitigasi risiko pengendalian tertentu harus diuji melalui pengujian pengendalian.
• Jika auditor melaporkan efektivitas pengendalian internal atas pelaporan keuangan, harus terdapat pemahaman yang memadai mengenai pengendalian dan ruang lingkup pengujian pengendalian untuk membentuk opini atas efektivitas pengendalian internal atas pelaporan keuangan.
• Pengujian substantif atas transaksi tergantung pada risiko pengendalian.
• Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi digabungkan jika memungkinkan dan dilakukan dengan cara senyaman mungkin dengan menggunakan program audit format kinerja .

Pengendalian Utama dalam Siklus Penggajian dan Personalia untuk Menilai Risiko Pengendalian:

• Pemisahan tugas yang tepat. Pemisahan tugas penting dalam siklus pengupahan dan sumber daya manusia, terutama untuk mencegah kelebihan pembayaran dan pembayaran kepada karyawan yang tidak ada atau fiktif.
• Otoritas yang tepat. Hanya departemen Sumber Daya Manusia yang dapat menyetujui penambahan dan penghapusan gaji karyawan serta perubahan tarif dan pemotongan gaji.
• Dokumentasi dan catatan yang sesuai. Dokumentasi dan pencatatan yang memadai bervariasi tergantung pada jenis sistem penggajian. Kartu waktu dan catatan diperlukan untuk karyawan per jam atau paruh waktu. Catatan terpisah diperlukan untuk karyawan yang dibayar berdasarkan potongan harga atau sistem terpusat lainnya. Banyak perusahaan memerlukan catatan waktu dan kehadiran yang cukup untuk mengakumulasi biaya tenaga kerja untuk setiap pekerjaan.
• Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan. Akses terhadap cek gaji yang tidak ditandatangani harus dibatasi. Cek harus ditandatangani oleh karyawan yang bertanggung jawab, dan penggajian harus didistribusikan oleh seseorang yang terlibat dalam penggajian dan pencatatan waktu. Cek yang tidak diklaim atau diuangkan harus dikembalikan untuk disetorkan kembali.
• Pemantauan kinerja independen. Catatan penggajian harus diverifikasi secara independen, termasuk membandingkan total batch dan laporan ikhtisar. Manajemen atau karyawan lain yang bertanggung jawab harus meninjau ulang bukti pembayaran untuk mengetahui adanya entri palsu atau jumlah yang tidak biasa.
• Penyiapan formulir pajak penghasilan. Sebagai bagian dari pemahaman pengendalian internal, auditor harus meninjau penyelesaian setidaknya satu formulir pajak pekerjaan untuk klien. Potensi pelanggan tidak melengkapi formulir pajaknya dengan benar, mereka mungkin dikenakan kewajiban berupa pajak yang belum dibayar, denda, dan bunga.
• Pengujian karyawan yang tidak ada. Untuk menentukan apakah seorang karyawan tidak ada, auditor dapat menelusuri transaksi yang dicatat dalam buku besar penggajian ke departemen SDM dan menentukan apakah karyawan tersebut benar-benar bekerja selama periode pembayaran.
• Pengujian atas kecurangan waktu. Penipuan waktu terjadi ketika seorang karyawan menyatakan jam kerja lebih banyak dari yang sebenarnya. Biasanya sulit bagi auditor untuk mendeteksi kecurangan waktu karena kurangnya bukti yang tersedia. Salah satu caranya adalah dengan mencocokkan total jam yang dibayarkan menurut catatan penggajian dengan catatan waktu kerja independen.

Bagaimana Merancang Pengujian Siklus Penggajian dan Personalia 

Selama dua tahap pertama audit, auditor menilai risiko pengendalian dan melakukan pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi. Setelah menyelesaikan pengujian ini dan menilai potensi kesalahan penyajian laporan keuangan selama siklus penggajian dan personalia, auditor mengembangkan pengujian untuk rincian saldo sesuai dengan metodologi.

Ada tiga tahap dalam pengecekan rincian saldo.

• Tahap I

Identifikasi risiko bisnis pelanggan yang berdampak pada penggajian. Bagi sebagian besar perusahaan, risiko bisnis pelanggan yang signifikan kemungkinan besar tidak akan berdampak pada pembayaran. Namun, pengaturan kompensasi yang rumit, termasuk bonus, rencana opsi saham, dan pengaturan kompensasi tangguhan lainnya,

Menetapkan materialitas kinerja dan menilai risiko inheren. Kebanyakan perusahaan mempunyai sejumlah besar transaksi yang berhubungan dengan penggajian, sering kali dalam jumlah yang besar. Namun, kecuali tenaga kerja, yang dicatat dalam persediaan, akun-akun neraca umumnya tidak berjumlah terlalu besar. Selain kemungkinan penipuan, risiko yang melekat pada semua tujuan audit terkait akuntansi umumnya rendah. Ketika sebagian besar transaksi melibatkan uang tunai, terdapat risiko kecurangan penggajian. Oleh karena itu, auditor sering mempertimbangkan pentingnya tujuan audit dalam konteks transaksi keterjadian.

• Tingkat I dan II 

Menilai risiko pengendalian dan melaksanakan pengujian terkait dengan melakukan penilaian risiko pengendalian, pengujian pengendalian, dan pengujian substantif atas transaksi terkait.

• Tingkat III 

Melakukan prosedur analitis.

Dokpri

Merancang dan Menguji  rincian saldo untuk akun kewajiban dan beban. Jika pengendalian internal berfungsi secara efektif, peninjauan akun kewajiban terkait penggajian, khususnya biaya penggajian yang masih harus dibayar, biasanya akan segera dilakukan.

Saat mengaudit kewajiban penggajian, dua tujuan audit terpenting yang berkaitan dengan saldo adalah:

• Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (akurasi).
• Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia dicatat dengan periode yang benar (cutoff).

Kedua tujuan tersebut terutama berkaitan dengan memastikan bahwa tidak ada kurang saji atau ketentuan yang dihilangkan.

Di bawah ini adalah beberapa akun kewajiban terpenting dalam siklus penggajian dan personalia.

• Pemotongan gaji pegawai. Pajak gaji yang dipotong tetapi belum disetorkan ke negara dapat ditentukan dengan membandingkan saldo dengan gaji, formulir pajak gaji yang dibuat pada periode berikutnya, dan pengeluaran tunai pada periode berikutnya. Jika pengendalian internal berfungsi secara efektif, pisah batas dan keakuratan dapat dengan mudah diuji pada saat yang bersamaan dengan prosedur tersebut
• Gaji dan upah akrual. Gaji dan upah akrual terjadi apabila pekerja belum menerima upah yang menjadi haknya dalam beberapa hari atau jam terakhir sebelum periode berikutnya. Pisah batas dan keakuratan yang benar untuk gaji dan upah akrual tergantung pada kebijakan perusahaan dan harus diikuti secara konsisten dari tahun ke tahun. Setelah auditor menetapkan kebijakan akrual penggajian perusahaan dan menemukan bahwa kebijakan tersebut konsisten dengan kebijakan tahun sebelumnya, prosedur audit yang tepat untuk memverifikasi pisah batas dan keakuratannya adalah dengan menentukan jumlah akrual klien. Kesalahan penyajian arti saldo yang paling mungkin terjadi adalah tidak melaporkan secara akurat jumlah hari yang belum dibayar.
• Komisi akrual. Jika ingin menentukan apakah suatu biaya dikenakan, Anda harus terlebih dahulu menentukan jenis perjanjian biaya dan perhitungannya berdasarkan perjanjian tersebut Untuk konsistensi, auditor harus membandingkan metode akrual biaya dengan tahun-tahun sebelumnya.
• Bonus akrual. Di banyak perusahaan, bonus akhir tahun yang belum dibayar untuk manajer dan karyawan merupakan jumlah yang sangat besar sehingga kegagalan dalam mencatatnya akan mengakibatkan salah saji material. Verifikasi provisi yang dicatat biasanya dapat dilakukan dengan membandingkannya dengan jumlah yang diotorisasi pada risalah rapat dewan direksi
• Pembayaran cuti liburan, cuti sakit, dan tunjangan lainnya yang masih harus dibayar. Kewajiban-kewajiban tersebut yang relatif konsisten dengan tahun sebelumnya merupakan pertimbangan yang paling penting ketika mengevaluasi kewajaran jumlahnya. Kebijakan perusahaan untuk mencatat kewajiban harus ditentukan pertama kali, baru kemudian jumlah yang tercatat harus dihitung ulang.
• Pajak penggajian akrual. Pajak-pajak seperti pajak gaji dan pajak pengangguran negara bagian dapat diverifikasi dengan melihat jumlah laporan pajak yang diajukan pada periode-periode berikutnya untuk menentukan jumlah yang seharusnya sudah  dicatat sebagai kewajiban pada tanggal neraca.
• Pengujian atas rincian saldo untuk akun beban. Yang terpenting di sini adalah gaji dan bonus pejabat, gaji kantor, gaji dan komisi penjualan, serta tenaga kerja manufaktur langsung. Sebagian besar audit mengharuskan auditor untuk melakukan audit tambahan atas laporan laba rugi dalam jumlah yang relatif kecil di luar prosedur analitis yang telah dijelaskan, pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi, dan pengujian akun liabilitas terkait.
• Kompensasi pejabat. Karena gaji dan bonus eksekutif harus dimasukkan dalam laporan SEC 10-K  dan pengembalian pajak penghasilan, auditor harus memastikan bahwa total kompensasi eksekutif sama dengan jumlah yang disetujui oleh dewan direksi. Tes audit yang khas melibatkan penentuan gaji setiap karyawan yang berwenang dari notulen rapat dewan  dan membandingkannya dengan catatan pendapatan yang sesuai.
• Komisi. Total komisi penjualan dapat ditentukan dengan mengalikan tarif komisi untuk setiap jenis penjualan dengan jumlah penjualan dalam kategori tersebut. Jika informasi yang diperlukan tidak tersedia, Anda mungkin perlu meninjau pembayaran komisi tahunan atau bulanan untuk pedagang yang dipilih dan melacak total pembayaran komisi.
• Beban pajak gaji. Anda dapat menguji beban pajak gaji Anda untuk tahun berjalan dengan terlebih dahulu membandingkan total gaji pada setiap formulir pajak gaji dengan total gaji Anda sepanjang tahun. Total pajak gaji dapat dihitung ulang dengan mengalikan total gaji yang dikenakan pajak dengan tarif pajak yang sesuai. Bagi sebagian besar audit, penghitungan ini memakan banyak biaya dan biasanya tidak diperlukan kecuali langkah analitis menunjukkan adanya masalah yang tidak dapat diselesaikan dengan langkah lain.
• Total penggajian. Pengujian yang berkaitan erat dengan pengujian pajak penggajian adalah rekonsiliasi total beban penggajian dalam buku besar umum dengan SPT pajak penggajian dan formulir. Tujuan dari pengujian ini adalah untuk mengetahui apakah transaksi penggajian dibebankan ke akun non penggajian atau tidak dicatat sama sekali dalam jurnal penggajian. Pengujian pengendalian dan pengujian transaksi substantif merupakan pilihan yang lebih baik untuk mendeteksi kedua jenis salah saji dalam sebagian besar audit.
• Karyawan kontrak. Untuk mengurangi biaya tenaga kerja, banyak perusahaan membuat kontrak dengan perusahaan luar untuk menyediakan sumber daya manusia. Biaya yang dibayarkan kepada perusahaan eksternal diuji dengan membandingkan jumlah dengan kesepakatan kontrak yang ditandatangani antara perusahaan dan perusahaan jasa luar.
• Tujuan penyajian dan pengungkapan. Pengungkapan yang diperlukan untuk transaksi siklus penggajian dan personalia tidaklah mendalam, akan tetapi, beberapa transaksi yang kompleksi seperti opsi saham dan rencana kompensasi pejabat eksekutif lainnya mungkin memerlukan pengungkapan catatan kaki. Auditor dapat menggabungkan prosedur audit yang berkaitan dengan empat tujuan penyajian dan pengungkapan dengan pengujian atas rincian saldo untuk akun kewajiban dan beban.