Sebelum membahas pengujian substantif terhadap siklus penggajian dan personalia, mari kita lihat dulu apa itu siklus penggajian dan personalia.
Siklus penggajian dan personalia adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk membantu dan mengelola gaji yang dibayarkan kepada karyawan (Romney & Steinbart, 2012). Sedangkan gaji adalah jumlah upah yang dibayarkan perusahaan selama jangka waktu tertentu kepada karyawan yang mendukung operasional bisnis perusahaan.
Siklus penggajian dan personalia mencakup serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang secara terus menerus berkaitan dengan pengelolaan kinerja karyawan yang efektif. Siklus penggajian dan personalia dimulai dengan mempekerjakan pegawai dan membayarkan gaji atau kompensasi pegawai tersebut, dan diakhiri dengan pemotongan pajak penghasilan pegawai untuk dibayarkan kepada negara.
Tentu saja, tujuan keseluruhan audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk menilai apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut disajikan secara akurat sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku.
Metodologi untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas prosedur transaksi adalah cara paling penting untuk memverifikasi saldo akun dalam siklus penggajian dan personalia.
Meskipun pengujian pengendalian dan pengujian transaksi substantif merupakan elemen terpenting dalam pengujian penggajian, pengujian dalam bidang ini biasanya tidak komprehensif atau menyeluruh.
Ada tiga alasan mengapa banyak audit mempunyai risiko salah saji material.
- Karyawan cenderung mengeluh kepada manajemen tentang rendahnya gaji.
- Semua transaksi penggajian biasanya konsisten dan mudah.
- Transaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah; menyangkut pemotongan pajak penghasilan, jaminan sosial, dan pajak pengangguran.
Apa yang perlu Anda pahami tentang pengendalian internal untuk siklus penggajian dan personalia:
- Pengendalian internal berbeda-beda di setiap perusahaan. Oleh karena itu, auditor harus mengidentifikasi defisiensi pengendalian yang signifikan dan kerentanan yang signifikan di setiap organisasi.
- Pengendalian yang ingin diandalkan oleh auditor untuk memitigasi risiko pengendalian tertentu harus diuji melalui pengujian pengendalian.
- Jika auditor melaporkan efektivitas pengendalian internal atas pelaporan keuangan, harus terdapat pemahaman yang memadai mengenai pengendalian dan ruang lingkup pengujian pengendalian untuk membentuk opini atas efektivitas pengendalian internal atas pelaporan keuangan.
- Pengujian substantif atas transaksi tergantung pada risiko pengendalian.
- Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi digabungkan jika memungkinkan dan dilakukan dengan cara senyaman mungkin dengan menggunakan program audit format kinerja .
Pengendalian Utama dalam Siklus Penggajian dan Personalia untuk Menilai Risiko Pengendalian:
- Pemisahan tugas yang tepat. Pemisahan tugas penting dalam siklus pengupahan dan sumber daya manusia, terutama untuk mencegah kelebihan pembayaran dan pembayaran kepada karyawan yang tidak ada atau fiktif.
- Otoritas yang tepat. Hanya departemen Sumber Daya Manusia yang dapat menyetujui penambahan dan penghapusan gaji karyawan serta perubahan tarif dan pemotongan gaji.
- Dokumentasi dan catatan yang sesuai. Dokumentasi dan pencatatan yang memadai bervariasi tergantung pada jenis sistem penggajian. Kartu waktu dan catatan diperlukan untuk karyawan per jam atau paruh waktu. Catatan terpisah diperlukan untuk karyawan yang dibayar berdasarkan potongan harga atau sistem terpusat lainnya. Banyak perusahaan memerlukan catatan waktu dan kehadiran yang cukup untuk mengakumulasi biaya tenaga kerja untuk setiap pekerjaan.
- Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan. Akses terhadap cek gaji yang tidak ditandatangani harus dibatasi. Cek harus ditandatangani oleh karyawan yang bertanggung jawab, dan penggajian harus didistribusikan oleh seseorang yang terlibat dalam penggajian dan pencatatan waktu. Cek yang tidak diklaim atau diuangkan harus dikembalikan untuk disetorkan kembali.
- Pemantauan kinerja independen. Catatan penggajian harus diverifikasi secara independen, termasuk membandingkan total batch dan laporan ikhtisar. Manajemen atau karyawan lain yang bertanggung jawab harus meninjau ulang bukti pembayaran untuk mengetahui adanya entri palsu atau jumlah yang tidak biasa.
- Penyiapan formulir pajak penghasilan. Sebagai bagian dari pemahaman pengendalian internal, auditor harus meninjau penyelesaian setidaknya satu formulir pajak pekerjaan untuk klien. Potensi pelanggan tidak melengkapi formulir pajaknya dengan benar, mereka mungkin dikenakan kewajiban berupa pajak yang belum dibayar, denda, dan bunga.
- Pengujian karyawan yang tidak ada. Untuk menentukan apakah seorang karyawan tidak ada, auditor dapat menelusuri transaksi yang dicatat dalam buku besar penggajian ke departemen SDM dan menentukan apakah karyawan tersebut benar-benar bekerja selama periode pembayaran.
- Pengujian atas kecurangan waktu. Penipuan waktu terjadi ketika seorang karyawan menyatakan jam kerja lebih banyak dari yang sebenarnya. Biasanya sulit bagi auditor untuk mendeteksi kecurangan waktu karena kurangnya bukti yang tersedia. Salah satu caranya adalah dengan mencocokkan total jam yang dibayarkan menurut catatan penggajian dengan catatan waktu kerja independen.
