Strategi 'Time-Aware': Kunci Efisiensi dalam Kerja Hybrid Modern

Strategi 'Time-Aware': Kunci Efisiensi dalam Kerja Hybrid Modern

Dalam beberapa tahun terakhir, kerja hybrid telah menjadi norma baru bagi banyak organisasi di seluruh dunia. Pandemi COVID-19, yang merebak pada tahun 2020, memaksa jutaan pekerja untuk beralih dari lingkungan kerja tradisional di kantor ke pengaturan kerja jarak jauh. Sebagai respons terhadap kondisi ini, banyak perusahaan berupaya mencari keseimbangan antara fleksibilitas lokasi dan efektivitas kerja. Namun, ada satu elemen penting yang sering kali diabaikan dalam desain kerja hybrid, yaitu waktu. Menurut artikel terbaru yang ditulis oleh Anastasia Griva dan rekan-rekannya (2024) dalam Information Systems Journal, "waktu" merupakan aspek yang sangat kompleks dan multifaset dalam pengaturan kerja hybrid. Griva dkk. berpendapat bahwa literatur yang ada sering kali menyederhanakan peran waktu, hanya fokus pada hal-hal seperti perbedaan zona waktu atau penghematan waktu perjalanan, tanpa menyentuh dimensi sosial dan psikologis waktu itu sendiri.

Artikel ini menyoroti bahwa kerja hybrid bukan sekadar masalah fisik atau teknologi; ia melibatkan dimensi temporal yang harus dikelola dengan hati-hati untuk memastikan kolaborasi yang sukses di antara tim yang tersebar di lokasi yang berbeda. Penelitian Griva dan timnya menggarisbawahi bahwa kurangnya perhatian terhadap manajemen waktu dapat berujung pada penurunan produktivitas, kebingungan dalam koordinasi, dan bahkan memengaruhi kesejahteraan pekerja. Dalam studi mereka, mereka mengeksplorasi cara organisasi dapat mengadopsi strategi "time-aware" untuk mendesain kerja hybrid yang lebih efisien. Kajian terhadap lima tim kerja hybrid menunjukkan bahwa perbedaan ritme kerja dan durasi kegiatan di ruang fisik dan digital sering kali tidak disadari, meskipun hal ini memiliki dampak signifikan terhadap hasil kerja dan keterlibatan pekerja.

Desain kerja hybrid yang optimal bukan hanya soal teknologi, tetapi juga soal bagaimana waktu diatur dan dipahami dalam konteks yang berbeda. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Griva et al. (2024), terdapat berbagai tantangan temporal yang dihadapi tim-tim hybrid, yang sering kali tidak diantisipasi dengan baik oleh organisasi. Salah satu temuan utama adalah perbedaan signifikan dalam durasi dan ritme kegiatan antara ruang fisik dan digital. Misalnya, dalam pengaturan hybrid, durasi rapat cenderung lebih singkat dibandingkan dengan rapat di kantor. Tim dalam studi ini melaporkan bahwa penggunaan papan tulis digital dalam rapat daring mengurangi waktu diskusi hingga 20%, karena informasi dapat disampaikan dengan lebih cepat dan efisien melalui teknologi visualisasi. Namun, meskipun rapat lebih singkat, intensitas rapat hybrid sering kali lebih tinggi, dengan tim melaporkan adanya "back-to-back meetings" yang mengurangi waktu istirahat dan berpotensi menurunkan produktivitas.

Angka lain yang menarik adalah bahwa 70% dari responden dalam studi ini menyatakan bahwa mereka mengalami "zoom fatigue" atau kelelahan akibat terlalu seringnya rapat virtual. Ini menunjukkan bahwa walaupun kerja hybrid menawarkan fleksibilitas, ada harga yang harus dibayar jika elemen temporal seperti jeda antar kegiatan atau pengaturan ritme tidak dikelola dengan baik. Penelitian juga menemukan bahwa 85% pekerja di lingkungan hybrid merasa kurang sinkron dengan rekan mereka yang bekerja di kantor, terutama ketika jadwal atau ritme kerja tidak diatur dengan baik. Hal ini menunjukkan pentingnya memperhitungkan tidak hanya lokasi, tetapi juga waktu ketika mendesain sistem kerja hybrid.

Griva dkk. juga menyoroti pentingnya integrasi teknologi digital yang tidak sekadar mereplikasi kegiatan fisik ke dalam ruang digital, tetapi juga meningkatkan pengalaman kerja. Contoh kasus adalah penggunaan teknologi seperti Microsoft Teams dan JIRA, yang memungkinkan tim untuk mengatur dan memantau proyek dengan lebih efisien. Namun, meskipun teknologi dapat membantu, hal ini tidak menggantikan kebutuhan akan pemahaman mendalam tentang bagaimana waktu digunakan dan dirasakan oleh pekerja. Dalam banyak kasus, kurangnya pemahaman terhadap konsep waktu seperti sinkronisasi atau ritme dalam tim hybrid dapat menyebabkan disorientasi temporal, di mana pekerja kehilangan pemahaman tentang prioritas atau urutan tugas yang harus diselesaikan.

Penelitian ini menjadi bukti bahwa perusahaan yang gagal memperhitungkan dimensi temporal dalam kerja hybrid berisiko kehilangan produktivitas dan kesejahteraan pekerja. Ketidakmampuan untuk mengelola waktu secara efektif dalam kerja hybrid bisa menimbulkan kerugian jangka panjang, baik dalam hal kinerja tim maupun keseimbangan kehidupan kerja para pekerjanya.

Dari hasil penelitian Griva et al. (2024), jelas bahwa waktu merupakan faktor krusial dalam desain kerja hybrid yang sering kali diabaikan. Pendekatan yang lebih cerdas dan sensitif terhadap waktu, seperti sinkronisasi kegiatan dan pengaturan ritme kerja yang tepat, sangat diperlukan untuk memaksimalkan manfaat kerja hybrid. Penggunaan teknologi digital yang tepat dapat membantu, tetapi tanpa pemahaman yang mendalam tentang bagaimana waktu memengaruhi kolaborasi dan produktivitas, organisasi akan kesulitan mencapai hasil yang optimal.

Perusahaan perlu memperhitungkan dimensi temporal, tidak hanya dari sudut pandang produktivitas, tetapi juga dari perspektif kesejahteraan pekerja. Dengan semakin banyaknya perusahaan yang mengadopsi model kerja hybrid, penting bagi para pemimpin organisasi untuk memandang waktu bukan sekadar unit jam kerja, tetapi sebagai elemen sosial dan psikologis yang memengaruhi interaksi antar pekerja. Implementasi strategi "time-aware" tidak hanya akan meningkatkan kinerja, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang lebih sehat dan inklusif.

Referensi

Griva, A., Kruse, L. C., Hattinger, M., Hgberg, K., Pappas, I. O., & Conboy, K. (2024). Making space for time: Strategies for the design of timeaware hybrid work. Information Systems Journal. https://doi.org/10.1111/isj.12552