Komunikasi bisnis adalah "pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi dan sebagainya yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal-sinyal untuk mencapai tujuan organisasi".
Dari definisi tersebut, terdapat 6 unsur pokok komunikasi bisnis, yaitu:
1) Â Bertujuan, berarti komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan pencapaian tujuan organisasi/lembaga.
2) Pertukaran, kegiatan ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan,
3) Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam bergantung tujuan, situasi dan kondisinya.
4) Saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka atau melalui siaran televisi yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
5) Simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti untuk menyampaikan atau mempertukarkan pesan. Simbol bisa bersifat positif atau abstrak; sinyal bisa berbentuk verbal atau nonverbal. Tapi yang terpenting adalah bagaimana pesan yang disampaikan bisa dimengerti dengan baik,
6) Pencapaian tujuan organisasi. Jika komunikasi bisnis dilakukan dengan baik, maka tujuan perusahaan dapat tercapai.
Ada pun bentuk komunikasi bisnis yang dilangsungkan pada umumnya bisa dikategorikan seperti berikut ini :
1. Komunikasi dari atasan pada bawahan (downward communications)
Komunikasi dari atasan pada bawahan merupakan penyampaian pesan dari orang yang dalam hierarki organisasi lebih tinggi pada orang yang menjadi bawahannya. Biasanya komunikasi seperti ini bersifat instruksi atau perintah.
2. Komunikasi dari bawahan pada atasan (upward communications)
Komunikasi dari bawahan pada atasan adalah orang yang lebih rendah posisinya dalam hierarki organisasi menyampaikan gagasan atau umpan-balik pada atasannya. Biasanya berupa usulan, saran atau masukan. Pada beberapa organisasi, dengan pendekatan manajemen partisipatif, banyak pimpinan mendapatkan gagasan yang baik dari bawahannya melalui komunikasi seperti ini.
3. Komunikasi pada sesama (sideways communications)Â
Komunikasi pada sesama merupakan proses komunikasi yang berlangsung di antara orang yang sama kedudukannya dalam hierarki organisasi seperti komunikasi di antara sesama manajer, sesama supervisor atau sesama karyawan. Komunikasi seperti ini biasanya berlangsung dalam bentuk koordinasi misalnya antara bagian keuangan dengan bagian SDM.
4. Komunikasi multi saluran (multichannel communications)
Komunikasi multi saluran merupakan komunikasi yang berlangsung dengan menggunakan berbagai saluran di antara orang dari berbagai jenjang jabatan. Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi maka saluran komunikasi menjadi begitu beragam. Bukan hanya dalam bentuk tertulis seperti nota atau memo dan telepon tapi juga bisa dalam bentuk video- conference, memanfaatkan fasilitas messenger atau berkirim SMS.
Kegiatan komunikasi bisnis dapat dilakukan dalam wujud kegiatan seperti:
1. Briefing, yang memungkinkan berlangsung komunikasi antara ketua tim atau para manajer dengan para stafnya. Pada banyak organisasi, briefing ini dilakukan setiap hari atau seminggu sekali.
2. Rapat, yang dilakukan untuk berkomunikasi dengan suasana yang relatif formal.
3. Komunikasi tatap-muka, yang bisa menjadi ruang untuk terjadinya pertukaran gagasan dan informasi secara santai dan informasi.
Murphy dan Hildebrandt (1991), merumuskan ada 7 prinsip yang harus dipegang saat melakukan komunikasi bisnis. Ketujuh prinsip tersebut dirangkum dalam akronim 7C. Prinsip tersebut adalah:
1. Completness, yang berarti kita harus mengupayakan untuk bisa memberikan informasi selengkap mungkin kepada pihak yang membutuhkan. Karena informasi yang lengkap bisa membangun kepercayaan dan kepastian pada diri penerima informasi.
2. Conciseness, yang berarti komunikasi dikemas dengan menggunakan kata-kata jelas, singkat dan padat. Dengan demikian, orang menjadi mudah memahami apa yang kita komunikasikan.
3. Concretness, yang berarti pesan yang dikomunikasikan itu disusun secara spesifik dan konkret, bukan abstrak.
4. Consideration, yang berarti pesan yang disampaikan mesti mempertimbangkan situasi penerima/komunikan. Dalam menyampaikan informasi bisnis, penting bagi kita untuk mengetahui siapa komunikan atau penerima informasi itu.
5. Clarity, yang berarti pesan yang dikomunikasikan disusun dalam kalimat yang mudah dipahami komunikan. Ini akan terkait dengan prinsip komunikasi sebagai proses berbagi. Informasi yang kita sampaikan mesti berorientasi pada penerima, sehingga kita membuat informasi itu sejelas mungkin sehingga bisa dipahami penerima.
6. Courtesy, yang berarti sopan santun dan tata krama merupakan hal yang penting dalam berkomunikasi yang merupakan bentuk penghargaan kepada komunikan. Kesantunan merupakan bagian penting dari komunikasi. Dengan kesantunan orang akan menaruh penghargaan dan simpati pada diri kita.
7. Correctness, yang berarti pesan yang dikomunikasikan dibuat secara cermat. Untuk pesan tertulis misalnya dibuat dengan memperhatikan tata bahasa dan untuk pesan lisan disampaikan dengan memperhatikan komunikan.
Prinsip-prinsip komunikasi tersebut bisa menjadi pedoman bagi kita saat mempersiapkan kemasan informasi yang akan kita gunakan dalam komunikasi bisnis.
