Praktik Kerja Lapangan di Dispusipda Jabar Mengenai Layanan Kartu Anggota Melalui Aplikasi Inlislite

Abstrak

Kegiatan Praktik Kerja Lapangan merupakan mata kuliah wajib yang ditempuh oleh mahasiswa Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Sains Informasi Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran. Kegiatan Praktik Kerja Lapangan ini dilaksanakan telah dilaksanakan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat dengan kurun waktu kurang lebih 200 jam dimulai dari tanggal 6 Juni sampai dengan 6 Juli 2022. Tujuan dari kegiatan Praktik Kerja Lapangan ini adalah memberikan pengalaman kerja untuk mahasiswa dan menambah wawasan serta mengaplikasikan teori-teori yang telah dipelajari selama perkuliahan dalam rangka melatih potensi mahasiswa di dunia kerja.

Dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan mahasiswa telah melalui beberapa tahap sebelum memulai Praktik Kerja Lapangan yakni Observasi ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat lalu memberikan surat izin magang yang telah dipersiapkan dari Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, lalu surat izin dari KESBANGPOL maka turunlah surat resmi penerimaan Praktik Kerja Lapangan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat. Kemudian dilaksanakan Praktik Kerja Lapangan yang dimulai dari 6 Juni sampai dnegan 6 Juli 2022.

Hasil dari kegiatan Praktik Kerja Lapangan tentu memberikan wawasan serta ilmu baru bagi para mahasiswa untuk mengetahui bagaimana pengelolaan layanan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat yang dapat memberikan bekal pada mahasiswa untuk memiliki dedikasi, loyalitas kepada instansi.

Kata Kunci : Praktik Kerja Lapangan, Layanan, Perpustakaan.

A.PENDAHULUAN

Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan ini telah dilaksanakan selama waktu 200 jam di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat  yang merupakan salah satu instansi pemerintahan yang bergerak dalam pengelolaan bidang perpustakaan umum dan kearsipan yang berlandaskan dengan perundangan yang belaku serta memiliki berbagai koleksi yang dapat dipinjam oleh pemustaka atau membaca referensi buku-buku yang dibutuhkan oleh pemustaka.

Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan suatu bentuk perkuliahan melalui kegiatan bekerja secara langsung di dunia kerja. Praktik Kerja Lapangan pun salah satu kegiatan praktik bagi para mahasiswa atas tujuan mendapatkan pengalaman dari dunia kerja sebagai gambaran yang dapat digunakan untuk pengembangan profesi dan Adanya Kegiatan PKL tahun 2022 ini mahasiswa Ilmu perpustakaan dan Sains Informasi dapat menerapkan ilmu yang telah dipelajari  dan menambah wawasan dalam dunia kerja terutama dalam dunia kerja di bidang yang sesuai jurusannya yaitu Perpustakaan.

Lembaga Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat pada tahun 2008 Badan Perpustakaan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat (BAPUSIPDA Jabar) terbentuk oleh Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 22 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Lembaga Teknis Daerah dan Satuan Polisi Pamong praja Jawa Barat (Lembaga Tahun 2008 Nomor 21 Seri D, Tambahan Lembaran Daerah Nomor 56). Kemudian, Perda No 22/2008 diubah dengan Perda no 15/2001 tentang Perubahaan atas Perda 22/2008 lalu pada tahun 2016, Baousipda telah berubah Nomenklatur menjadi dinas dan dinamakan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat (DISPUSIPDA) yang telah terbentuk dengan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 07 Tahun 2016.

Tujuan khusus Praktik Kerja Lapangan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat untuk mahasiswa Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Sains Informasi adalah sebagai berikut:

1.Untuk mengetahui serta menambah wawasan mengenai dunia kerja di Instansi Pemerintahan yang bergerak di bidang Perpustakaan sesuai dengan jurusan yang diampu yakni Ilmu Perpustakaan dan Sains Informasi.
2.Melatih kinerja mahasiswa terutama dalam kinerja praktik lapangan dalam aspek Perpustakaan guna mengaplikasikan beberapa ilmu yang telah dipelajari selama proses kuliah.
3.Melaksanakan berbagai kegiatan Praktik Kerja Lapangan serta mempelajari segala macam proses untuk melakukan layanan di Perpustakaan.

Manfaat Praktik Kerja Lapangan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat untuk mahasiswa Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Sains Informasi adalah sebagai berikut:

Adapun manfaat kegiatan Praktik Kerja Lapangan adalah sebagai berikut :
1.Sebagai sarana dalam menerapkan ilmu yang telah dipelajari selama perkuliahan.
2.Sebagai sarana dalam menambah wawasan, pengetahuan, serta pengalaman magang di dunia kerja yakni dalam bidang perpustakaan.
3.Serta terciptanya hubungan relasi yang baik dengan pihak Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat.

B.METODE DAN POLA PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Kegiatan Praktik Kerja Lapangan ini dilaksanakan dalam waktu 200 jam yang terhitung dari tanggal 6 Juni 2022 sampai dengan 5 Juli 2022. Kegiatan Praktik Kerja Lapangan yang telah dilaksanakan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat. Lokasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat berada di Jl. Kawaluyaan Indah II No.4, Jatisari, Kec. Buahbatu, Kota Bandung. Kegiatan Praktik Kerja Lapangan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat ini dibimbing oleh pembimbing akademik serta pembimbing lapang. Peran dari pembimbing akademik tentu sebagai fasilitator dalam bidang akademik guna memastikan para mahasiswa Praktik Kerja Lapangan yang dibimbing telah melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan sesuai dengan adanya syarat dan ketentuan yang telah ditetapkan oleh program studi dan peran dari pembimbing lapang adalah memberikan materi sebelum melaksanakan Praktik Kerja Lapangan dan membagikan posisi untuk pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan dan rolling posisi setiap minggunya untuk mahasiswa Praktik Kerja Lapangan menguasai berbagai macam posisi yang dipelajari di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat. Kegiatan Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan ini dimulai dari 6 Juni hingga 5 Juli 2022 dan jam kerja dari pukul 07:30 hingga 16:00 dari hari Senin hingga hari Jum’at dan sitem kerja dari Praktik Kerja lapangan ini adalah WFO (Work From Office).

C.PEMBAHASAN

Praktik Kerja Lapangan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat telah dilaksanakan dengan durasi waktu -+200 jam, dalam kegiatan Praktik Kerja Lapangan penulis telah mempelajari berbagai macam layanan perpustakaan serta pengelolaan perpustakaan deposit, pada minggu pertama penulis mendapatkan bagian di ruangan referensi, pada minggu kedua penulis mendapatkan bagian di ruangan dewasa 2, pada minggu ketiga penulis mendapatkan bagian di perpustakaan deposit, pada minggu ke empat penulis mendapatkan bagian di keanggotaan, dan 3 hari terakhir penulis mendapatkan plotting di perpustakaan deposit, serta keanggotaan.

A.Ruangan Referensi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat

Ruangan referensi berada di lantai 3 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat, Koleksi yang ada di ruangan referensi tidak tersedia sirkuliasi/koleksi tidak dapat dipinjamkan kepada pemustaka hanya dapat dibaca di ruangan referensi. Koleksi di ruangan referensi terdapat berbagai macam koleksi seperti koleksi Enskiklopedia, Kamus Besar, dan masih banyak koleksi buku lainnya sesuai dengan nomor klasifikasi yang tersedia di ruangan referensi.

Pemustaka yang datang ke ruangan referensi wajib menaruh kartu anggota kepada pustakawan untuk input data pengunjung yang memasuki ruangan referensi lalu pemustaka diperbolehkan mengambil kembali kartu anggota jika telah selesai mengunjungi ruangan referensi. Di ruangan referensi pun terdapat koran harian setiap harinya dan penulis juga membantu untuk menaruh koran harian di ruangan referensi serta di rak koran di lantai 1 untuk memudahkan pemustaka membaca informasi yang terdapat di koran dan berita terbaru setiap harinya. Kegiatan yang dilakukan penulis juga ikut serta dalam merapikan rak koleksi dan menaruh buku sesuai dengan nomor klasifikasi yang ada, karena pemustaka yang membaca buku dilarang untuk mengembalikan buku sendiri, pemustaka yang telah membaca buku di ruangan referensi diharapkan untuk menaruh buku yang telah dibaca dimeja yang terdapat di ruangan referensi sehingga penulis dan pemustaka lainnya lah yang mengembalikan kembali buku sesuai dengan nomor urut klasifikasinya.

B.Ruangan Dewasa 2 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat

Ruangan Dewasa 2 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat berada di lantai 2, Ruangan Dewasa 2 ini tersedia sirkulasi dan pemustaka dapat meminjam koleksi yang berada di Ruang Dewasa 2. Koleksi yang ada di Ruang Dewasa 2 terdapat dari nomor klasifikasi 600-900. Untuk pemustaka dapat meminjam koleksi yang berada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat sebanyak 3 buku dan dapat dipinjam dengan durasi 14 hari, namun jika masih menginginkan untuk membaca buku tersebut pemustaka dapat mengunjungi kembali Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat untuk melakukan perpanjangan waktu untuk peminjaman buku sehingga terhindar dari denda karena telat mengembalikan buku, jika pemustaka telat mengembalikan buku maka pemustaka dapat dikenakan denda sebesar 500 rupiah per hari.

 Kegiatan Praktik Kerja Lapangan di Ruang Dewasa 2 adalah melayani pemustaka yang mengunjungi Ruang Dewasa 2, dan mengarahkan pemustaka untuk membuka website OPAC (Online Public Access Catalog) untuk mengetahui apakah koleksi yang dicari oleh pemustaka terdapat di Ruangan Dewasa 2 atau terdapat di ruangan lain. Selain itu sebagai mahasiswa PKL, penulis melakukan pendataan buku yang baru masuk di Ruang Dewasa 2 dengan menghitung berapa banyak koleksi per buku, dan menulis judul buku tersebut di Microsoft Excel, serta penulis juga melayani pemustaka yang ingin meminjam buku dengan melakukan Scan dari Kartu Anggota, lalu Scan kembali barcode buku dan mencetak struk untuk mengetahui tanggal peminjaman buku dan tanggal buku harus dikembalikan. Penulis juga melakukan pendataan statistik pemustaka yang mengunjungi Ruang Dewasa 2, apakah pemustaka itu meminjam buku, pemustaka itu berjenis perempuan atau laki-laki, dan apakah pemustaka hanya membaca buku untuk kepentingan data di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat.

C.Perpustakaan Deposit Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat
Perpustakaan Deposit Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat berada di Gedung Arsip Dispusipda lantai 2. Di perpustakaan deposit, penulis mengolah data dan entry data koleksi yang ada di Perpustakaan Deposit untuk mengetahui berapa banyak jumlah per buku dengan memasukkan nomor klasifikasi, judul buku, penulis, dan jumlah buku sehingga memudahkan para pustakawan lain dalam menyusun buku-buku tersebut dalam membagikan buku tersebut ke setiap ruangan yang berada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan nantinya. Kegiatan entry data ini dilakukan penulis selama 1 minggu dikarenakan sangat banyak koleksi yang harus dihitung datanya dan penulis pun melakukan selfing buku sesuai dengan rak nomor urut klasifikasi.

D.Keanggotaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat

Keanggotaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat berada di lantai 1 atau lantai utama Dispusipda Jabar. Para pemustaka yang ingin mengunjungi setiap ruangan yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat diwajibkan untuk mendaftarkan diri untuk membuat kartu anggota. Kartu anggota sangat penting bagi pemustaka yang ingin meminjam buku, mengembalikan buku serta mengunjungi perpustakaan karena setiap pemustaka yang ingin meminjam buku ataupun mengembalikan buku harus memiliki data yang pasti untuk mengetahui keberadaan buku, untuk mengetahui berapa buku yang telah dipinjam dan untuk mengetahui kapan buku akan dikembalikan.

Dalam kartu anggota terdapat scan barcode yang berfungsi untuk memudahkan pustakawan untuk melakukan scan untuk proses peminjaman buku, perpanjangan buku, serta pengembalian buku. Kartu anggota dapat dibuat oleh siapapun dan gratis. Kegiatan yang dilakukan penulis yakni membantu pemustaka dalam proses foto untuk kartu anggota dan masa aktif kartu anggota selama 5 tahun, karena kartu anggota yang tidak aktif tidak dapat meminjam buku maka dari itu tugas dari penulis yakni memastikan pemustaka yang ingin mengunjungi perpustakaan memiliki kartu anggota yang aktif sehingga pemustaka dapat dengan mudah dalam mendapatkan fasilitas dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat. Applikasi INLISlite (Integrated Library System) sangat memudahkan pustakawan dan penulis dalam melakukan pendaftaran kartu anggota bagi pemustaka.

Tahap awal untuk mendaftarkan diri untuk menjadi anggota pemustaka dapat mendatangi Dispusipda lalu melakukan scan untuk mengisi data pribadi serta membuat akun dan password, sehingga saat sesi foto pustakawan dapat melakukan proses pencetakkan kartu dengan cepat bahkan kurang dari 1 menit kartu anggota sudah dapat dicetak. Applikasi INLISlite memudahkan pustakawan dalam mencari data-data pemustaka yang telah mendaftarkan dirinya melalui website ilms.jabarprov.go.id dan data pemustaka yang baru saja mendaftar akan langsung muncul di halaman paling atas sehingga pemustaka dapat mengaktifkan kartu anggota, melakukan sesi foto untuk pemustaka dan memastikan data sudah benar melalui KTP/Kartu Keluarga yang dibawa oleh pemustaka lalu melakukan pencetakkan kartu anggota agar pemustaka dapat langsung memasuki ruangan yang dituju di Dispusipda Jabar.

 Applikasi INLISlite juga memudahkan Keanggotaan dalam mencari data-data pemustaka yang sudah menjadi anggota namun masa aktif pemustaka telah habis, dengan memasukkan kata kunci Nama lengkap di Applikasi INLISlite maka data pemustaka yang telah daftar bertahun-tahun lamanya akan mudah didapatkan oleh pustakawan dan dapat melakukan progress pencetakkan kartu anggota dengan mudah serta cepat.

D.KESIMPULAN
Layanan kartu anggota sangat penting dalam suatu perpustakaan, karena yang menyimpan seluruh data dari pemustaka yang meminjam buku, mengembalikan buku, dan memperpanjang buku terdapat pada kartu anggota. Bilamana pemustaka belum memiliki kartu anggota maka pemustaka tidak dapat meminjam buku, tidak dapat mengunjungi perpustakaan dan tentu hal tersebut berpengaruh terhadap layanan perpustakaan. Perangkat lunas Integrated Library System atau yang biasa dikenal dengan INLIS Lite sangat membantu pustakawan dalam melayani pemustaka yang ingin membuat kartu anggota karena dengan adanya perangkat lunak Integrated Library System sangat memudahkan pemustaka dalam mendaftarkan data diri secara online untuk pembuatan kartu anggota, dan pustakawan/petugas keanggotaan dapat melakukan tugas sesi foto untuk kartu anggota, mencetak kartu anggota, mengaktifkan kartu anggota dengan lebih menghemat waktu sehingga pemustaka dapat langsung mendapatkan kartu anggota di beberapa menit saja dan pada hari yang sama.

E.SARAN
Namun tidak terlepas daripada itu masih banyak pemustaka yang menghilangan kartu anggota yang seharusnya hal tersebut menjadi salah satu masalah besar karena Dispusipda Jabar yang menanggung akan hal tersebut dengan mencetak ulang kembali kartu anggota bagi pemustaka yang hilang, alangkah lebih efisien jika pemustaka yang menghilangkan kartu anggota dapat diberikan sanksi agar pemustaka lebih menjaga saat menyimpan kartu anggota seperti pemustaka menjaga kartu tanda penduduk agar tidak cepat hilang karena kasus kehilangan kartu anggota di dispusipda cukup banyak dan bahkan terdapat pemustaka yang baru saja membuat kartu di pagi hari, lalu pada siang hari kembali ke ruangan keanggotaan karena kartu pemustaka hilang maka dari itu saran dari penulis adalah memberikan sanksi jika ada kehilangan pustakawan yang kehilangan kartu anggota perpustakaan.

DAFTAR PUSTAKA

RI, P. N. (2014). Modul-Modul dan Fitur Inlis Lite. Jakarta Pusat: Tim Pengembangan Aplikasi dan Situs Web Sub Bidang Otomasi Perpustakaan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.