KBRI Beijing Resmi Luncurkan Layanan SIPOni

Beijing- KBRI Beijing meluncurkan Aplikasi Sistem Informasi Pendidikan Online (SIPOni) yang bertempat di Aula Serbaguna pada Jum'at (29/11/2019). Acara yang diresmikan oleh Yang Mulia Duta Besar RI untuk Tiongkok dan Mongolia Bapak Djauhari Oratmangun ini merupakan salah satu program dari Atase Pendidikan dan Kebudayaan (Atdikbud) yang dihadiri oleh mahasiswa dari berbagai kampus yang berada di Beijing. Acara ini dimulai pada pukul 15:35 dan berakhir pada pukul 16:45 waktu setempat.

Dalam pengantarnya, Atdikbud KBRI Beijing Bapak Yaya Sutarya secara singkat menjelaskan tiga hal penting dalam Layanan SIPOni: (1) Sistem ini telah dibuat sebaik mungkin dan dijaga kerahasiaan identitasnya (lisensi keamanan internasional); (2) SIPOni sudah dapat digunakan pada bulan Desember 2019, dan akan dievaluasi kelebihan dan kekurangannya hingga tahun mendatang; (3) Real launching SIPOni akan dilaksanakan pada bulan Januari 2020. Sedangkan beliau juga menambahkan kelebihan dari sistem ini adalah (1) Surat keterangan lulus dapat dibuat dengan cepat; (2) aplikasi SIPOni bisa diakses dimanapun berada (termasuk di Indonesia), mahasiswa yang telah lulus tidak perlu datang ke KBRI;

Sementara dalam arahan soft launching-nya, Bapak Duta Besar memberikan apresiasi tinggi tentang sistem aplikasi tersebut. Banyak hal positif yang dapat diambil, diantaranya adalah aspek biaya ringan (hanya print out hasil dokumen saja di tempat masing-masing), serta proses yang tidak memakan waktu lama (pelayanan cepat dan aman). Di sisi lain, sistem ini adalah implementasi dari era teknologi Informasi dengan memanfaatkan digitalisasi industri yang terbukti memberikan banyak manfaat. 

Soft Launching oleh bapak Duta Besar RI (frm/2019)

Grand launching secara serentak akan diadakan pada bulan Januari 2020, bekerja sama dengan PPIT (Persatuan Pelajar Indonesia Tiongkok) dan akan dilaksanakan road show berbagai kota untuk sistem tersebut. "Imbunya"

Dijelaskan secara detail oleh Bapak Atdikbud dalam presentasinya, pembuatan SIPOni memiliki tujuan dan manfaat antara lain: (1) Otomatisasi pelayanan pembuatan surat keterangan dari mulai tahap permohonan hingga di terbitkannya surat keterangan; (2) Monitoring dan Evaluasi kinerja pelayanan; (3) pelacakan status permohonan pembuatan surat keterangan, yang memungkinkan pemohon mengikuti seluruh proses pembuatan surat keterangan secara online. (4) terbentuknya basis data pelajar / Mahasiswa yang valid dan akurat untuk keperluan statistik; (5) media informasi; (6) Mediasi pendidikan; (7) smart mobile aplikasi. Pada tahap pertama, aplikasi ini akan dilaksanakan berpusat di database KBRI Beijing.

Presentasi oleh bapak Atdikbud (frm/2019)

Dalam pengembangan tahap kedua, aplikasi tersebut akan terintegrasi dengan sistem di Kemendikbud, (1) kedua data di KBRI akan secara otomatis terkoneksi dengan Kemendikbud, sehingga mahasiswa tidak perlu memproses di Kemendikbud (DIKTI), cukup sekali proses saja. Di tahapan pengembangan akhir sistem (tahap ketiga) akan diusahakan terintegrasi dengan CDGDC, yang mana outputnya adalah satu kali proses, akan secara otomatis sudah berproses juga di KBRI dan Kemendikbud (DIKTI).

Dalam bagian terakhir dari soft launching telah dijelaskan tentang tahapan demi tahapan penggunaan aplikasi SIPOni, dimulai dari pembuatan user name dan password, input data, hingga gambaran output data oleh Staff KBRI ahli IT Ibu Agustina Indah Rizki, dan ditutup dengan diskusi (tanya jawab) oleh Bapak Atdikbud Yaya Sutarya.

Bagi rekan-rekan mahasiswa yang penasaran dengan sistem aplikasi ini, bisa membuka alamat e-layanan (tanpa VPN) di: http://siponi.kemdikbud.go.id/ ingat baik-baik, cukup membuat satu user name dan password. Pengguna akan mendapatkan berbagai fitur SIPOni diantaranya (1) Dashbor Eksekutif; (2) Laporan dan statistic; (3) Notifikasi otomatis dan (4) Digital approval.

Mari ajak dan beritahu teman, saudara, yang kuliah di Tiongkok, yang ingin mengajukan permohonan administrasi kebutuhan peserta didik siswa dan mahasiswa, dalam pelayanan administrasi proses pengajuan Surat Keterangan Sekolah, Penyetaraan Ijazah, Pindah Sekolah, Surat Pengantar Mahasiswa Asing ke Indonesia, Rekomendasi Mitra Berkembang, Rekomendasi Sekolah Indonesia ke China, Izin Belajar dan Surat Pendukung Lainnya untuk WNI dari Luar Negeri China atau siswa satuan pendidikan kerjasama (Internasional) sudah diubah secara online,  tidak perlu datang ke Beijing untuk mengurusnya, cukup dengan input data, upload berkas, semua hanya dalam satu genggaman teknologi digital.

Sebagai penutup, saya mengutip kata bijak Emily Greene Balch sebagai berikut:

“Technology gives us the facilities that lessen the barriers of time and distance – the telegraph and cable, the telephone, radio, and the rest”.

Membuat Segalanya hanya dalam satu langkah, "kenapa tidak?". Terobosan yang patut kita apresiasi untuk KBRI Beijing.
Semoga bermanfaat
FQM@2019