Kita semua sedang berada di situasi yang menuntut kita untuk berdiam diri di rumah. Awalnya, terpikir bahwa hal ini pastinya akan membatasi kegiatan yang bisa kita lakukan. Seiring berkembangnya zaman, aplikasi untuk melakukan telekonferensi massal sebenarnya sudah ada sebelum pandemi ini. Hanya saja, penggunaannya jauh lebih sering dikarenakan semua orang yang berada di rumah saja. Kegiatan kita sehari-hari masih tetap dan harus berjalan terlepas dari kondisi sekarang. Oleh karena itu, acara dan kegiatan kita mulai berganti penyelenggaraannya menjadi daring.
Kita semua mungkin sudah pernah mengikuti acara telekonferensi di aplikasi seperti Zoom, tapi sudah pernahkah kita menyelenggarakannya? Dengan menyelenggarakan sejenis webinar, kita dapat berbagi pengetahuan yang kita miliki dan mengedukasi orang-orang sekitar kita. Selain itu, kejenuhan kita di rumah dapat terisi dengan kegiatan yang produktif dan bermanfaat.Â
Webinar merupakan singkatan dari web seminar. Arti dari webinar adalah seminar yang dilakukan melalui situs web atau aplikasi berbasis internet. Dalam suatu webinar, disampaikan suatu topik oleh narasumber yang sudah mendalami dan mengerti tentang materi tertentu untuk disampaikan pada para peserta yang dilakukan secara daring.
Secara cuma-cuma, menyelenggarakan suatu kegiatan dapat terdengar sulit. Meskipun diadakan secara daring, tetapi tentunya tetap memerlukan persiapan yang serius agar acara tersebut dapat berjalan dengan lancar dan pesan yang ingin kita sampaikan dapat diterima peserta webinar dengan baik. Dengan penyelenggaraan yang matang, tujuan dari diselenggarakannya webinar tersebut dapat dicapai.
Suatu acara hanya dapat berjalan dengan lancar dengan kolaborasi yang bagus antar semua pihak penyuksesnya. Sama halnya dengan webinar daring. Perhatikan langkah-langkah berikut guna tercapainya kegiatan webinar yang sukses!
1. Pilih tema dan konsep webinar yang akan diselenggarakan
Langkah awal dalam penyelenggaraan suatu webinar tentunya adalah dengan menentukan tema yang bisa dibilang materi utama yang diangkat dalam webinar tersebut. Tentunya pemilihan tema ini harus bermanfaat bagi sekitar dan juga merupakan suatu topik yang didalami dan dipahami oleh penyelenggara webinar. Tema yang menarik dapat mengundang banyak partisipan yang ikut, dengan itu menghasilkan webinar yang sukses. Selanjutnya, pilih konsep yang juga dapat menarik banyak partisipan. Di sini, kita dapat mengeluarkan jiwa kreativitas kita dan mewujudkan suatu konsep yang seru untuk diikuti. Banyak konsep yang dapat dipilih layaknya suatu acara, acara daring tidak menutup kemungkinan konsep yang terkesan unik. Pemilihan konsep seperti seberapa formal acara webinar sangat penting untuk dipahami penyelenggara saat mengadakan webinar.
2. Persiapkan komponen webinar mulai dari penyelenggara, media, hingga peserta
Webinar yang diselenggarakan sukses dapat terwujud dari kolaborasi yang baik antar penyelenggara. Meski dari jauh, komunikasi tetap harus berjalan agar semua rencana webinar dapat terlaksana. Pembagian jobdesc atau tugas juga perlu dilakukan supaya tidak ada penyelenggara yang bingung akan tugas yang harus mereka kerjakan. Selanjutnya, pilih media webinar yang paling cocok sesuai kebutuhan penyelenggara. Penentuan media telekonferensi dapat dilihat dari aspek jumlah peserta, biaya, waktu, dan lain sebagainya untuk menunjang acara webinar itu sendiri. Komponen terakhir yang tidak kalah penting adalah para peserta webinar itu sendiri. Target peserta harus ditentukan dari awal yang disesuaikan dengan  tema yang disampaikan dalam webinar. Jika persiapan dan pelaksanaan dari penyelenggara sudah baik, namun peserta yang hadir tidak antusias dan tertarik atau bahkan jumlahnya sangat sedikit, webinar dapat dikatakan kurang sukses.
3. Atur peraturan dan tata tertib dalam webinar
Webinar memerlukan tata tertib agar dapat berjalan dengan lancar layaknya suatu acara yang dilakukan secara tatap muka. Hanya saja, karena dilakukan melalui aplikasi telekonferensi, peraturan yang ada pastinya memiliki perbedaan dari peraturan acara langsung. Tata tertib untuk penyelenggara dan peserta dapat meminimalisasi terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan saat webinar berlangsung. Peraturan ini juga diadakan agar tujuan dari webinar dapat tersampaikan dengan maksimal. Setelah dibuat, penting untuk melakukan sosialisasi tata tertib yang ada kepada seluruh komponen penyukses webinar.
4. Lakukan publikasi dan promosi yang luas
Bisa dipahami bahwa webinar dilakukan secara daring, yang berarti tidak menutup kemungkinan adanya peserta dan penyelenggara yang tinggal jauh dari manapun. Oleh karena itu, jangkauan peserta juga pasti semakin luas. Melihat hal tersebut, publikasi yang menarik perlu dilakukan agar webinar dapat diikutsertai banyak orang. Semakin banyak orang yang ikut, tujuan dari menyebarkan informasi yang bermanfaat dapat tercapai. Promosi dapat dilakukan melalui berbagai media sosial sebelum webinar dengan promosi yang menarik. Ada berbagai cara menarik orang agar mengikuti webinar, publikasi harus dilakukan dengan unik agar menaikkan animo masyarakat. Dalam promosi dan publikasi, perlu dijelaskan komponen-komponen dari webinar dengan informasi yang lengkap agar masyarakat paham tujuan webinar dan dapat memilih topik sesuai dengan kebutuhan atau peminatan mereka. Jangan lupa untuk tetap menjaga komunikasi dengan calon peserta webinar yang dapat mempermudah pihak penyelenggara dan peserta.
5. Rencanakan kegiatan yang interaktif dan seru bagi peserta
Seminar dapat terkesan membosankan, baik secara langsung maupun daring. Padahal informasi yang diberikan saat seminar sangat bermanfaat bagi kita semua dan dapat berbagi pengetahuan serta pendapat kita masing-masing. Maka agar webinar dapat diikuti peserta dengan seru, penyelenggara harus dapat mengeluarkan ide-ide agar terjadi interaksi antar peserta maupun dengan penyelenggara. Dalam webinar dapat dilakukan sesi tanya jawab maupun permainan yang seru yang tentunya tetap sesuai dengan topik yang ada. Dengan cara ini, tujuan penyelengara untuk berbagi wawasan dan pengetahuan akan lebih mudah diterima dan dicerna oleh para peserta.
6. Buat jadwal dan susunan acara secara sistematis
