Analisis Jabatan dan Bagaimana Perannya bagi SDM Perusahaan?

Hai, Assalamualalaikum.

Dalam dunia kerja, peran sumber daya manusia di dalamnya merupakan tonggak utama dari maju mundurnya sebuah perusahan. Peran sumber daya manusia inilah yang kemudian perlu diperhatikan secara mendasar dimulai dari penempatan yang sersuai tiap-tiap individu yang ada di dalam perusahaan, hingga kapasitas individu dalam mengemban tanggung jawab yang sesuai dengan keahlian yang dimilikinya. Alasan itulah yang kemudian membuat perusahaan memerlukan langkah tertentu dalam menyikapi persoalan itu, yaitu dengan analisis jabatan.

Analisis jabatan merupakan aktivitas atau proses untuk meneliti, memisah-misahkan dengan metode tertentu, menghubungkan dalam suatu keseluruhan setiap komponen pekerjaan untuk menetapkan pekerjaan dan tugas, guna mencapai tujuan tertentu Komarudin (1979).  Selain itu Tim Widyaiswara Depnaker, (2003: 5) mendefinisikan analisis jabatan sebagai kegiatan proses, metode, dan teknik untuk mengumpulkan data jabatan dan menyajikannya untuk berbagai kepentingan program. Jadi, analisis jabatan terdiri atas tiga kegiatan pokok, yaitu pengumpulan data jabatan, pengolahan data jabatan dan penyajian informasi jabatan untuk berbagai program. 

Yang kemudian dari berbagai definisi yang telah diberikan oleh para ahli itu dirampungkan menjadi satu definisi menurut Drs. Suparjiyanta, dimana analisis jabatan merupakan "suatu proses pengumpulan data untuk menentukan pengetahuan, keahlian, kemampuan, dan karakteristik lainnya yang diperlukan guna keberhasilan pelaksanaan pekerjaan dan untuk membuat perkiraan tentang sifat suatu pekerjaan tertentu. Suatu analisis jabatan mengidentifikasi aktivitas, perilaku, tugas-tugas, dan standar kinerja suatu jabatan, di mana jabatan itu dilaksanakan, dan persyaratan pribadi yang diperlukan untuk melaksanakan suatu jabatan, misalnya kepribadian, interes, karakteristik fisik, tingkah laku, dan pengetahuan serta keahlian yang diperlukan oleh suatu jabatan. Setiap jabatan juga dianalisis sehubungan dengan posisi-posisi lainnya dalam suatu organisasi."

Lalu apa kaitannya analisis jabatan dengan kemajuan sumber daya manusia di dalam perusahaan ?

Tentunya hal itu sangat berkaitan, alasan yang menjadikan kedua hal itu saling berkaitan ialah dilihat dari manfaat yang diberikan dari adanya analisis jabatan bagi keberlangsungan sumber daya manusia. Diantaranya adalah, analisis jabatan memberikan gambaran mengenai pola dan pokok sistem pengembangan karir bagi karyawan perusahaan, efisiensi penempatan karyawan-karyawan pada pekerjaan yang sesuai dengan keahlian dan keterampilannya secara lebih efektif, terbentuknya sistem perencanaan kerja pada perusahaan, kemudahan bagi perusahaan untuk menentukan lamaran kerja apabila nantinya akan membuka lowongan kerja, dan terakhir tentu saja terstrukturnya sistem penataan jabatan kerja, perencanaan target kerja, serta hubungan organisasi yang ada di dalam perusahaan.

Dengan demikian, di dalam keberlangsungan sumber daya manusia sebuah perusahaan, analisis jabatan akan sangat berpengaruh terutama dalam kaitan pengembangan serta pemanfaatan sumber daya manusia secara efeketif dan efisien, bahkan nyatanya analisis jabatan tidak hanya berpengaruh kepada sumber daya manusia saja, melainkan berpengaruh juga kepada bagaimana nantinya pengambilan keputusan yang tepat oleh perusahaan.

Dan bagaimana sebenarnya proses analisa jabatan itu sendiri ?

Seperti yang sebelumnya telah dibahas bahwasannya analisa jabatan merupakan upaya pengumpulan data yang kemudian menyajikan informasi yang didapatkan yang berkaitan dengan kebutuhan dan kepentingan sumber daya manusia dalam perusahaan. Untuk memperoleh semua hal itu, tentu saja memerlukan proses dalam keberlangsungannya, adapun proses yang dilakukan dalam analisa jabatan terdiri dari 4 tahapan utama. Yakni, persiapan, pengumpulan data, pengolahan data, dan penyajian serta penggunaan.

1. Persiapan

Pada proses persiapan ini, dua hal utama yang perlu dilakukan adalah identifikasi jabatan yang ada pada perusahaan, serta menyusun daftar pertanyaan yang diinginkan oleh perusahaan berkaitan dengan informasi yang ingin diketahui oleh perusahaan.

2. Pengumpulan Data

Kemudian setelah berhasil melakukan identifikasi jabatan dan membuat daftar pertanyaan, proses memperoleh jawaban dari pertanyaan yang telah dibuat itu dengan cara pengamatan langsung (observasi), wawancara (interview), daftar pertanyaan (kuesioner), daftar cek (cheklist), partisipasi kerja (work participation), laporan kerja (logs), dan kombinasi dari beberapa teknis tersebut.

3. Pengolahan Data

Setelah berhasil memperoleh data atau informasi yang diinginkan, selanjutnya tentu saja perusahaan harus dapat menyaring berbagai informasi yang tersedia itu dengan  mengadakan kajian hasil, sehingga kemudian data yang tersisa adalah data yang siap digunakan dan disajikan.

4. Penggunaan dan Penyajian Informasi

Setelah mendapatkan hasil selanjutnya informasi itu dapat terbagai ke dalam berbagai bentuk informasi, seperti deskripsi pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job spesification), dan standar prestasi kerja (job performance standard). Yang kemudian semua informasi itu berisi uraian tertulis tentang fungsi, tugas dan tanggung jawab, kondisi kerja serta aspek lainnya.

Seperti itulah pemahaman mengenai bagaimana pentingnya analisis jabatan bagi berlangsungnya sebuah perusahaan terutama berkaitan dengan sumber daya manusia disertai bagaimana proses ataupun tahapan yang dibutuhkan dalam analisa jabatan. semoga dapat bermanfaat.