PERT 14 "Media Public Relations"

Pentingnya Media Relations dalam Public Relations

Salah satu publik eksternal yang sangat penting dalam Public Relations (PR) adalah media. Media memiliki peranan yang sangat ampuh dalam menyebarkan informasi kepada khalayak. Oleh karena itu, membina hubungan baik dengan media menjadi tugas utama bagi seorang praktisi Public Relations. Setiap perusahaan, terutama yang telah go public, tentu membutuhkan peran media untuk mempublikasikan kegiatan dan informasi terkait perusahaan mereka. Untuk itu, terdapat fungsi yang dikenal dengan media relations, yang menjadi salah satu pilar utama dalam menunjang kegiatan yang dilakukan oleh seorang Public Relations. Sebagai bagian dari kegiatan PR, media relations bertujuan untuk menjaga hubungan baik antara perusahaan atau organisasi dengan media massa. Hal ini penting, karena media tidak hanya menyampaikan informasi, tetapi juga memengaruhi opini publik. Oleh sebab itu, pemahaman yang baik tentang media yang digunakan dalam kegiatan PR menjadi hal yang krusial, terutama bagi seorang sekretaris yang harus dapat menyaring dan mengelola informasi yang berasal dari perusahaan dengan cara yang dapat dipertanggungjawabkan.

Public Relations (PR) memiliki peranan yang sangat penting dalam mempublikasikan berbagai kegiatan dan program yang dilakukan oleh perusahaan. Dalam menjalankan tugas ini, media massa menjadi saluran utama yang digunakan untuk menyebarkan informasi kepada khalayak. Tanpa keterlibatan media, kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh perusahaan akan sangat terbatas dalam menjangkau publik yang lebih luas. Media massa memiliki kekuatan untuk mempengaruhi opini publik melalui pemberitaan yang dimuat di media, yang dapat menciptakan pemahaman dan citra positif mengenai perusahaan.

Menyadari betapa pentingnya posisi media dalam kegiatan Public Relations, menjalin hubungan yang baik dan harmonis dengan media massa menjadi salah satu tugas utama bagi seorang praktisi PR. Tanpa hubungan yang baik dengan media, akan sangat sulit bagi PR untuk mencapai tujuan komunikasi yang diinginkan. Dalam hal ini, media relations berperan sebagai sarana penting untuk memastikan informasi yang disampaikan perusahaan sampai dengan baik kepada publik.

Menurut Jefkins (2003), hubungan pers (press relations) adalah upaya untuk mencapai publikasi maksimum atas pesan atau informasi PR dalam rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak tentang organisasi atau perusahaan. Sementara itu, Iriantara (2005) menjelaskan bahwa media relations merupakan bagian dari PR eksternal yang bertugas untuk membina dan mengembangkan hubungan baik dengan media massa sebagai sarana komunikasi antara organisasi dan publiknya.

Sedangkan menurut Ruslan (2006), press relations merupakan suatu kegiatan khusus yang dilakukan oleh Public Relations untuk menyampaikan pesan atau informasi tertentu mengenai aktivitas kelembagaan, perusahaan, atau produk melalui media massa. Kerja sama yang baik antara PR dan media diharapkan dapat menciptakan publisitas yang baik dan citra positif bagi organisasi.

• Perbedaan Perspektif tentang Media Relations Dari beberapa pendapat di atas, terdapat perbedaan dalam mengartikan media relations. Jefkins menekankan bahwa menjalin hubungan dengan pers tidak hanya untuk menyebarkan pesan perusahaan, tetapi juga untuk melakukan pendekatan fungsional dan personal dengan media. Hal ini bertujuan agar informasi yang disampaikan dapat diterima dengan baik oleh khalayak. Iriantara memandang media relations sebagai praktik komunikasi yang dilakukan oleh PR melalui media massa. Media menjadi sarana penting dalam berkomunikasi dengan publik. Sedangkan Ruslan menekankan bahwa segala aktivitas perusahaan harus terekspos melalui media agar publik mengetahui apa yang dilakukan perusahaan.
• Dalam menjalankan media relations, terdapat beberapa prinsip dasar yang harus dipegang oleh praktisi PR:

1. Memperhatikan tenggat waktu media - Memastikan informasi disampaikan tepat waktu sesuai dengan deadline media.
2. Bicara benar atau diam - Kejujuran sangat penting dalam hubungan dengan media.
3. Mengembangkan kedekatan dengan media - Membangun hubungan yang akrab dengan media untuk mempermudah komunikasi.
4. Menjadi narasumber yang berharga - Memberikan informasi yang bermanfaat dan dapat dipercaya.
5. Jangan membuka pertengkaran yang tidak perlu - Menjaga komunikasi yang positif dan profesional.

• Frank Jefkins memberikan beberapa kiat untuk membina hubungan pers yang baik, di antaranya:

1. Memahami dan melayani media - Memberikan apa yang dibutuhkan media, seperti informasi yang disukai media.
2. Membangun reputasi sebagai orang yang dapat dipercaya - Selalu menyediakan materi yang akurat dan terpercaya kapan saja dibutuhkan.
3. Menyediakan salinan yang baik - Tidak hanya data tertulis, tetapi juga foto, video, dan materi lainnya yang dibutuhkan oleh wartawan.
4. Bekerja sama dalam penyediaan materi - Praktisi PR dan wartawan harus bekerja sama dengan baik untuk memberikan informasi yang benar.
5. Menyediakan fasilitas verifikasi - Jika ada keraguan mengenai informasi, PR harus siap menerima wartawan yang ingin memverifikasi materi yang diberikan.
6. Membangun hubungan pribadi dengan media - Kejujuran, keterbukaan, dan saling pengertian antara PR dan wartawan sangat penting.

• Tujuan dari media relations bagi organisasi adalah:

1. Memperoleh publisitas seluas mungkin mengenai kegiatan dan langkah lembaga/organisasi yang baik untuk diketahui publik.
2. Memperoleh liputan yang obyektif dan seimbang di media mengenai hal-hal yang menguntungkan lembaga/organisasi.
3. Mendapatkan umpan balik dari masyarakat mengenai upaya dan kegiatan organisasi.
4. Melengkapi data dan informasi yang diperlukan untuk penilaian situasi dan permasalahan yang dihadapi organisasi.
5. Mewujudkan hubungan yang stabil dan berkelanjutan dengan media, yang didasari oleh saling percaya dan menghormati.

• Dengan terjalinnya hubungan yang baik antara organisasi dan media, manfaat yang dapat diperoleh antara lain:

1. Membangun pemahaman mengenai tugas dan tanggung jawab organisasi serta media massa.
2. Membangun kepercayaan timbal balik dengan prinsip saling menghormati, kejujuran, dan kepercayaan.
3. Penyampaian informasi yang akurat dan jujur, yang dapat memberikan pencerahan bagi publik.

1. Pentingnya Komunikasi Interpersonal dalam Media Relations bagi Public Relations

Bagi seorang Public Relations (PR), kemampuan untuk membangun dan menjaga hubungan pribadi dengan wartawan menjadi aspek penting dalam menjalankan kegiatan media relations. Meskipun media massa adalah sebuah organisasi yang lebih besar, hubungan pribadi dengan wartawan bisa menjadi penentu utama baik buruknya hubungan perusahaan dengan media tersebut. Kemampuan ini akan mempengaruhi efektivitas dan kelancaran komunikasi yang dijalin antara PR dan media. Iriantara (2005) menjelaskan bahwa terkadang hubungan interpersonal yang erat dengan wartawan memberikan ruang untuk mendukung tujuan PR organisasi.Menurut Wasesa (2006:227), media relationship adalah salah satu faktor utama yang perlu diperhatikan. Pendekatan dengan model pertemanan yang dibangun dengan media akan memudahkan PR dalam menyampaikan informasi, karena hubungan yang lebih santai menghilangkan prasangka awal ketika berhubungan dengan media massa. Namun, pertemanan yang hanya dibangun untuk kepentingan sesaat dapat menimbulkan kesan pemanfaatan, yang justru merusak hubungan tersebut. Oleh karena itu, kontak informal perlu dijaga agar tercipta hubungan yang saling mendukung dan dapat mencapai tujuan kedua belah pihak.Pendekatan informal ini dilakukan PR untuk mempererat hubungan secara lebih pribadi dengan wartawan. Menurut Ruslan (2006), kontak informal adalah komunikasi yang lebih bersifat pribadi dan tidak resmi, yang bertujuan mengenal satu sama lain di luar konteks pekerjaan. Hal ini memungkinkan terciptanya hubungan yang lebih baik, yang pada gilirannya mendukung kelancaran kegiatan media relations. Dalam praktiknya, pendekatan informal bukan hanya dilakukan saat membutuhkan wartawan, tetapi harus berlangsung secara terus-menerus agar hubungan tetap terjalin dengan baik.

• Komunikasi Interpersonal dalam Media Relations

Komunikasi interpersonal memiliki peran besar dalam pendekatan informal. Dalam konteks ini, komunikasi personal antara PR dan wartawan dilakukan secara langsung, yang menurut Vardiansyah (2004) dapat berlangsung secara tatap muka atau melalui media komunikasi non-massa seperti telepon. Cangara (2004) juga mengungkapkan bahwa komunikasi interpersonal terjadi langsung antar individu. Kunci dari efektivitas komunikasi interpersonal adalah keterbukaan, empati, dukungan, rasa positif, dan kesetaraan. Wiryanto (2004) menambahkan bahwa dalam komunikasi interpersonal, sangat penting bagi kedua pihak untuk saling menghargai dan menciptakan suasana terbuka yang memungkinkan komunikasi berjalan dengan efektif. Dengan komunikasi yang baik, PR dapat mempengaruhi sikap, pendapat, dan perilaku wartawan dalam pemberitaan mereka, yang akhirnya dapat menciptakan opini positif terhadap perusahaan.

• Komunikasi Kelompok dan Antara Organisasi

Selain komunikasi interpersonal, PR juga sering terlibat dalam komunikasi kelompok, seperti yang dijelaskan oleh Muhammad (2005), di mana anggota kelompok berinteraksi untuk mencapai tujuan yang sama. Dalam konteks media relations, komunikasi kelompok ini sering terjadi dalam acara seperti konferensi pers atau media gathering, di mana banyak wartawan berinteraksi dengan pihak perusahaan dalam satu forum. Tubbs dan Moss (2005:17) menekankan bahwa dalam komunikasi kelompok, jumlah orang yang terlibat mempengaruhi tingkat keakraban dan efektivitas komunikasi yang terjadi. Sementara itu, komunikasi antar organisasi juga penting dalam konteks media relations, karena wartawan bekerja di media yang memiliki struktur organisasi tertentu. Vardiansyah (2004) mendefinisikan komunikasi antar organisasi sebagai interaksi yang terjadi di luar struktur formal organisasi, yang sering kali bersifat informal. Hal ini dapat menciptakan hubungan yang lebih fleksibel dan memperlancar pertukaran informasi antar organisasi dan wartawan.

• Pendekatan Informal dalam Media Relations

Untuk menjaga hubungan yang baik dengan wartawan, PR harus melibatkan berbagai bentuk kegiatan komunikasi yang bersifat informal. Sebagai contoh, dalam wawancara pers, di mana PR atau manajer perusahaan diwawancarai oleh wartawan dalam suasana yang lebih personal, meskipun dapat melibatkan banyak wartawan. Begitu juga dalam acara press gathering atau jamuan pers yang lebih bersifat sosial, di mana PR dapat berinteraksi lebih bebas dengan wartawan di luar konteks formal. Selain itu, pemberian keterangan pers juga merupakan bentuk komunikasi informal yang dapat dilakukan kapan saja, tanpa perlu undangan resmi, tetapi dengan pemberitahuan melalui telepon atau media lain. Melalui semua bentuk interaksi ini, PR dapat menciptakan hubungan yang saling mendukung dan mendalam dengan wartawan, yang pada gilirannya akan membantu menyampaikan pesan perusahaan dengan lebih efektif.

2. Media Public Relations dalam Public Relations

Organisasi sering kali digambarkan sebagai sebuah organisme hidup yang melalui siklus kehidupan, yang dimulai dengan kelahiran, mengalami masa remaja, mencapai kematangan, dan akhirnya memasuki masa jompo sebelum menghadap kepada kematian. Pandangan ini juga berlaku dalam dunia Public Relations (PR), di mana fungsi PR dianggap sebagai bagian integral dari manajemen sebuah organisasi, yang akan terus ada selama organisasi tersebut ada, meskipun tidak selalu memiliki divisi PR formal. Fungsi PR tetap berlangsung dalam bentuk yang tidak terlihat, namun tetap memainkan peranan penting dalam kelangsungan hidup organisasi tersebut. Dalam konteks PR, media relations adalah salah satu bagian penting yang harus dijalankan sesuai dengan tahapan dan standar kegiatan PR. Media relations ini berperan penting dalam menciptakan hubungan yang baik antara organisasi dengan media massa, yang nantinya akan memengaruhi citra dan persepsi publik terhadap organisasi.