Mengatasi Kelemahan Manajemen Manual PKL dengan Teknologi Informasi

Mengatasi Kelemahan Manajemen Manual PKL dengan Teknologi Informasi

Dalam era digital saat ini, pemanfaatan teknologi informasi sudah menjadi kebutuhan mutlak dalam berbagai sektor, termasuk pendidikan. Salah satu tantangan yang dihadapi oleh institusi pendidikan, terutama sekolah kejuruan, adalah manajemen Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang masih dilakukan secara manual. Di sinilah pentingnya peran sistem informasi yang mampu mengelola kegiatan PKL secara efektif dan efisien. Sebagai contoh, artikel ilmiah yang ditulis oleh M. Ro'if, Tri Afirianto, dan Satrio Hadi Wijoyo pada tahun 2024 membahas pengembangan sistem informasi PKL berbasis website di SMK Negeri 1 Sumenep dengan metode Extreme Programming (XP). Dalam artikelnya, penulis menekankan bahwa sistem manual di sekolah tersebut tidak hanya membebani administrasi, tetapi juga memperlambat proses manajemen PKL secara keseluruhan.

Seiring dengan perkembangan teknologi, kebutuhan akan sistem yang dapat mempermudah pengelolaan data semakin mendesak. Menurut Akbar dan Noviani (2019), teknologi informasi yang relevan, akurat, dan tepat waktu sangat penting untuk mendukung pengambilan keputusan dalam berbagai aspek, termasuk pendidikan. Hal ini menunjukkan bahwa sekolah yang belum memanfaatkan teknologi secara optimal berisiko tertinggal, baik dari segi manajemen maupun hasil pembelajaran.

Dalam studi ini, sistem PKL dikembangkan dengan harapan dapat memfasilitasi manajemen PKL mulai dari pendataan hingga evaluasi siswa. Penggunaan metode XP memungkinkan pengembangan yang cepat dan adaptif, sesuai dengan kebutuhan stakeholder. Sebagai hasilnya, sistem tersebut diuji menggunakan System Usability Scale (SUS), dengan rata-rata skor 76,88, yang berada dalam rentang “Good”. Nilai ini menunjukkan bahwa sistem tersebut sudah diterima oleh pengguna dengan baik, namun masih ada ruang untuk perbaikan di beberapa aspek fungsional.

Penggunaan metode Extreme Programming (XP) dalam pengembangan sistem informasi PKL di SMK Negeri 1 Sumenep menunjukkan bagaimana teknologi dapat diintegrasikan secara efektif dalam manajemen pendidikan. XP, yang dikenal sebagai metode pengembangan perangkat lunak yang fleksibel dan responsif terhadap perubahan, memungkinkan pengembang untuk cepat menyesuaikan sistem berdasarkan umpan balik pengguna. Dalam konteks penelitian ini, XP menjadi pilihan yang tepat karena kompleksitas manajemen PKL yang melibatkan banyak pihak, seperti siswa, guru pembimbing, dan industri (DUDI). Keberhasilan XP tercermin dalam hasil pengujian yang menunjukkan bahwa 100% dari 69 test cases diterima dalam uji penerimaan (acceptance testing), sebuah pencapaian signifikan yang menunjukkan bahwa sistem mampu memenuhi kebutuhan pengguna.

Tidak hanya itu, pengujian usability menggunakan System Usability Scale (SUS) menghasilkan rata-rata skor 76,88, yang berada dalam kategori “Good”. Skor ini menandakan bahwa pengguna sistem, yang terdiri dari siswa dan staf sekolah, merasa nyaman menggunakan sistem dalam mengelola data PKL. Namun, angka ini juga menunjukkan adanya potensi peningkatan, terutama dalam aspek antarmuka dan fungsionalitas yang dapat lebih disederhanakan untuk meningkatkan pengalaman pengguna. Brooke (2020) menyebutkan bahwa sistem yang mendapatkan skor SUS di atas 68 umumnya dianggap usable, namun peningkatan di atas angka tersebut dapat meningkatkan efisiensi kerja secara signifikan.

Selain itu, artikel ini juga memberikan gambaran bagaimana sistem informasi dapat mengatasi masalah manual dalam manajemen PKL. Sebelum sistem ini dikembangkan, manajemen PKL di SMK Negeri 1 Sumenep dilakukan secara manual, mulai dari pendataan siswa hingga evaluasi hasil PKL. Manualitas ini sering kali menyebabkan masalah seperti keterlambatan pengolahan data dan kurangnya efisiensi dalam pelaporan hasil PKL. Setelah sistem berbasis web diimplementasikan, berbagai fitur yang mendukung manajemen, seperti pengelolaan presensi dan jurnal siswa, serta verifikasi dari guru pembimbing, berhasil diterapkan. Dalam pengujian unit testing, sebanyak 45 test cases dengan 119 assertions diuji, dan semuanya berhasil, menunjukkan stabilitas dan fungsionalitas yang baik pada sistem.

Secara keseluruhan, sistem yang dikembangkan dengan metode XP tidak hanya memungkinkan penyesuaian cepat terhadap perubahan kebutuhan, tetapi juga memberikan fondasi yang kuat untuk pengembangan lebih lanjut. Hal ini penting, mengingat manajemen PKL di sekolah kejuruan bukan hanya tanggung jawab sekolah, tetapi juga mencakup pihak eksternal seperti DUDI. Sistem yang sudah mendapatkan akreditasi acceptable ini bisa menjadi model bagi sekolah-sekolah lain yang menghadapi masalah serupa dalam manajemen PKL.

Sistem informasi berbasis web yang dikembangkan untuk manajemen PKL di SMK Negeri 1 Sumenep menawarkan solusi yang efektif dalam mengatasi masalah manualitas yang selama ini dihadapi oleh institusi pendidikan. Dengan metode Extreme Programming (XP), pengembangan sistem dapat dilakukan secara cepat dan responsif terhadap kebutuhan pengguna, menjadikannya lebih adaptif terhadap perubahan. Hasil pengujian yang menunjukkan tingkat penerimaan 100% dan skor usability 76,88 menegaskan bahwa sistem ini sudah berada di jalur yang tepat, meski masih ada ruang untuk penyempurnaan lebih lanjut, terutama dalam integrasi dengan pihak eksternal seperti DUDI dan peningkatan antarmuka pengguna.

Ke depannya, sistem informasi seperti ini bisa menjadi landasan penting bagi sekolah-sekolah kejuruan lainnya yang ingin meningkatkan efektivitas manajemen kegiatan akademik, terutama yang melibatkan kerjasama dengan industri. Dengan adanya fitur tambahan, seperti pencarian dan cetak data, serta validasi UI/UX, diharapkan sistem ini bisa menjadi lebih mudah digunakan dan lebih sesuai dengan kebutuhan di lapangan. Pada akhirnya, adopsi teknologi dalam pendidikan tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga membuka jalan bagi pembelajaran yang lebih terstruktur dan modern, yang dapat diakses kapan saja dan di mana saja.

Referensi

Ro'if, M., Afirianto, T., & Wijoyo, S. H. (2024). Pengembangan sistem informasi praktik kerja lapangan (PKL) siswa berbasis website menggunakan metode extreme programming (studi kasus: SMK Negeri 1 Sumenep). Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer (JTIIK), 11(1), 1-10. https://doi.org/10.25126/jtiik.20241116452