Evaluasi Tengah Tahun, Optimalisasi Program Kerja Sekolah dengan 4DX

Evaluasi Tengah Tahun, Optimalisasi Program Kerja Sekolah dengan 4DX

Momentum Evaluasi dan Refleksi

Bulan ke 6 dalam kalender pendidikan adalah saat yang tepat bagi sekolah untuk melakukan evaluasi dan refleksi. Evaluasi dan refleksi terkait jalannya kegiatan belajar mengajar dan juga evaluasi hasil pembelajaran. Umumnya kedua hal tersebut dikemas dalam program kerja tahunan sekolah. 

Pada momentum ini evaluasi menjadi sangat penting dilakukan untuk mengetahui apakah program kerja yang berjalan telah sesuai dengan yang direncanakan. Secara lebih spesifik evaluasi dilakukan untuk mengetahui sejauh mana pencapaian target dari program kerja sekolah yang telah disusun. Adapun refleksi dilakukan untuk menarik kesimpulan dan merancang rencana tindak lanjut dari pencapaian target program kerja yang telah dicapai. Sehingga momentum evaluasi program kerja tahunan dapat menjadi sarana untuk mempersiapkan rencana optimalisasi waktu yang tersisa untuk pencapaian target dari program kerja sekolah yang lebih optimal.

Salah satu pendekatan yang dapat digunakan dalam mengevaluasi dan mengoptimalisasi program kerja adalah pendekatan 4 Discipline of Execution (4DX) dari Chris McChesney, Sean Covey dan Jim Huling. Sekolah dalam hal ini Kepala Sekolah dan guru dapat menggunakan pendekatan 4DX untuk memastikan program kerja sekolah tidak hanya berjalan namun mampu mencapai target maksimal yang telah ditentukan. 

Mengapa Program Kerja Gagal?

Sebelum lebih jauh membahas konsep 4DX dalam konteks sekolah, perlu kita cermati alasan paling banyak yang menyebabkan gagalnya program kerja sekolah.  Keberhasilan atau kegagalan program kerja kadang sudah dapat diprediksi pada pertengahan tahun program kerja berjalan. Hal ini mengingat pada semester kedua khususnya menjelang tahun ajaran berakhir sekolah memiliki agenda rutin yang lebih padat dan menyita waktu. Sehingga fokus pada pencapaian target program kerja bisa menjadi terabaikan. Hal ini akan menjadi lebih parah jika pada pertengahan tahun pencapaian target program kerja masih jauh dari yang diharapkan. 

Terlepas dari itu semua, yang perlu diingat bahwa kebanyakan program kerja yang gagal umumnya bukan karena  program atau idenya yang tidak bagus. Tetapi eksekusi program kerjanya yang tidak bagus. Ada banyak tantangan yang menyebabkan program kerja sekolah yang telah disusun tidak bisa dieksekusi dengan baik, diantaranya adalah : 

1. Terlalu banyak program yang ingin dilakukan sekaligus
2. Tidak ada  ukuran yang jelas dalam menilai pencapaian target
3. Tidak adanya rasa kepemilikan atas program kerja yang dijalankan
4. Tidak ada sistem pemantauan yang rutin dan terbuka atas program kerja yang berjalan. 

  

Pendekatan 4DX hadir untuk menjawab  semua tantangan diatas. Dengan fokus pada hal yang penting, pendekatan 4DX memberi panduan sederhana yang efektif tentang bagaimana mengeksekusi sebuah program kerja secara terarah.  

Cara Keja 4DX

Cara kerja pendekatan 4DX mengacu pada 4 disiplin dalam hal menentukan prioritas tujuan, kejelasan indikator, progres pemantauan yang rutin dan penjagaan motivasi dalam pelaksanaan program kerja. Keempat disiplin ini lebih jelas dalam uraian berikut:  

1. Fokus pada Wildly Important Goals (WIGs). 

Masalah yang sering muncul dalam penyusunan dan pelaksanaan program kerja adalah terlalu banyak hal yang ingin dikerjakan sekaligus dalam satu waktu. Pendekatan 4DX mengajarkan untuk memilih 1 atau 2 program kerja yang menjadi prioritas. Makna prioritas ini bisa diartikan yang paling penting, paling dibutuhkan atau yang paling besar dampaknya bagi sekolah. 

Contoh WIGs untuk sekolah: 

• Meningkatkan skor literasi siswa sebesar 20% pada akhir tahun ajaran.
• Meningkatkan kehadiran siswa dalam pembelajaran menjadi 100% setiap pekan.

Dengan WIGs yang jelas akan membuat pelaksana program kerja tahu apa yang menjadi prioritas untuk dikerjakan. Jangan sampai energi dan waktu pelaksana program kerja habis untuk hal-hal yang tidak berdampak pada aspek paling penting di sekolah.

2. Bertindak berdasarkan Lead  Measures

Pendekatan 4DX mendefinisikan 2 ukuran penting yang menjadi acuan agar aktivitas dari program kerja menjadi efektif. Ukuran pertama adalah aktivitas program kerja harus bersifat bisa dikendalikan dan mampu mempengaruhi ketercapaian target dari program kerja. Ini disebut Lead Measure. 

Adapun ukuran yang kedua adalah Lag Measure yang artinya ukuran pada hasil akhir. Kita kadang terjebak berfokus hanya pada hasil akhir yang mana kondisinya kadang baru terlihat pada saat semuanya sudah selesai. Akibatnya yang terjadi adalah menunggu hasil tercapai dan selama proses berjalan usaha yang dilakukan tidak memberikan pengaruh signifikan pada pencapaian target. Pada 4DX fokusnya adalah pada Lead Measure bukan Lag Measure.

Contoh Lead Measure untuk sekolah:

• Jika WIGs-nya adalah meningkatkan skor literasi siswa, maka Lead Measure-nya bisa berupa "jumlah buku yang dibaca siswa per minggu" atau "jumlah jam guru memberikan tambahan pendampingan literasi setiap minggunya".
• Jika WIGs-nya adalah meningkatkan kehadiran siswa, maka Lead Measure-nya bisa berupa "jumlah reminder kepada orangtua setiap pekan"

Dengan berfokus pada Lead Measure kita memastikan tim melakukan hal-hal yang langsung berdampak pada target program kerja.

    

3. Papan Skor Progres

Disiplin ketiga dalam 4DX adalah papan progres. Secara naluri dasar manusiawi kita, setiap kita menyukai progres. Maka pendekatan 4DX mendorong progres harus selalu bisa terlihat, mudah dipahami dan memotivasi. Papan skor progres adalah pendekatan visualisasi perjalanan target yang sedang diupayakan. Perumpamaan yang paling sederhana adalah papan skor pada pertandingan sepak bola.  Terlihat dengan jelas. Angka yang menunjukan skor dan waktu akan menjadi ukuran dan motivasi bagi pemain bahkan penonton selama pertandingan berlangsung. 

Untuk sekolah papan skor bisa berupa: 

• Grafik sederhana tentang persentase siswa yang telah mencapai skor literasi yang ditargetkan.
• Grafik tren kehadiran siswa atau guru pada program tertentu selama bulan berjalan

Papan skor bukan hanya alat monitoring, tetapi juga penyemangat. Oleh karenanya pastikan papan skor mudah dilihat, dipahami, selalu diperbarui dan memotivasi.

4. Menciptakan Akuntabilitas

Disiplin terakhir yang tidak kalah penting adalah menciptakan akuntabilitas. Maksud dari akuntabilitas ini adalah memangun rasa kepemilikan dan tanggung jawab bersama. Disiplin ini bisa dilakukan dengan mengadakan pertemuan rutin untuk memantau progres dan menjaga motivasi tim pelaksana tetap terjaga. Jangan sampai terjadi progres dari pencapaian target baru diketahui saat program akan berakhir. 

Contoh praktik akuntabilitas di sekolah : 

• Rapat pekanan bersama guru untuk menyampaikan progres apa saja yang telah tercapai dan apa rencana untuk pekan berikutnya
• Diskusi tentang hambatan yang terjadi dan mencari solusi bersama
• Memberikan penghargaan kecil  kepada anggota tim yang telah mencapai targetnya.

Penerapan 4DX di Sekolah

Konsep 4DX memang lebih familiar digunakan di dunia bisnis dan manajemen. Namun karen prinsip pendekatan 4DX sangat bersifat umum maka sangat mungkin juga untuk diterapkan di dunia pendidikan khususnya sekolah. Berikut langkah-langkah penerapan 4DX di sekolah: 

1. Tentukan WIGs yang Tepat. Bersama tim tentukan 1-2 tujuan utama yang relevan dan berdampak besar bagi sekolah.
2. Tentukan Lead Measures. Identifikasi indikator yang bisa dilakukan dan dipantau secara rutin. Pastikan Lead Measure jelas dan terukur.
3. Buat Papan Skor yang Menarik. Visualisasikan progres pencapaian WIGs dan Lead Measure dalam papan skor fisik maupun digital. Letakkan papan progres di tempat yang bisa dengan mudah dilihat oleh semua guru dan pegawai di sekolah.
4. Bangun Akuntabilitas. Jadwalkan rapat rutin pekanan atau dua peknan untuk membahas progres, hambatan dan rencana ke depan. Pastikan suasana rapat santai tetapi tetap fokus dan memotivasi.

Momentum Evaluasi untuk Optimalisasi Eksekusi

Sisa 6 bulan terakhir adalah waktu yang sangat berharga untuk mengikhtiarkan program kerja sekolah agar mencapai hasil yang optimal. Dengan pendekatan 4DX kita bisa fokus pada hal yang paling penting, mengukur pencapaian, visualisasi progres dan menciptakan budaya akuntabilitas. 

Mari optimalkan waktu yang tersisa. Jangan hanya berhenti pada evaluasi, tetapi fokuslah juga pada aksi nyata dan upaya-upaya perbaikan. Dengan 4DX perjalanan program kerja sekolah akan menjadi lebih terarah, efektif dan tentunya berdampak besar bagi peserta didik dan sekolah.