How to Manage Your Employee Data? (Part #1 : Langkah Awal)

Belakangan ini, "Data" terutama data-data pribadi seseorang telah menjadi sorotan publik yang sangat tinggi, terlebih dengan seringnya terjadi kebocoran data pribadi di beberapa tempat yang kemudian dikeluarkannya Undang-undang tentang Pelindungan Data Pribadi (PDP) oleh Pemerintah.  

Seberapa penting sih data untuk setiap orang secara pribadi, untuk perusahaan, untuk sebuah komunitas dan yang lainnya?.  Untuk menjawab hal-hal tersebut, pada kesempatan ini, saya akan membagikan tips langkah awal bagaimana cara mengelola data-data karyawan dalam sebuah Organisasi atau Perusahaan.  

Proses mengelola data tersebut meliputi bagaimana cara mengolah, menyimpan, mengirim, dan menghapusnya.  Perlu dipahami bahwa untuk mendapatkan data dengan kualitas yang baik, maka diperlukan 3 (tiga) unsur yang saling mendukung dalam tata kelola data yaitu : People, Process, dan Technology.

People

Sebelum masuk lebih lanjut membahas tentang pentingnya People dalam pembahasan ini, mari kita cek bersama melalui pertanyaan-pertanyan berikut :

• Sudahkan dalam sebuah Organisasi atau Perusahaan memiliki fungsi khusus sebagai data steward yang menangani/mengelola data-data karyawan (employee data)?
• Apakah orang-orang di dalam fungsi data steward tersebut telah memiliki pemahaman yang mumpuni dalam hal pengelolaan data karyawan?
• Selain data steward, apakah dalam suatu Organisasi atau Perusahaan telah menunjuk atau menetapkan siapa yang akan menjadi data owner, counterpart, technical steward terhadap pengelolaan data-data karyawan?
• Apakah setiap fungsi yang mendapatkan role tersebut telah memiliki pemahaman yang sama dalam hal proses pengelolaan data-data karyawan?

Jadi, sudah cukup terjawab ya keberadaan "people" dalam kaitannya dengan tata kelola data agar data yang dikelolanya memiliki kualitas data yang baik.  

Sebuah Organisasi atau Perusahaan akan terbantu pengelolaan data karyawan secara baik jika dapat mengalokasikan beberapa sumber daya manusia ke dalam fungsi khusus yang menangani/mengelola data-data karyawan yang disebut dengan data steward.  

Untuk tetap menjaga kualitas data-data karyawan yang baik, maka sebuah Organisasi atau Perusahaan juga harus dapat mengalokasikan sumber daya lain untuk membantu para data steward memiliki pemahaman dan pengetahuan dalam hal tata kelola data (data governance) secara mumpuni termasuk bagaimana cara menjaga data-data karyawan agar tetap aman dan  terhindar dari kebocoran data, yaitu dengan memberikan pelatihan atau course terkait dengan data management. 

Sebagai bentuk upaya yang berkesinambungan, maka pelatihan atau course serupa juga dapat diberikan kepada para data owner, counterpart, dan technical steward dengan tujuan agar memiliki pemahaman dan pengetahuan yang sama dalam hal tata kelola data karyawan.

Process

Hal kedua selain People yang dapat dapat mempengaruhi baik buruknya kualitas data adalah "Process".  Bagaimana keterkaitannya? Kita cek lagi yuk melalui pertanyaan-pertanyaan berikut :

• Sudahkah sebuah Organisasi atau Perusahaan memiliki aturan dan mekanisme  tentang tata kelola data karyawan?
• Sudahkah para pengelola data karyawan tersebut memproses data-data karyawan dalam sebuah Organisasi atau Perusahaan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan?
• Seorang pengelola data tidak akan dapat menjalankan tugasnya secara maksimal dalam hal mengelola data-data karyawan jika tidak dilengkapi dengan kebijakan, aturan, dan mekanisme yang jelas tentang bagaimana cara mengelola dan menjaga kualitas data karyawan yang baik.  Untuk itu sebuah Organisasi atau Perseroan wajib menyediakan sebuah panduan yang mumpuni untuk membantu para pengelola data dalam mengelola seluruh data-data karyawan.  Panduan tersebut dapat berupa kebijakan/aturan tata kelola data karyawan yang dilengkapi dengan mekanismenya secara jelas.

Technology

Ketelitian dan kesabaran merupakan skill utama yang dibutuhkan oleh seorang pengelola data untuk tujuan mendapatkan data yang berkualitas, namun terdapat hal lain yang harus dialokasikan lebih banyak, yaitu waktu yang lebih banyak dalam melakukan pengolahan data.  

Bagi sebuah Organisasi atau Perusahaan yang mampu, maka dapat menyediakan alat bantu untuk membantu pengelolaan data tersebut menjadi lebih efektif dan efisien.  

 "Technology" adalah solusinya.  Bagaimana sebuah teknologi tersebut akan bekerja secara efektif dalam pengelolaan data-data karyawan?  Data-data karyawan yang semula diolah secara manual tanpa sistem yang terotomatisasi akan membutuhkan waktu yang lebih lama dan berpotensi menimbulkan human error yang lebih tinggi. 

Untuk itu perlu beralih ke automation system, agar dapat meminimalisir kesalahan-kesalahan, serta mendapatkan hasil yang lebih cepat dan akurat.  Artinya sebuah teknologi otomasi tersebut akan berjalan secara sistematik yang dirancang mengikuti aturan yang telah ditetapkan, serta dilengkapi dengan security system yang memandai, sehingga akan membantu para pengelola data menjadi lebih mudah dan cepat, dengan hasil yang jauh lebih akurat, dan data lebih aman.  

Untuk pemenuhan kebutuhan teknologi otomasi pengelolaan data-data karyawan ini dapat disediakan oleh technical steward melalui Human Resource Insformation System (HRIS). Dengan demikian, harapan untuk mendapatkan data-data yang berkualitas untuk kebutuhan bisnis dapat terpenuhi secara tepat dan cepat tanpa mengalokasikan lebih banyak sumber daya.