Gegar Budaya Jerman: Menghubungi Dosen Tidak dengan WhatsApp!

Suatu hari di puncak liburan musim panas yang bertepatan dengan liburan semester di kampus. Seorang mahasiswa Indonesia di Hochschule Bremen yang sedang internship di Jakarta mengirim email. Adapun isinya emailnya sebagai berikut: 

"Pak, tahu nomor WA Mrs. Ani (nama telah diubah) dari bagian akademik? Sangat penting, Pak. Beberapa hari lalu saya sudah kirim email tapi belum dijawab".

Alamak! isi email ini bikin saya geleng-geleng kepala dan ingin memukul jidat sendiri rasanya.

Setelah membaca lebih lanjut isi email tersebut, memang bisa dipahami kenapa mahasiswa tersebut bertanya tentang nomor WA pegawai dari bagian akademik, namun dia melupakan dua hal:

1. Saat itu sedang waktu libur musim panas dan libur semester
2. Menghubungi pegawai kampus dan dosen di Jerman tidak bisa dengan WhatsApp

Tidak ada komunikasi lewat WA dengan pegawai kampus dan dosen di Jerman? 

Betul, itu bukan hoax atau kata mantan Presiden Trump "alternative news". Itu fakta bukan fiksi. Lalu, bagaimana berkomunikasi dengan dosen dan pegawai di kampus?

Di Jerman berkomunikasi dengan pegawai dan dosen sebenarnya sangat mudah dan tidak berbelit-belit, tidak banyak prosedur, serta tidak birokratis. Pegawai dan dosen tetap di kampus Jerman sudah difasilitasi:

1. Kantor lengkap dengan nomor ruangan, misalnya B 115: Gedung B, Lantai 1, Ruang 15
2. Nomor telepon di kantor
3. Alamat posel (pos elektronik) alias email kampus, bukan email privat.

Di pintu kantor dan laman internet tersedia informasi bagaimana menghubungi pegawai atau dosen (Sumber www.hs-bremen.de)

Peraturan mewajibkan pihak kampus yang didelegasikan ke pihak fakultas, untuk memberikan ketiga hal tersebut ke pegawai dan dosen tetap. Dosen tidak tetap, dosen honorer, atau dosen yang sudah pensiun namun masih mengajar tidak mendapat ketiga hal itu. Jadi, mereka memakai email pribadi.

Di kampus Jerman, mereka berhak untuk mendapatkan ruangan bekerja tersendiri. Pada dasarnya ketentuan tentang ruangan bekerja di Jerman diatur dalam ArbStaettV (Arbeitsstaettenverordnung), misalnya berapa luas ruangan tersebut. 

Bilamana situasi tidak memungkinkan, maka satu ruangan bisa dipakai untuk dua orang. Tetapi masing-masing punya meja dan alat kerja sendiri, seperti notebook atau komputer, dan juga telepon. Sedangkan dosen tidak tetap "berkantor" di ruangan bersama khusus untuk dosen. 

Hubungan antara sesama rekan kerja di Jerman pada umumnya, termasuk juga di kampus adalah hubungan profesional, dan bukan hubungan emosional. 

Jadi jangan heran, walaupun dua pegawai atau dosen punya kantor yang sama, mereka tidak akan saling bertukar nomor HP maupun alamat rumah. Yang mereka tahu paling "ah ternyata dia tinggal di daerah sana". Selebihnya? Mau tahu saja, jangan kepo ya!

Lalu, bagaimana berkomunikasi antara mahasiswa dengan pegawai dan dosen? 

Nah, ada beberapa cara, yang jelas mereka tidak berkomunikasi dengan WA karena pegawai dan dosen tidak akan memberikan nomor HP atau WA mereka kepada orang lain.

Kalau pun ada dosen yang memberikan nomor HP kepada mahasiswa, mahasiswa tidak akan menghubungi dosen lewat WA. Ada 3 cara menghubungi pegawai atau dosen:

1. Datang ke kantor pada saat jam bicara
2. Telepon ke kantor
3. Kirim email.

Medium untuk menghubungi dosen dan profesor di Fachhochschule Konstanz (Sumber: www.htwg-konstanz.de)

Pegawai memang bekerja hampir setiap hari, tetapi mereka punya jam kerja dan "jam bicara" atau jam konsultasi. Walaupun itu jam kerja, tetapi kalau bukan jam bicara, mereka tidak akan memberi pelayanan kalau ada mahasiswa atau pengunjung yang datang. 

Demikian halnya dengan dosen, mereka juga punya jam konsultasi. Ada juga dosen yang jam konsultasi tambahan, tetapi mahasisa harus membuat janji dulu sebelumnya atau dalam bahasa Jerman disebut nach Vereinbarung (lihat contoh gambar di atas, di Fachhochschule Konstanz). 

Jadi, walaupun bukan jam konsultasi, tetapi karena sebelumnya sudah buat janji untuk bertemu, maka mahasiswa atau pengunjung akan diterima. 

Biasanya di pintu kantor selalu tertera informasi kapan jam kerja dan jam konsultasi. Jadi, kalau mau bicara tatap muka, datang saja pada saat jam konsultasi.

Apakah ada Grup WA atau WAG di kampus atau fakultas? Yang ada adalah grup email saja. Ada grup email semua pegawai dan dosen di universitas, fakultas, atau grup email prodi. Semuanya merupakan grup email resmi. Jadi, kalau ada informasi yang penting, maka itu disampaikan lewat grup email tersebut.

Kalau nomor HP terbuka untuk umum atau dosen memberikannya kepada mahasiswa, maka mahasiswa tidak akan menelepon dosen sembarang waktu. Biasanya mereka akan menelepon hanya pada waktu jam kerja, sekitar pukul 09.00 sampai pukul 17.00 atau paling lambat pukul 18.00. 

Kalau mahasiswa menelepon dosen lewat dari itu, maka biasanya itu sudah "mendesak dan darurat" dan sebelum mulai bicara, maka mahasiswa akan meminta maaf sebelumnya karena masih melakukan panggilan telepon di luar jam kerja. Atau sebelumnya, biasanya dosen sudah berkata kepada mahasiswa agar menelepon pada jam itu.

Bukan hanya mahasiswa, sesama dosen dan pegawai pun mereka tidak akan menelepon di luar jam kerja. Kalau sudah lewat jam kerja, dan masih ada yang harus diselesaikan, maka caranya adalah melalui email.

Tidak perlu khawatir, bahwa email tidak akan dibalas. Dalam kondisi normal biasanya email akan dijawab dalam waktu 1-3 hari. Bahkan, bila email dikirim pada pagi hari, kemungkinan besar, sore harinya email sudah dijawab. 

Medium komunikasi resmi selain surat tertulis di atas kertas adalah email. Pada umumnya sekarang ini, di Jerman sudah lumrah memakai email sebagai sarana komunikasi. 

Lain dengan di Indonesia, orang-orang di Indonesia sudah terbiasa berkomunikasi dengan WA. Mahasiswa Indonesia yang kuliah di Jerman juga membawa kebiasaan itu ketika mereka berada di Jerman. Jadi mereka membawa kebiasaan "ber-WA-ria" dari Indonesia ke Jerman.

Kembali ke mahasiswa yang mengirim email tadi, sesudah beberapa hari ternyata dia menerima balasan atas email yang dia kirimkan. Dan sesudah beberapa kali berkomunikasi lewat email, akhirnya masalah dia selesai juga. 

Jadi tolong, jika tinggal di Jerman jangan tanya nomor WA dosen atau pegawai ya. Itu privasi tingkat tinggi dan hanya lingkar terdekat, Ring 1, yang tahu itu.

Baca juga: Masih ingat apa langkah pertama Gubernur Ridwan Kamil sesudah dilantik menjadi Gubernur Jawa Barat? Silakan baca di sini. Di Jerman pemangku kepentingan atau pejabat publik tidak akan membuat hal seperti itu.