Keberadaan arsip memiliki peranan yang penting dalam suatu organisasi terutama pada proses penyajian informasi bagi semua pihak yang berkepentingan. Informasi yang didapatkan dari arsip dapat membantu banyak kegiatan antara lain dalam perencanaan, analisis, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian secara tepat untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Â Â
Pada era digital saat ini, pengelolaan arsip secara digital atau yang dikenal dengan istilah e-filling dapat mempermudah pengguna ataupun manajemen dalam temu kembali berkas arsip kapanpun dibutuhkan. Â
Selain itu, arsip yang teratur dan tertib akan sangat menunjang kecepatan dan ketepatan dalam penyajian informasi serta membantu semua pihak dalam organisasi untuk penyelesaian tugas. Pengelolaan arsip yang baik ini tentunya perlu diterapkan di semua lini organisasi, termasuk di kantor pelayanan masyarakat seperti kantor desa, kelurahan dan kecamatan.
Dengan adanya E-Filling, perangkat desa, keluarahan dan kecamatan tidak perlu lagi membutuhkan dokumen fisik berupa kertas karena semua dokumen akan dikirim dalam bentuk elektronik. Saat ini proses pengarsipan di wilayah kantor kecamatan Kramat Jati sebagai mitra pengabdian, masih dilakukan secara hybrid yaitu manual dan elektronik.Â
Berkas-berkas arsip yang dimiliki oleh Kantor Kecamatan masih menumpuk di ruang arsip. Selain itu, berkas-berkas arsip belum diklasifikasikan berdasarkan indeks sesuai dengan peraturan pengarsipan.Â
Pengelolaan arsip secara manual tersebut memiliki banyak kelemahan, antara lain dalam penyimpanan berkas arsip memerlukan ruang yang cukup luas karena dokumen arsip akan selalu bertambah, dokumen arsip akan lebih mudah rusak dan hilang, proses pencarian kembali dokumen yang dibutuhkan membutuhkan waktu yang lama serta pendistribusian dokumen antar bagian dalam kantor pelayanan masyarakat menjadi kurang efektif.
Untuk mewujudkan tata kelola arsip yang baik, pemanfaatan teknologi informasi harus diterapkan. Sistem arsip elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan manual atau konvensional.Â
Jika pada arsip konvensional memiliki kabinet atau odner yang berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen, maka pada sistem arsip elektronik juga memiliki kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual.Â
Dimana masing-masing map berisi lembaran-lembaran dokumen arsip yang telah diubah dalam bentuk file digital. Untuk mendukung proses pengarsipan secara elektronik, masing-masing perangkat desa telah difasilitasi dengan laptop, sehingga memudahkan pekerjaan perangkat desa. Selain itu, perangkat desa juga perlu dibekali dengan keterampilan dalam pengelolaan arsip secara digital dengan memanfaatkan google drive.
Dengan melihat pada kondisi yang demikian, maka diperlukan pelatihan bagi para arsiparis maupun perangkat di tingkat desan, kecamatan dan kelurahan untuk menambah pengetahuan dan keterampulan dalam pengelolaan arsip digital.Â
Oleh karenanya Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta menyelenggarakan kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat Skema Bina Desa, dengan judul Pelatihan Pengarsipan Secara Elektronik (E-Filing), dilaksanakan pada Hari Rabu 26 Juli 2023 di Ruang Rapat, Kantor Kecamatan Kramatjati Jakarta Timur, DKI Jakarta.Â
Kegiatan yang dilaksanakan bertujuan untuk memberikan pemahaman dan keterampilan tambahan bagi tenaga administrasi kelurahan di wilayah kecamatan Kramatjati Jakarta Timur terkait dengan pengelolaan arsip berbasis elektronik, lebih jauh kegiatan ini juga ditujukan agar para tenaga adminitrasi dapat memberikan layanan yang prima kepada masyarakat
Kegiatan dibuka secara langsung oleh Bapak Igan Muhammad Faisal, selaku Camat Kramat Jati, Jakarta Timur. Pada arahannya beliau menyatakan kegiatan ini menjadi penting agar proses pengarsipan di era digital seperti ini, tidak ada lagi berkas yang menumpuk, sehingga dapat mempermudah dan mempercepat proses layanan kepada masyarakat.Â
Selain itu banyak berkas yang diterbitkan sejak tahun 1960an yang masih berbentuk fisik, sehingga harus dijaga keasliannya dan menghindari kerusakan. Lebih lanjut, Ibu Erika Takidah, S.E., M.Si. selaku ketua panitia program pengabdian kepada masyarakat, menjelaskan bahwa kegiatan ini merupakan salah wujud tridharma perguruan tinggi dan upaya mendekatkan kampus dengan masyarakat, khususnya di wilayah Jakarta Timur dimana Universitas Negeri Jakarta berada. Â
Kegiatan dilanjutkan dengan pemberian materi pertama dengan topik Membuat Sebuah Sistem Arsip Digital Sederhana (disertai dengan QR code), dilanjutkan dengan simulasi praktik yang dipandu oleh narasumber Muhammad Ikhwan S.Pd., M.Pd. Simulasi dimulai dari mengalihmediakan dokumen atau arsip-arsip yang masih berupa cetak ke dalam bentuk digital, dilanjutkan dengan pengarsipan menggunakan sistem sederhana, yang diakhiri dengan pembuatan QR code untuk mempermudah kegiatan e-filing.Â
Materi kedua dilanjutkan narasumber Ady Fahril Suparman, S.Pd. dari Asosiasi Sarjana dan Praktisi Administrasi Perkantoran Indonesia (ASPAPI) wilayah DKI Jakarta, dengan topik E-filing system, yang juga dilanjutkan dengan simulasi praktik. Setelah pemaparan, dilanjutkan dengan sesi tanya jawab dan feedback dari peserta.Â
Para peserta cukup antusias dalam kegiatan yang dilaksanakan, hal ini dapat dilihat dari keaktifan peserta selama proses tanya jawab, dan antusiasme nya selama mengikuti praktik yang dilaksanakan oleh narasumber.Â
Perwakilan dari kantor kecamatan Kramatjati juga menyatakan diharapkan ada tindaklajut dari kegiatan yang sudah dilaksanakan, misalnya dengan mengirim mahasiswa dari FE UNJ untuk praktik kerja lapangan/magang di kantor kecamatan maupun kantor kelurahan di wilayah Kecamatan Kramatjati.
Kegiatan ini dihadiri oleh 20 peserta dari kalangan tenaga administrasi kantor kecamatan dan kantor kelurahan di wilayah Kecamatan Kramat Jati yang terdiri dari 7 (tujuh) kelurahan antara lain : Kelurahan Kramat Jati, Kelurahan Batuampar, Kelurahan Balekambang, Kelurahan Kampung Tengah, Kelurahan Dukuh, Kelurahan Cawang, dan Kelurahan Cililitan, Dengan demikian diharapkan dalam jangka waktu 6 (enam) bulan kedepan, seluruh pengelolaan arsip di lingkungan Kecamatan Kramat Jati temasuk kelurahan dalam naungannya dapat mengimplementasikan e filling sebagai prosedur pengarsipan.
 Setelah serangkaian sesi dilaksanakan, selanjutnya kegiatan ditutup oleh Ibu Hafifah Nasution, SE., M.S.Ak.. selaku perwakilan tim pengabdian masyarakat, dengan harapan bahwa dengan terselenggaranya kegiatan yang telah dilakukan dapat membawa manfaat bagi para tenaga administrasi dan masyarakat di wilayah Kecamatan Kramat Jati Jakarta Timur.