Pentingnya Pengarsipan Secara Elektonik (E-Filing) di Kantor Kecamatan dan Kelurahan

Kegiatan yang dilaksanakan bertujuan untuk memberikan pemahaman dan keterampilan tambahan bagi tenaga administrasi kelurahan di wilayah kecamatan Kramatjati Jakarta Timur terkait dengan pengelolaan arsip berbasis elektronik, lebih jauh kegiatan ini juga ditujukan agar para tenaga adminitrasi dapat memberikan layanan yang prima kepada masyarakat

Kegiatan dibuka secara langsung oleh Bapak Igan Muhammad Faisal, selaku Camat Kramat Jati, Jakarta Timur. Pada arahannya beliau menyatakan kegiatan ini menjadi penting agar proses pengarsipan di era digital seperti ini, tidak ada lagi berkas yang menumpuk, sehingga dapat mempermudah dan mempercepat proses layanan kepada masyarakat. 

Selain itu banyak berkas yang diterbitkan sejak tahun 1960an yang masih berbentuk fisik, sehingga harus dijaga keasliannya dan menghindari kerusakan. Lebih lanjut, Ibu Erika Takidah, S.E., M.Si. selaku ketua panitia program pengabdian kepada masyarakat, menjelaskan bahwa kegiatan ini merupakan salah wujud tridharma perguruan tinggi dan upaya mendekatkan kampus dengan masyarakat, khususnya di wilayah Jakarta Timur dimana Universitas Negeri Jakarta berada.  

Kegiatan dilanjutkan dengan pemberian materi pertama dengan topik Membuat Sebuah Sistem Arsip Digital Sederhana (disertai dengan QR code), dilanjutkan dengan simulasi praktik yang dipandu oleh narasumber Muhammad Ikhwan S.Pd., M.Pd. Simulasi dimulai dari mengalihmediakan dokumen atau arsip-arsip yang masih berupa cetak ke dalam bentuk digital, dilanjutkan dengan pengarsipan menggunakan sistem sederhana, yang diakhiri dengan pembuatan QR code untuk mempermudah kegiatan e-filing. 

Materi kedua dilanjutkan narasumber Ady Fahril Suparman, S.Pd. dari Asosiasi Sarjana dan Praktisi Administrasi Perkantoran Indonesia (ASPAPI) wilayah DKI Jakarta, dengan topik E-filing system, yang juga dilanjutkan dengan simulasi praktik. Setelah pemaparan, dilanjutkan dengan sesi tanya jawab dan feedback dari peserta. 

Para peserta cukup antusias dalam kegiatan yang dilaksanakan, hal ini dapat dilihat dari keaktifan peserta selama proses tanya jawab, dan antusiasme nya selama mengikuti praktik yang dilaksanakan oleh narasumber. 

Perwakilan dari kantor kecamatan Kramatjati juga menyatakan diharapkan ada tindaklajut dari kegiatan yang sudah dilaksanakan, misalnya dengan mengirim mahasiswa dari FE UNJ untuk praktik kerja lapangan/magang di kantor kecamatan maupun kantor kelurahan di wilayah Kecamatan Kramatjati.

Kegiatan ini dihadiri oleh 20 peserta dari kalangan tenaga administrasi kantor kecamatan dan kantor kelurahan di wilayah Kecamatan Kramat Jati yang terdiri dari 7 (tujuh) kelurahan antara lain : Kelurahan Kramat Jati, Kelurahan Batuampar, Kelurahan Balekambang, Kelurahan Kampung Tengah, Kelurahan Dukuh, Kelurahan Cawang, dan Kelurahan Cililitan, Dengan demikian diharapkan dalam jangka waktu 6 (enam) bulan kedepan, seluruh pengelolaan arsip di lingkungan Kecamatan Kramat Jati temasuk kelurahan dalam naungannya dapat mengimplementasikan e filling sebagai prosedur pengarsipan.

 Setelah serangkaian sesi dilaksanakan, selanjutnya kegiatan ditutup oleh Ibu Hafifah Nasution, SE., M.S.Ak.. selaku perwakilan tim pengabdian masyarakat, dengan harapan bahwa dengan terselenggaranya kegiatan yang telah dilakukan dapat membawa manfaat bagi para tenaga administrasi dan masyarakat di wilayah Kecamatan Kramat Jati Jakarta Timur.