Pelaksanaan Rekapitulasi Bukti Pengeluaran Proyek dan Pengarsipan Guna Penginputan Data Perusahaan pada PT PJB Services

Abstrak

Rekapitulasi merupakan salah satu bagian penting dari sebuah perusahaan. Laporan rekapitulasi sangat penting artinya bagi seorang pimpinan karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan -- kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan pengambilan keputusan. Dalam melaksanakan manajemen, pimpinan harus selalu mengambil keputusan yang diperlukan setiap waktu. 

Untuk keperluan pengambilan keputusan oleh pimpinan itu, dibutuhkan data atau informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil. Di sisi lain, pengarsipan juga menjadi salah satu bagian penting dalam perusahaan. 

Arsip sangat berguna untuk masa depan perusahaan karena juga terdapat data maupun informasi-informasi penting dari periode-periode masa lalu, sehingga dapat menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan pimpinan. Oleh karena itu, rekap dan arsip merupakan dua bagian penting perusahaan yang saling berpengaruh untuk pengambilan keputusan di masa depan.

Kata Kunci: Pengarsipan, perusahaan, pengambilan keputusan, pengarsipan

Latar Belakang

Kebutuhan informasi merupakan hal yang penting dan sangat diperlukan dalam sebuah perusahaan. Hal tersebut berguna sebagai pengambilan keputusan oleh suatu pimpinan untuk masa depan perusahaan atau organisasinya. Informasi dikatakan paling penting karena menyediakan data-data kritis mengenai jalannya perusahaan, baik itu operasional maupun perkembangan perusahaan. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem informasi yang akurat serta mampu menyimpan informasi dalam kurun beberapa waktu kedepan.

Rekapitulasi merupakan salah satu solusi tepat guna pengumpulan data perusahan kerena bersi informasi maupun data-data perusahaan selama beberapa bulan maupun satu tahun penuh operasional perusahaan. Pada PT PJB Services, cukup sering terjadi kekeliruan pada rekap pengeluaran proyek. Kekeliruan yang dimaksud adalah ketidakcocokan data, contohnya seperti nominal bukti pembayaran (struk, kwitansi, dan lain-lain) tidak sesuai dengan yang ada pada lembar rekap pengeluaran perusahaan. Tidak hanya itu, hari dan tanggal pada bukti pembayaran juga terkadang tidak sesuai dengan lembar rekap pengeluaran.

Di sisi lain, arsip juga sangat penting untuk masa depan suatu perusahaan. Pada PT PJB Services, seringkali kode dan nomor urut arsip teracak atau bahkan tidak ada sehingga menyulitkan dan menghambat pekerjaan karyawan itu sendiri. Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi yang dibuat dan diterima oleh suatu lembaga.

Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengangkat tema ini karena pentingnya rekapitulasi dan pengarsipan suatu lembaga atau perusahaan agar data informasi yang didapatkan sistematis serta akurat sehingga tidak menurunkan tingkat keefektifan dan keefisienan dalam melakukan pekerjaan. Suatu rekap dan arsip yang disusun serta tertata dengan baik akan membantu pekerjaan karyawan sehingga tingkat produktivitas tetap terjaga.

 

Profil Instansi 

PT. PJB Services adalah anak perusahaan dari PT PJB (Pembangkitan Jawa Bali), yang didirikan untuk memenuhi kebutuhan lini bisnis dalam memberikan jasa operasi dan pemeliharaan unit pembangkit listrik. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 30 Maret 2001 dengan prosentase kepemilikan saham 98% dimiliki oleh PT PJB dan 2% dimiliki oleh YK PT PJB (Yayasan Kesejahteraan PT PJB). Pada awalnya, PT PJB Services hanya fokus pada bidang jasa pemeliharaan pembangkit listrik, kemudian berkembang menjadi perusahaan yang berkecimpung dalam jasa operasi dan pemeliharaan pembangkit listrik.

Saat ini, PT PJB Services telah berhasil Go Internasional dengan pengalaman profesional seperti di Singapura, Malaysia, Kuwait, China, dan Arab Saudi dengan reputasi yang baik. Untuk meningkatkan performa, mempertahankan kepercayaan pelanggan, dan kepedulian perusahaan terhadap aspek -- aspek yang menjadi perhatian fokus perusahaan, PT PJB Services mengimplementasikan sistem manajemen yang telah ada dengan menambahkan standar yang akan diintegrasikan dengan sistem manajemen operasionalnya dengan menerapkan PAS 99 yang dikeluarkan dari PT. SGS.

PT PJB Services sebagai perusahaan pengelola Jasa O&M Pembangkit Listrik selalu berusaha meningkatkan kepercayaan pelanggan dengan melakukan pengelolaan aset yang dipercayakan padanya sesuai dengan standar internasional. Oleh karena itu, dilakukanlah sertifikasi ISO 55001 sebagai pembuktian bahwa jasa O&M yang diberikan oleh PT PJB Services telah memenuhi kriteria standar internasional. PJB Services telah mendapatkan Sertifikasi ISO 55001 sejak Februari 2016, yang diberikan atas pengelolaan Operasi dan Pemeliharaan di PLTU Asahan. Pada dasarnya core business PT PJB Services adalah operation and maintenance pembangkit listrik.

Tinjauan Pustaka

Adapun teori pendukung untuk menganalisis dan menyelesaikan tugas dari perusahaan, yaitu:

Rekapitulasi

Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992:41) Rekapitulasi adalah suatu kegiatan meringkaskan data sehingga menjadi lebih berguna bentuk, susunan, sifat atau isinya dengan bantuan tenaga tangan atau bantuan suatu peralatan dan mengikuti rangkaian langkah, rumus, atau pola tertentu.

Pengarsipan

Menurut Dr. Basir Barthos dalam bukunya Manajemen Kearsipan menyebutkan bahwa Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam benuk gambar ataupun began yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu obyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa (Barthos, 2005:1). Sedangkan menurut The Liang Gie menyatakan bahwa arsip merupakan suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (The Liang Gie, 1992:118).

Dari beberapa pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan data atau dokumen dalam bentuk apapun yang memiliki nilai historis, nilai hukum dan juga nilai kegunaan yang disimpan secara teratur dan sistematis agar dapat ditemukan dengan cepat dan tepat apabila diperlukan oleh suatu lembaga atau perusahaan.

Berdasarkan fungsinya, arsip dibedakan menjadi dua kategori, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan informasi terekam termasuk data dalam sistem komputer yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut (Sulistyo-Basuki, 2003:13). Singkatnya arsip dinamis merupakan arsip yang diperlukan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelengaraan administrasi negara pada khususnya. Arsip dinamis selalu dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Sedangkan untuk arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara sehari-hari. Pada umumnya bentuk arsip statis adalah kertas, foto, transkrip (Sulistyo-Basuki, 2003:332-333). Arsip statis ini biasanya memiliki nilai guna kesejarahan.

Pemecahan Masalah

Ada beberapa tindakan atau solusi yang bisa saya lakukan untuk menyelesaikan pekerjaan saya. Berikut adalah beberapa solusi selama kegiatan magang berlangsung, diantaranya mengelompokkan kode yang sama dan mengurutkan nomor arsip yang ada agar lebih mudah untuk dicari pada saat melakukan pengarsipan. Kemudian juga menandai bukti pembayaran yang tidak sesuai agar mudah dicari guna perbaikan rekap setelahnya, serta tidak lupa juga untuk terus belajar memahami dan mempraktikan apa yang diajarkan karyawan terkait dengan semua pekerjaan yang diberikan kepada saya.

Kesimpulan

Kegiatan kerja lapangan atau magang yang dilakukan oleh penulis membawa dampak positif bagi mahasiswa atau mahasiswi yang lainnya. Kami mendapatkan wawasan baru dan pengalaman baru tentang bidang perusahaan pembangkit listrik ini. Dalam prakteknya, penulis mengalami hambatan saat melakukan aktivitas magang pada PT. PJB Services seperti halnya yang telah dijelaskan di atas dimana hal tersebut mengakibatkan menghambat pekerjaan. Meskipun begitu, tetapi ada solusi yang dapat mengatasi hambatan tersebut sehingga tugas dan tanggung jawab dapat berjalan dengan baik.

 

DAFTAR PUSTAKA

Arachmadi Putra Pambudi, T. R. (2021). Sistem Informasi Rekapitulasi Jurnal Kerja Tata Usaha di SMK Negeri 2 Singosari. Jurnal Mahasiswa Teknik Informatika, Vol. 5 No, 1.

Pustaka, O. (2018, November 19). Pengertian dan Jenis Arsip Menurut Ahli. Retrieved from DISPERSIP Kabupaten Kampar: http://takaarsip.kamparkab.go.id

Services, P. P. (2017). Strengthening Value For Growth. Sidoarjo: PT. Pembangkitan Jawa Bali Services.