Efisiensi Pembuatan Surat Pengantar Dengan G-Form pada Wilayah RT 08 RW 10 Buring

PENDAHULUAN 

Penyelenggaraan pelayanan publik yang berkualitas merupakan tanggung jawab setiap aparatur pemerintahan di semua jenjang, mulai dari pusat hingga desa/ kelurahan. Pemerintah diharapkan memberikan pelayanan yang baik, cepat ramah dan memuaskan.Menurut Hardiansyah pelayanan publik merupakan kegiatan pemberian jasa baik oleh pemerintah, pihak swasta atas nama pemerintah maupun pihak swasta kepada masyarakat, dengan atau tanpa pembayaran guna memenuhi kebutuhan atau kepentingan masyarakat  (Wahyudin, 2018).  Pelayanan publik yang baik tidak hanya berdampak positif bagi masyarakat, tetapi juga memberikan kepercayaan masyarakat terhadap pemerintah.

Salah satu jenis pelayanan yang penting dan berhubungan langsung dengan masyarakat adalah pelayanan surat pengantar di wilayah RT/ RW.Salah satu yang termasuk kegiatan administrasi persuratan adalah pengajuan dan penerbitan surat pengantar RT yang mana surat ini adalah surat yang dibutuhkan ketika warga ingin membuat berbagai macam dokumen kependudukan (Muhammad Eka Suryana, 2019). Dokumen yang dimaksud seperti pengurusan Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), pengajuan kredit hingga pelayanan administrasi lainnya. Surat pengantar RT/RW berfungsi sebagai bentuk verifikasi atau pengesahan dari pihak RT/RW bahwa warga yang bersangkutan benar-benar berdomisili di wilayah mereka dan untuk memastikan keabsahan data penduduk dalam setiap proses administrasi. 

Pembuatan surat adalah bagian penting dari kegiatan administratif yang berlangsung di berbagai instansi dan organisasi, termasuk di wilayah RW 10 Buring. Surat berfungsi sebagai alat komunikasi resmi yang menyampaikan informasi, permohonan, pengumuman, serta berbagai keperluan lainnya. Namun, proses pembuatan surat seringkali menghadapi berbagai tantangan, seperti waktu yang lama, risiko kesalahan dalam penulisan, dan ketidakpraktisan dalam pengumpulan data. Lemahnya penggunaan teknologi dalam pelayanan publik pada penyelenggaraan pemerintahan yang mengakibatkan tidak efektif dan efisiennya pada pelayanan publik karena dalam pemenuhan kebutuhan masyarakat masih menggunakan sistem manual sehingga sistem tersebut tidak memenuhi kebutuhan masyarakat yang cepat dan mudah (Sahar, 2024). Hal ini menjadi masalah yang perlu diatasi, terutama di era digital yang menuntut efisiensi dan kecepatan dalam pengolahan informasi.

Seiring dengan perkembangan teknologi, berbagai alat digital telah muncul untuk mempermudah proses administrasi. Salah satunya adalah Google Form (GForm), sebuah aplikasi berbasis web yang memungkinkan pengguna untuk membuat formulir secara mudah dan cepat. Aplikasi google Form merupakan aplikasi yang berbasis web sehingga memudahkan pengguna untuk mengaksesnya dengan menggunakan komputer, laptop dan gawai tanpa mengenal tempat dan waktu selama ada jaringan internet. (Widayanti, 2020)

Google Form menawarkan berbagai fitur, seperti pengumpulan data secara otomatis, penyusunan pertanyaan yang fleksibel, serta analisis data yang terintegrasi. Dengan memanfaatkan Google Form, proses pembuatan surat dapat dilakukan dengan lebih efisien, karena informasi yang dibutuhkan dapat dikumpulkan dari berbagai pihak dalam waktu singkat.

Di wilayah Buring khususnya RT 08 RW 10, masih banyak instansi dan organisasi yang mengandalkan metode manual dalam pembuatan surat. Penggunaan kertas, penulisan tangan, dan proses verifikasi yang panjang seringkali mengakibatkan keterlambatan dalam pengiriman surat dan meningkatnya kemungkinan kesalahan. Selain itu, metode manual ini juga menghabiskan sumber daya manusia yang seharusnya dapat dialokasikan untuk kegiatan yang lebih produktif. Dalam konteks ini, penerapan Google Form sebagai solusi dapat memberikan keuntungan signifikan dalam hal efisiensi waktu dan pengurangan biaya operasional.

Penelitian ini bertujuan untuk mengeksplorasi dan menganalisis efisiensi pembuatan surat dengan menggunakan Google Form di wilayah Buring. Fokus utama dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi bagaimana penggunaan Google Form dapat mempercepat proses pembuatan surat, mengurangi risiko kesalahan, serta meningkatkan produktivitas organisasi. Selain itu, penelitian ini juga akan membahas tantangan dan hambatan yang mungkin dihadapi selama implementasi Google Form dalam pembuatan surat.

Penelitian terdahulu yang berkaitan dengan penelitian ini yaitu penelitian dari Janu Ilham Saputro, Putri Ika Wati dan Rulita Octipany yang meneliti di Kelurahan Sukasari Ota Tangerang yang memiliki sistem informasi yang masih sederhana dan kurang efektif. Kelemahan yang dialami yaitu mencari file surat dalam folder tertentu. Sehingga dibutuhkan sistem yang dapat mengurangi kelemahan tersebut  (Janu Ilham Saputro, 2020).

Berdasarkan uraian diatas penelitian ini diharapkan dapat memberikan wawasan yang lebih mendalam mengenai manfaat teknologi informasi dalam administrasi, serta memberikan rekomendasi bagi instansi dan organisasi di wilayah Buring khususnya RT 08 RW 10 untuk beralih ke sistem yang lebih modern dan efisien. Dengan demikian, diharapkan penggunaan Google Form dapat menjadi langkah awal menuju transformasi digital yang lebih komprehensif dalam pengelolaan administrasi di wilayah ini.

Dalam menghadapi tantangan globalisasi dan kemajuan teknologi, penting bagi setiap organisasi untuk beradaptasi dan mengadopsi solusi yang dapat meningkatkan efisiensi operasional. Dengan demikian, penelitian ini tidak hanya relevan untuk instansi di wilayah Buring, tetapi juga dapat menjadi referensi bagi organisasi lain yang menghadapi masalah serupa dalam pembuatan surat dan proses administratif lainnya.

METODE

Penelitian ini menggunakan pendekatan campuran, yaitu kuantitatif dan kualitatif. Populasi dalam penelitian ini adalah RW 10 Buring, dengan sampel diambil dari warga RT 08 RW 10 Buring yang berjumlah 15 orang. Sumber data diperoleh melalui wawancara dan penyebaran kuesioner. Wawancara dilakukan dengan Ketua RW 10 Buring untuk mengidentifikasi masalah yang ada di wilayah tersebut. Selain itu, penyebaran kuesioner bertujuan untuk mengukur tingkat kepuasan warga yang telah mengimplementasikan sistem tersebut.

Analisis data dilakukan dengan menggunakan metode Waterfall. Metode Waterfall merupakan metode yang menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara skuensial atau terurut (Badrul, 2021). Menurut Sommerville, model pengembangan ini bersifat linear dari tahap awal pengembangan sistem yaitu tahap perencanaan sampai tahap akhir pengembangan sistem yaitu tahap pemeliharaan (Ariza, 2024).

Menurut (A. A. Wahid, 2020) Langkah- Langkah Metode Waterfall yaitu :

• Requirement :Pada tahap ini, pengembang perlu berkomunikasi untuk memahami harapan pengguna terkait perangkat lunak dan batasan-batasannya. Informasi dapat diperoleh melalui wawancara, diskusi, atau survei langsung, yang kemudian dianalisis untuk mendapatkan data yang diperlukan oleh pengguna.
• Design :Di tahap ini, pengembang merancang sistem yang membantu dalam menentukan kebutuhan perangkat keras dan persyaratan sistem, serta mendefinisikan arsitektur keseluruhan sistem.
• Implementation :Pada tahap ini, sistem dikembangkan dalam bentuk unit-unit kecil yang kemudian diintegrasikan di tahap selanjutnya. Setiap unit dikembangkan dan diuji untuk memastikan fungsionalitas, dalam proses yang disebut unit testing.
• Verification : Tahap ini melibatkan verifikasi dan pengujian sistem untuk memastikan apakah sistem memenuhi sepenuhnya atau sebagian persyaratan yang ditetapkan. Pengujian dibagi menjadi unit testing (pengujian modul tertentu), sistem testing (untuk melihat reaksi sistem saat semua modul terintegrasi), dan acceptance testing (yang dilakukan bersama pelanggan untuk memastikan semua kebutuhan mereka terpenuhi).
• Maintenance : Tahap terakhir dalam metode waterfall yaitu Maintenance. Setelah perangkat lunak selesai, pemeliharaan dilakukan, termasuk memperbaiki kesalahan yang mungkin terlewatkan pada tahap sebelumnya.

HASIL 

Untuk mendapatkan timbal balik dari responden, peneliti menyediakan google formulir yang berisi mengenai kepuasan responden dalam menggunakan surat pengantar berbasis google formulir, berikut merupakan hasil data responden yang termuat pada google formulir tersebut.

Berdasarkan survei yang telah dilakukan, diperoleh hasil bahwa warga RT 08 RW 10 Buring sering melakukan pembuatan surat pengantar secara manual melalui pihak RT, dengan 86,7% warga menjawab "sering" dalam hal ini. Sebelum menggunakan Google Form, proses pembuatan surat pengantar memakan waktu lebih dari 3 hari, seperti yang ditunjukkan oleh 93,3% responden yang menjawab bahwa waktu pembuatan lebih dari 3 hari. Lamanya proses ini disebabkan oleh kesibukan 

pihak RT/RW yang sering tidak berada di rumah, serta kelengkapan persyaratan yang kurang dari warga.

Hasil survei menunjukkan bahwa 60% responden menyatakan bahwa pihak RT/RW sibuk, sementara 40% lainnya mengungkapkan bahwa persyaratan yang disediakan kurang lengkap. Hal ini menciptakan ketidakpuasan di kalangan warga, yang menginginkan proses yang lebih cepat dan efisien. Oleh karena itu, implementasi Google Form diharapkan dapat mengatasi permasalahan ini dengan menyediakan cara yang lebih praktis dan terstruktur dalam pembuatan surat pengantar, sehingga mempercepat waktu pengolahan dan meningkatkan layanan kepada masyarakat. 

Setelah melakukan implementasi penggunaan Google Form di wilayah RT 08 RW 10, peneliti juga membuat survei untuk mengevaluasi efektivitas penggunaan Google Form tersebut. Berdasarkan hasil survei, diketahui bahwa 86,7% responden merasa bahwa penggunaan Google Form ini mudah. Selain itu, penggunaan Google Form berdampak positif pada proses pengurusan surat pengantar, yang menjadi lebih singkat dibandingkan dengan metode manual. Hal ini terlihat dari hasil survei, di mana 73,3% warga menjawab bahwa proses pengurusan surat pengantar "sangat mempercepat".

Dari data ini, dapat disimpulkan bahwa penggunaan Google Form untuk pembuatan surat pengantar tidak hanya lebih efektif dan efisien, tetapi juga meningkatkan kepuasan warga terhadap layanan administratif. Dengan proses yang lebih cepat dan mudah, diharapkan masyarakat akan lebih termotivasi untuk memanfaatkan layanan ini, sehingga meningkatkan partisipasi dan keterlibatan warga dalam kegiatan administratif. Implementasi ini juga menunjukkan potensi teknologi dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik di tingkat komunitas.

                                             

PEMBAHASAN 

Berdasarkan pada metode yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan ini, beberapa tahapan yang telah dilakukan yaitu :

• Requirement
• Pada tahap ini, peneliti melakukan observasi di wilayah RW 10 untuk mengidentifikasi masalah yang dihadapi oleh masyarakat setempat. Setelah melakukan observasi mendalam, diperoleh informasi bahwa salah satu masalah utama yang terjadi adalah proses pembuatan surat pengantar. Banyak warga mengalami kesulitan dalam memahami prosedur dan persyaratan yang diperlukan, sehingga hal ini menghambat efisiensi dan efektivitas layanan administratif di wilayah RT 08 RW 10.
• Untuk menggali informasi lebih lanjut, peneliti kemudian melakukan survei mengenai pembuatan surat pengantar melalui metode manual dengan menyebarkan kuesioner yang berisi pertanyaan terkait proses pembuatan surat pengantar secara manual. Kuesioner ini dirancang untuk mengumpulkan data tentang pengalaman warga, kendala yang dihadapi, serta harapan mereka terhadap sistem yang lebih efisien. Dengan cara ini, peneliti berharap dapat menemukan solusi yang tepat untuk meningkatkan pelayanan administratif di wilayah tersebut. Berikut ini tahapan Requirement di wilayah RT 08 RW 10 :

Studi Kelayakan

Tahap analisa sistem dimulai dengan melakukan studi kelayakan yang bertujuan untuk menilai potensi penggunaan Google Form dalam meningkatkan efisiensi pembuatan surat di wilayah Buring. Pada proses ini, kelompok melakukan pengumpulan data melalui observasi mendalam dengan Ketua RT 08 dan Ketua RW 10 di wilayah Buring. Peneliti melakukan observasi terkait kendala maupun hal apa saja yang perlu dilakukan selama melakukan pengisian surat pengantar selama ini.

Identifikasi Masalah

Melalui observasi yang dilakukan oleh peneliti, terdapat beberapa kendala yang sering dijumpai ketika akan membuat surat pengantar. Menurut beberapa masyarakat setempat kendala yang sering dialami dari pembuatan surat pengantar ini adalah waktu yang kurang efisien. Sebab, terkadang mereka terkendala oleh kehadiran RT/RW yang tidak selalu berada di kediaman. Oleh karena itu, waktu tunggu yang lama menjadi salah satu kendala yang sering sekali dialami oleh warga setempat.

Analisis Kebutuhan

Dengan analisis menyeluruh ini, dokumen analisis kebutuhan akan disusun untuk merinci fitur yang diperlukan dalam Google Form. Seperti jenis surat yang umum dibuat, data pemohon yang harus dikumpulkan, serta sistem notifikasi yang diinginkan untuk memastikan masyarakat menerima konfirmasi setelah pengisian formulir.

• Design

Pada tahapan ini, peneliti mulai melakukan perancangan sistem secara menyeluruh. Perancangan sistem yang akan dilakukan melibatkan penggunaan Google Form sebagai media untuk mempermudah proses pembuatan surat pengantar. Dengan memanfaatkan Google Form, diharapkan warga dapat mengisi data yang diperlukan dengan lebih mudah dan cepat, tanpa harus melalui prosedur yang rumit. Selain itu, sistem ini juga memungkinkan pengumpulan data secara otomatis, yang berarti bahwa semua informasi yang dimasukkan oleh warga akan tersimpan dalam satu tempat secara terstruktur. Dengan demikian mempermudah pengelolaan dan pengarsipan surat pengantar menjadi lebih efisien. Peneliti juga merancang data data yang dimasukkan pada Google Form untuk membuat surat pengantar.

• Untuk membuat surat pengantar melalui Google Form, peneliti menyesuaikan dengan data yang dibutuhkan sesuai dengan blanko fisik konvensional. Dengan melihat blanko fisik konvensional peneliti mengetahui data apa saja yang harus dimasukkan pada surat pengantar. Data yang harus dimasukkan yaitu nama, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, nomor induk keluarga, nomor kartu keluarga, alamat lengkap orang yang mengajukan surat pengantar dan jenis keperluan harus jelas dan tidak salah dalam memilih. Jenis keperluan untuk membuat surat pengantar ini ada berbagai macam, yaitu :
• Mengurus KTP/KK
• Mengurus Surat Nikah/Pindah Nikah
• Mengurus Akta Kelahiran / Akta Kematian
• Mengurus Surat Pindah
• Mengurus Surat Keterangan Usaha/ Domisili Usaha
• Mengurus Izin Keramaian
• Mengurus Surat Ahli Waris
• Mengurus Surat Berkelakuan Baik (SKCK)
• Mengurus Surat Pensiun
• Mengurus Surat Keterangan Tidak Mampu

Data yang dimasukkan pada Google Form ini harus sesuai dengan identitas asli pihak yang mengajukan dan dapat dipertanggungjawabkan. Setelah mengisi data diri dengan lengkap, warga dapat langsung mengirimkan form tersebut. Setelah itu warga dapat mencamtumkan nomor telepon yang aktif, sehingga dapat mengirimkan file surat yang telah dibuat.

Setelah pembuatan Google Form selesai dilakukan, peneliti juga membuat Form data respons khusus untuk Ketua RT 08, yang digunakan untuk mengunduh hasil surat pengantar yang telah diisi melalui tautan Google Form. Form data respons ini dirancang dengan sistem keamanan yang ketat, sehingga hanya dapat diakses oleh Ketua RT 08 untuk melindungi data pribadi dan informasi sensitif dari warga RT 08 di RW 10. Dengan demikian, Ketua RT 08 dapat dengan mudah mengelola dan memonitor pengajuan surat pengantar, serta menjaga privasi dan keamanan data warga.

Implementation

Pada tahap ini, peneliti melakukan implementasi di wilayah RT 08 RW 10 Buring dengan menggunakan Google Form yang telah dirancang sebelumnya bersama warga. Proses implementasi ini melibatkan sosialisasi kepada masyarakat mengenai cara penggunaan Google Form serta memberikan panduan kepada warga RT 08 RW 10 untuk memastikan agar warga dapat mengakses dan menggunakannya dengan mudah. Sosialisasi ini dilakukan pada hari Selasa, 15 Oktober 2024, bersama Ketua RT 08 dan anggota Karang Taruna RT 08.

 Dalam sesi sosialisasi ini, peneliti memberikan arahan serta pelatihan kepada Ketua RT 08 dan warga RT 08, khususnya pemuda-pemudi, tentang cara menggunakan Google Form dalam pembuatan surat pengantar. Peneliti menjelaskan manfaat sistem ini, termasuk efisiensi waktu dan kemudahan akses, serta bagaimana Google Form dapat mengurangi beban kerja pihak RT/RW. Selain itu, peneliti menyediakan sesi tanya jawab untuk mengatasi kendala atau pertanyaan yang mungkin timbul selama proses penggunaan.

Dengan cara ini, diharapkan warga tidak hanya memahami cara penggunaan Google Form, tetapi juga merasa lebih percaya diri dalam memanfaatkannya. Peneliti juga mendorong partisipasi aktif warga dalam memberikan umpan balik dan saran untuk perbaikan sistem kedepannya. Melalui pelatihan ini, diharapkan terjadi peningkatan pemahaman dan keterampilan digital di kalangan warga, yang dapat mendukung keberhasilan implementasi Google Form sebagai alat bantu dalam administrasi surat pengantar di wilayah tersebut.

Verification

Tahap ini mencakup proses verifikasi dan pengujian sistem untuk memastikan bahwa system dapat diterapkan atau tidak. Pengujian dilakukan mulai tanggal 16 hingga 22 Oktober 2024, dengan melibatkan berbagai pihak, termasuk Ketua RT 08, anggota karang taruna, dan beberapa warga yang telah menggunakan Google Form. Selama periode pengujian, peneliti akan melakukan evaluasi menyeluruh terhadap fungsi dan kinerja sistem, termasuk menguji berbagai fitur G-Form, seperti pengisian data, pengiriman formulir, dan akses hasil respons. Peneliti juga akan mengumpulkan umpan balik dari pengguna mengenai pengalaman mereka, termasuk kemudahan penggunaan dan kecepatan proses.

Pengujian ini bertujuan untuk mengidentifikasi potensi masalah atau kendala yang mungkin timbul, serta untuk memastikan bahwa sistem berfungsi sesuai harapan. Setelah pengujian selesai, hasilnya akan dianalisis untuk menentukan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan sebelum implementasi lebih luas. Dengan melibatkan partisipasi aktif dari pengguna, diharapkan hasil verifikasi dan pengujian ini dapat memberikan gambaran yang akurat tentang efektivitas sistem dan kepuasan masyarakat terhadap penggunaan Google Form dalam pembuatan surat pengantar.

Maintenance

• Pada tahap ini, peneliti melakukan perbaikan terhadap kesalahan yang ada pada Google Form yang telah dirancang sebelumnya. Perbaikan tersebut didasarkan pada hasil survei kepuasan yang diperoleh melalui kuesioner yang telah disebarkan kepada warga RT 08 RW 10 Buring. Setelah kuesioner disebar, ditemukan bahwa perbaikan yang perlu dilakukan terletak pada contoh pengisian di bagian Google Form, khususnya pada kolom nama dan tempat tanggal lahir, di mana banyak warga yang mengisi tidak sesuai dengan penggunaan huruf kapital yang benar.
• Untuk mengatasi masalah ini, peneliti melakukan perbaikan dengan menambahkan contoh pengisian yang jelas di sebelah kolom yang bersangkutan. Contoh tersebut memberikan panduan yang lebih baik dan mudah dipahami, sehingga diharapkan dapat memudahkan warga dalam mengisi Google Form dengan benar. Selain itu, peneliti juga berencana untuk memberikan sosialisasi tambahan mengenai pentingnya pengisian data yang tepat, guna mengurangi kesalahan serupa di masa mendatang.
• Dengan perbaikan ini, diharapkan penggunaan Google Form akan menjadi lebih efisien dan efektif, serta meningkatkan kepuasan warga dalam menggunakan sistem ini untuk pembuatan surat pengantar. Peneliti juga akan terus memantau dan mengumpulkan umpan balik dari pengguna untuk melakukan perbaikan lebih lanjut jika diperlukan.

SIMPULAN 

Penggunaan Google Form dalam pembuatan surat pengantar di RT 08 RW 10 Buring telah berhasil meningkatkan efisiensi serta kemudahan akses bagi warga, dengan signifikan mengurangi waktu proses pembuatan surat dari lebih 3 hari menjadi jauh lebih singkat. Serta, meningkatkan kepuasan pengguna, dimana berdasarkan hasil dari kuesioner sebesar 86,7% responden menyatakan kepuasan mereka terhadap sistem baru ini. Hal ini menunjukkan kepuasan mereka terhadap penggunaan Google Form ini dalam pembuatan surat pengantar. Dan juga menunjukkan bahwa penggunaan teknologi informasi dapat memperbaiki pelayanan administratif yang sebelumnya berjalan lambat dan memakan banyak waktu.

Namun, meskipun hasil yang positif telah dicapai, masih ada beberapa tantangan. Seperti kesalahan dalam pengisian data yang perlu diperhatikan dan diatasi dengan memberikan panduan yang lebih jelas dan contoh pengisian yang tepat. Untuk itu, perlunya sosialisasi dan pelatihan tambahan bagi warga menjadi sangat penting agar mereka lebih familiar dengan sistem ini. Dengan demikian, diharapkan implementasi

tidak hanya berjalan lebih efektif, tetapi juga dapat berkontribusi pada proses digitalisasi layanan publik di tingkat komunitas, mendorong peningkatan partisipasi warga dalam administrasi dan memperkuat kepercayaan masyarakat terhadap pemerintah setempat.