Hambatan Komunikasi Organisasi dan Solusinya

Definisi Komunikasi Organisasi

Sebelum membahas hambatan komunikasi organisasi, kita harus memahami apa itu komunikasi organisasi. Wayne, ahli komunikasi dalam Umar, mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah menyampaikan dan memahami pesan di antara unit komunikasi yang termasuk dalam organisasi tertentu. Suatu organisasi sendiri terdiri dari unit komunikasi yang beroperasi dalam hubungan hirarki antara satu sama lain dan dalam suatu lingkungan.Jenis-jenis Hambatan Komunikasi Organisasi.

Apa saja hambatan dalam komunikasi organisasi itu?

1. Hambatan Fisik

Hambatan fisik adalah yang paling mudah untuk berkomunikasi. Hambatan fisik ada di mana-mana, apakah Anda mencoba berbicara dengan orang yang jauh dari Anda di konser atau membuat presentasi dengan peralatan yang rusak. Karena mereka nyata dan mudah dilihat, tantangan ini sederhana. Ini dapat diperbaiki dengan melakukan perubahan pada sistem. Misalnya, Anda dapat menggunakan alat konferensi video berbagi layar untuk mengatasi masalah komunikasi jika Anda mengalami kesulitan menjelaskan ide kepada seseorang melalui telepon.

2. Hambatan Psikologis 

Tidak seperti hambatan fisik, hambatan psikologis ada di dalam pikiran orang, dan karenanya jauh lebih kompleks untuk ditangani. Beberapa hambatan psikologis yang umum dialami oleh pembicara termasuk demam panggung, kecemasan sosial, gangguan bicara, masalah harga diri, dll. Penerima juga dapat memiliki hambatan psikologis seperti bias, penilaian, dan asumsi yang belum teruji, yang membuat percakapan di balik pintu tertutup menjadi tidak efektif.

3. Hambatan Bahasa

Ketika dua orang tidak berbicara satu sama lain, itu adalah hambatan bahasa terbesar. Misalnya, seorang penutur asli bahasa Inggris dari Amerika Serikat mungkin mengalami kesulitan berkomunikasi dengan rekan kerja di negara-negara seperti Prancis, Jerman, atau Jepang, di mana bahasa Inggris bukan bahasa utama mereka. Namun, itu bukan satu-satunya kendala yang berkaitan dengan bahasa. Ada kemungkinan bahwa aksen, dialek, istilah teknis, istilah lokal, atau bahkan metafora yang tidak dikenal akan mengganggu komunikasi. Misalnya, jika Anda memesan keripik di Inggris dan Amerika Serikat, Anda akan menerima dua hal yang sama sekali berbeda! Sebaliknya, organisasi dan tim mungkin menggunakan bahasa yang unik. Misalnya, orang yang tidak sering menggunakan istilah seperti "menyingkap tirai", "jatuh ke lubang kelinci", "bilah sisi", dan sebagainya mungkin mengetahuinya.

4. Hambatan Budaya

Diferensiasi budaya menghambat komunikasi. Misalnya, di beberapa budaya Timur, jarak kekuasaan bisa sangat besar, membuat anggota tim junior enggan menantang bawahan mereka. Dalam beberapa organisasi, terutama yang sudah lama berdiri, mungkin ada budaya kerja formal di mana semua komunikasi harus ditulis. Hal ini dapat menyebabkan sejumlah besar data tidak tersampaikan, yang pada gilirannya menyebabkan kesenjangan dalam komunikasi di tempat kerja. Selain itu, Anda mungkin memiliki anggota tim baru yang belum terbiasa bekerja dalam budaya yang berbeda dan perlu menyesuaikan diri untuk berkomunikasi dengan Anda dengan baik.

5. Hambatan Konteks

Ketika orang yang berkomunikasi satu sama lain tidak memiliki informasi yang sama tentang dasar proyek, tujuan, kebutuhan, dll., itu disebut hambatan konteks. Misalnya, anggota tim baru mungkin tidak tahu semua solusi yang pernah dicoba untuk menyelesaikan masalah tertentu, yang berarti perlu melakukan pekerjaan lagi. Ketidakkonsistenan mungkin terjadi dalam hasil kerja tim konten ketika mereka tidak memiliki panduan gaya.

6. Hambatan Teknologi

Saat ini, sebagian besar komunikasi dilakukan secara digital. Namun, beberapa orang merasa tidak nyaman dengan komunikasi digital. Emoji mungkin sulit dipahami oleh beberapa orang. Anda tahu siapa yang menganggap emoji jempol tidak sopan? Yang lain mungkin salah menempatkan kamera mereka saat pertemuan berlangsung. Aksesibilitas dapat menimbulkan masalah.

7. Hambatan Emosional

Hari-hari di mana kita menahan emosi kita di rumah telah berubah menjadi hari-hari di mana kita mencurahkan seluruh diri kita ke tempat kerja. Bagaimanapun, setiap tempat kerja adalah bunga rampai dari orang-orang yang memiliki berbagai sikap dan emosi. Orang yang memiliki pagi yang buruk mungkin sulit menerima kritik . Anggota tim yang mengalami stres mungkin tidak mau melakukan lebih banyak pekerjaan.

Solusi dalam mengatasi hambatan komunikasi organisasi

1. Kembangkan kompetensi bahasa dan budaya

Untuk mengatasi hambatan komunikasi yang disebabkan oleh perbedaan bahasa dan budaya yang ada di tempat kerja, pelajari bahasa dan budaya yang biasa digunakan di kantor. Jika Anda bekerja di kantor di mana orang biasanya berbicara Bahasa Indonesia, Anda dapat memilih untuk menggunakan bahasa yang sederhana, mungkin tanpa kata-kata rumit yang jarang didengar orang awam. Namun, karena banyak karyawan dari berbagai negara bekerja di tempat kerja yang menggunakan bahasa Inggris setiap hari, Anda dapat belajar bahasa Inggris atau mengikuti kursus. Ini dapat membantu komunikasi sehari-hari dengan rekan kerja, baik dalam hal menyampaikan maupun menerima pesan.

2. Pilih media komunikasi yang sesuai

Salah satu cara yang efektif untuk mengatasi hambatan komunikasi adalah dengan memilih media komunikasi yang tepat. Saat memilih media komunikasi sehari-hari, beberapa hal yang harus dipertimbangkan adalah urgensi pesan dan panjang atau pendeknya pesan yang akan disampaikan. Contohnya, email adalah cara terbaik untuk berkomunikasi jika Anda ingin menyampaikan brief proyek dengan jelas. Namun, untuk pesan yang cukup mendesak, pesan singkat dapat digunakan.

3. Pastikan pesanmu jelas dan mudah dimengerti

Pesan yang terlalu panjang dan bertele-tele kadang-kadang menyebabkan masalah komunikasi, membuat lawan bicara sulit memahami inti pesan . Pastikan pesan Anda singkat, padat, dan jelas untuk menghindari hambatan komunikasi. Misalnya, saat memberikan umpan balik kepada rekan kerja Anda, pastikan Anda hanya memberikan informasi penting seperti apa yang harus ditambahkan, dikurangi, atau diubah. Anda juga dapat mencoba menggunakan nada bicara yang sesuai agar orang yang Anda bicarakan dapat memahami apa yang Anda katakan. Misalnya, jangan bercanda saat mengucapkan sesuatu yang sangat penting.

4. Perhatikan tanda-tanda non-verbal

Kesalahpahaman juga dapat terjadi karena komunikasi nonverbal, seperti bahasa tubuh dan gestur, serta komunikasi verbal dan tertulis. Untuk menghindari hal-hal ini, tetap sopan dan terbuka, dan gunakan bahasa tubuh yang sesuai dengan pesan yang Anda sampaikan. Selain bahasa tubuh dan gerak tubuh mereka, perhatikan tanda-tanda nonverbal lawan bicara Anda. Contohnya, Anda mungkin perlu menentukan apakah lawan bicara Anda menunjukkan ekspresi kebingungan atau tidak.

5. Klarifikasi dan konfirmasi pemahaman informasi

Ketika Anda tidak mengerti apa yang dikatakan seseorang , apakah Anda cenderung berasumsi atau diam karena takut terlihat tidak kompeten di tempat kerja? Jika itu benar, kebiasaanmu mungkin perlu diperbaiki. Kesalahpahaman dapat dihindari dengan menanyakan dan mengonfirmasi bahwa pembicara atau pendengar memahami informasi yang sama.

6. Membangun hubungan personal yang baik antar anggota organisasi

Membangun hubungan pribadi yang baik sangat penting karena dinamika dalam organisasi harus dibangun sebaik mungkin untuk meningkatkan hubungan antar anggota. Dengan melakukan hal ini, kita dapat mempertahankan hubungan akrab tanpa permusuhan . Contoh yang dapat digunakan termasuk bersahabat dengan satu sama lain, memberikan pemahaman yang positif, tidak menghakimi dan ramah, dan berpura-pura jujur dengan memberikan respon yang relevan.

https://bk.fip.unesa.ac.id/