5 Strategi Sukses PPDB (Penerimaan Peserta Didik Baru): Tidak Cukup Hanya Promosi!

Bermunculannya lembaga-lembaga pendidikan baru, pada satu sisi memberikan sinyal positif akan tingginya perhatian pemerintah dan masyarakat terhadap dunia pendidikan, namun pada sisi lain menyisakan cerita tentang persaingan antar lembaga pendidikan yang semakin atraktif. Lembaga pendidikan kini pun dipandang sebagai lembagai bisnis. Ketika lembaga pendidikan mampu untuk bersaing dan lebih unggul dari lembaga lainnya maka secara tidak langsung banyak pelanggan akan melirik dan tertarik. Menurut Edward Sallis, pelanggan pendidikan secara internal adalah guru dan staff yang ada di sekolah, sedangkan secara eksternal pelanggan pendidikan adalah pelajar, orangtua, kepala daerah, sponsor, pemerintah, masyarakat dan bursa kerja. Dalam bisnis ada yang namanya pemasaran. Begitupun dalam lembaga pendidikan, pemasaran mutlak diperlukan karena persaingan antar lembaga pendidikan semakin ketat. Hal itu terlihat dari munculnya berbagai lembaga pendidikan yang selalu menawarkan inovasi dan keunggulannya.

Sebelum masuk pada strategi sukses PPDB, perlu diketahui bahwa ada 2 elemen penting dalam rangka memasarkan jasa pendidikan ke masyarakat. Pertama, baiknya kualitas promosi dan komunikasi antara sekolah dan masyarakat. Kedua, kemampuan sekolah untuk memahami kebutuhan dan keinginan masyarakat.

Berikut ini adalah beberapa strategi efektif yang dapat dilakukan sekolah dalam PPDB:

1. Aktif Melakukan Promosi

Promosi sekolah merupakan cara mendapatkan siswa baru bagi suatu sekolah. Dengan promosi yang tepat dan efektif, sebuah sekolah bisa mendapatkan siswa yang sesuai dengan harapan dan daya tampung sekolah. Promosi ini tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Agar promosi sekolah dapat berjalan baik, maka perlu adanya pemetaan target calon peserta didik. Selain kategori umur, kriteria pemetaan target bisa bermacam-macam variabel. Misal, tentang keminatan calon peserta didik, jika sekolah anda adalah sekolah kejuruan bisa lakukan promosi dengan memberikan tes minat, bakat dan kemampuan pada calon peserta didik dan memberikan konsultasi rencana lanjut studi secara gratis. Atau jika sekolah anda merupakan sekolah dengan peserta didik yang berdomisili di daerah tertentu, maka bisa dilakukan promosi yang memberikan kemudahan layanan transportasi antar jemput.

Pemetaan target ini sebaiknya dilakukan secara kontinyu dan dievaluasi secara berkala, supaya pihak sekolah mendapatkan data yang up to date sehingga akan memudahkan melakukan strategi promosi pada tahun-tahun ajaran berikutnya. Setelah dilakukan pemetaan, langkah promosi selanjutnya adalah mengenalkan sekolah pada masyarakat. Pengenalan ini bisa dengan kegiatan temu langsung (offline) seperti open house sekolah dan bazar, home visit calon peserta didik, presentasi ke sekolah yang jenjang lebih rendah, menyelenggarakan pameran. Kemudian pengenalan dengan melibatkan teknologi/digital marketing dengan memanfaatkan platform media digital dan media sosial seperti Instagram, TikTok, Facebook, Twitter, YouTube, WhatsApp, Telegram, dan lain-lain. Pastikan sekolah memiliki official account tersendiri yang secara konsisten diupdate dengan konten-konten yang menarik sesuai segmen pasar. Digital marketing ini juga memberikan harapan agar program dan keunggulan sekolah dapat efektif diketahui oleh masyarakat luas.

sumber gambar: pexels.com

Saat melakukan promosi sekolah, perhatikan adab maupun etika. Hindari memberikan jaminan dan janji-janji yang terlalu muluk hingga mempengaruhi citra sekolah, seperti menghasilkan pelajar dengan standar jaminan tertentu, karena hal ini adalah sesuatu yang mustahil. Sebagaimana Lynton Gray mengungkapkan bahwa manusia tidak sama, dan mereka berada dalam situasi pendidikan dengan pengalaman, emosi, dan opini yang tidak bisa disama ratakan.

Jadi, fokus promosi lebih pada mengenalkan sekolah dengan jaminan mutu dan pelayanan yang nantinya akan memberikan kepuasan bagi pelangganya. Pelanggan menilai mutu dengan berdasarkan persepsi mereka tentang apa yang mereka terima dengan apa yang mereka harapkan.

2. Menjalin Kemitraan

Menjalin kemitraan dengan sekolah pada jenjang di bawahnya adalah salah satu strategi yang efektif. Selain itu, menjalin kemitraan juga dapat dilakukan dengan Lembaga Bimbingan Belajar, Lembaga Penyalur Kerja/Badan Latihan Kerja dan beberapa lembaga lainnya yang kiranya relevan dengan latar belakang sekolah. Dengan menjalin kerja sama maka sekolah Anda akan menjadi lebih 'terlihat' oleh masyarakat.Cara ini dengan membuat event promosi dan presentasi, setelah pihak sekolah mengajukan dan memberikan tawaran kerja sama kepada pihak sekolah yang jenjangnya lebih rendah. Pada jalinan kemitraan, tentu yang diharapkan adalah adanya simbiosis mutualisme.

Jadi, tawarkan sebuah kesepakatan yang win-win solution bagi kedua belah pihak sekolah, maka besar kemungkinan cara ini akan dapat terealisir. Misalnya, dengan memberikan kuota atau 'jatah kursi' dan bisa masuk jalur tanpa tes, diskon/potongan harga biaya masuk, keringanan dalam pembayaran,  beasiswa pendidikan atau memberi bonus/merchandise pada beberapa peserta didik yang mendaftar lebih dulu.

3. Brand Positioning Sekolah

Strategi branding yang bisa dilakukan sebagai ciri khas yang bisa dilakukan dan diunggulkan sekolah adalah dengan membangun tradisi kompetisi dan prestasi. Sekolah bisa secara aktif mengikuti lomba atau menyelenggarakan lomba di institusinya. Sekolah secara berkala membuat dokumentasi pada setiap program kegiatan dan membagikannya di website dan media sosial. Selain itu juga membuat dan melakukan testimoni alumni sebagai  pelanggan yang pernah mendapatkan pelayanan oleh sekolah.

Sebuah image lembaga atau sekolah perlu dibangun dengan perencanaan yang matang, sesuai dengan visi misi lembaga dan juga marketable, sehingga membuka peluang lembaga untuk mendapat murid yang sesuai target kualitas dan kuantitas. Keahlian komunikasi yang bisa menyampaikan informasi, sosialisasi, dan promosi tentang sekolah sangat diperlukan. Menyampaikan informasi harus efektif. Informasi yang disampaikan terlalu banyak atau terlalu sedikit juga akan menimbulkan perbedaan persepsi di masyarakat. Membangun branding sekolah adalah suatu cara seseorang membedakan satu sekolah dengan sekolah lainnya. Dengan kata lainnya sekolah memiliki citra visual dan pesan yang masuk atau terekam di ingatan seseorang bila mendengar nama sekolah tersebut.

4. Kemudahan Layanan dalam Pendaftaran (One Day Service)

Seiring dengan perkembangan teknologi, saat ini sistem penerimaan peserta didik baru di lembaga pendidikan dituntut untuk melakukan inovasi, guna mempermudah pelaksanaan penerimaan peserta didik baru dan juga untuk promosi sekolah dalam menarik minat pendaftar, apalagi untuk lembaga pendidikan swasta. Proses peneriman peserta didik baru kini bisa dilaksanakan dengan singkat, efektif dan efesien, yang sering kita kenal dengan sistem pelayanan "One Day Service (ODS)".

One day service adalah sistem pelayanan sehari untuk seleksi calon peserta didik baru. Artinya, dalam satu hari, calon peserta didik baru bisa melakukan pendaftaran, seleksi tes dan wawancara, untuk selanjutnya dapat langsung mengetahui hasilnya, jika lulus maka langsung bisa melakukan registrasi. Sistem ini bisa dilakukan secara offline dengan calon peserta didik datang langsung ke sekolah atau secara online dengan menggunakan layanan internet.

5. Menjalin Hubungan dengan Pelanggan

Sekolah yang unggul baik negeri maupun swasta adalah organisasi yang dalam istilah Peters dan Waterman, menjaga hubungan dengan pelanggannya dan memiliki obsesi terhadap mutu.  Dengan adanya hubungan yang terjalin baik dengan pelanggan, maka sekolah bisa jadi dapat bonus promosi konvensional yang paling ampuh yaitu promosi dari mulut ke mulut. Nah, teknik tidak bisa dibangun dengan instan. Pihak sekolah harus mampu memberikan layanan pendidikan terbaik bagi para peserta didik terlebih dahulu, sehingga mereka merasakan manfaatnya.

Jika para alumni mendapatkan manfaat yang signifikan, maka tanpa diminta pun mereka akan dengan senang hati merekomendasikan sekolah almamaternya. Bahkan tidak perlu menunggu para peserta didik itu lulus dulu, jika pelayanan pendidikan sekolah benar-benar berkualitas, mereka pun akan suka rela memberikan rekomendasi bagi kenalannya atau kerabatnya. Jika suatu sekolah telah mencapai titik ini, promosi sekolah menjadi hal yang mudah. Tugas sekolah hanya terus meningkatkan kualitas pelayanan kepada peserta didik dan pelanggan lainnya

Apapun strategi yang Anda pilih, strategi yang terbaik adalah strategi yang dilakukan atau dipraktekkan. Dan untuk melakukannya, jangan lupakan pula semboyan "Jer basuki mawa beya"--samubarang gegayuhan, mbutuhake wragat, pastikan lembaga pendidikan Anda mau berusaha dan wani ragat atau mengalokasikan dana untuk pemasaran dan promosi sekolah untuk mencapai sukses PPDB.