Langkah Langkah Ketika Akan Melakukan Digitalisasi Arsip

Perkembangan zaman dan uga seiring berkembangnya teknologi digital, kini membuat arsip sendiri yang tadinya hanya kertas kini juga sudah mengikuti berkembangan zaman. dengan digitalisasi arsip yaitu mengubah yang tadinya arsip itu dalam bentuk kertas kini menjadi elektronik. Berikut adalah beberapa langkah dalam digitalisasi arsip

1. Dokumen Kertas

Tidak dapat dipungkiri bahwa sejatinya arsip memang identik dengankertas karena, dalam ketatanegaraan semua perjanjian harus ada bukti hitam diatas putih yang dinilai lebih otentik. Hal itu yang menyebabkan arsip dalam bentuk kertas pun sampai saat ini memang masih digunakan

2. Perisiapan

Ada beberapa alat yang harus dipersiapkan dalam melakukan digitalisasi arsip yaitu yang pertama pasti dalam pendigitalisasian arsip itu membutuhkan scanner. Kedua pastinya membutukan komputer sebagai media ketika mulai pengscanan

3. Pengscanan

Arsip yang masih dalam bentuk kertas tersebut lalu di scan untuk menghasilkan yang disebut dengan arsip elektronik

4. Indexing

Dalam pengscanan biasanya pengelola arsip melakukan indeks. Indeks adalah penanda untuk membedakan setiap arsip. Biasanya indeks diambil dari judul arsip atau permasalahan spesifik yang ada didalam arsip tersebut. sehingga indeks memudahkan juga dalam temu kembali arsip

5. Pemberkasan Dokumen

Setelah dilakukan pengscanan, selnjutnya arsip kertas ditata kembali dengan rapi, supaya arsip juga masih terjaga. Jadi ketika sewaktu waktu arsip dibutuhkan kembali dan harus arsip yang otentik, jadi arsip kertas masih terjaga secara fisik maupun informasi

6. Menata Dokumen

Setelah diberkaskan secar arapi, langkah terakhr adalah arsip arsip ditata pada lemari arsip yang sudah tersedia. Usahakan lemari arsip tidak terbuat dari kayu, dikarenakan rawan akan rayap yang bisa merusak arsip.