Persiapan the 7th UNPATTI's Lingua, Culture and Education EXPO 2023: Ajang Kontribusi Global

Persiapan The 7th UNPATTI’s Lingua, Culture and Education EXPO 2023: Ajang Kontribusi Global

Prof. Hendry Izaac Elim, Ph.D

Fisikawan Indonesia, Universitas Pattimura

Annual International Event yang sering dilaksanakan secara konsisten setiap tahun perlu persiapan yang terorganisir dengan sistim kepanitiaan yang profesional, karena menyangkut nama baik, komitmen, impak kegiatan secara nasional dan internasional maupun anggaran pelaksanaan.

Pada sharing ini, disajikan bagaimana mensukseskan Annual International Event yang berupa EXPO secara konsisten setiap tahun. Kesempatan ini berhubungan dengan The 7th UNPATTI’s Lingua, Culture and Education EXPO 2023 sebagai Ajang Kontribusi Global yang akan dilaksanakan pada 13 September hingga 15 September 2023. 

Tema yang dipilih tahun ini adalah: "Internationalisation University Through Lingua, Culture and Education".

Pengalaman sukses implementasi tahun lalu saat pelaksanaan The 6th UNPATTI’s Lingua, Culture and Education EXPO 2022 dapat dipelajari di tulisan sebelumnya.  Sehingga persiapan tahun 2023 ini dapat kami dokumentasikan dengan berbagai pengetahuan multitasking yang dapat membantu inspirasi pembaca untuk mencontohinya demi kesuksesan dan pengembangan diri masing-masing.

Tahapan dan point rentetan proses persiapan The 7th UNPATTI’s Lingua, Culture and Education EXPO 2023 dapat diurutkan sebagai berikut:

[1]. Pembentukan panitia dengan melibatkan berbagai anggota dari berbagai bidang ilmu dengan pengesahan SK Rektor, karena berada dalam lingkungan universitas.

[2]. Diskusi persiapan program (Gambar 1) dari setiap bagian panitia dimulai dengan online (zoom software) karena berbagai kesibukan pribadi masing-masing anggota yang bekerja di berbagai institusi seperti Pusat studi Bahasa (PSB), fakultas yang berbeda, dan praktisi diluar universitas. 

(Sumber pribadi) Gambar 1. Rapat online diskusi persiapan program. 

[3]. Live meeting pada PSB (Gambar 2 dan Gambar 3) untuk menjelaskan bagaimana mengimplementasikan seluruh program tiap-tiap sessions yang berisi keterlibatan berbagai contributors baik dari peserta EXPO dari berbagai universitas lokal dan para siswa sekolah SMP/ SMA, maupun pihak berbagai kedutaan besar dari luar negeri seperti: kedubes Perancis, Amerika, Belanda, Italy, Germany dan berbagai corners contohnya: Russian Corner, American Corner, France corner, dan Australian corner yang berada di universitas Pattimura. 

 

(Sumber pribadi) Gambar 2. Live meeting pada PSB dipimpin direktur PSB. 

(Sumber pribadi) Gambar 3. Keceriaan dan sukacita berdiskusi para panitia. 

[4]. Following up meeting di PSB (Gambar 4 dan Gambar 5) untuk merevisi berbagai agenda program secara detail dan menyeluruh dalam persiapan EXPO 2023. 

(Sumber pribadi) Gambar 4. Diskusi lengkap seluruh program acara EXPO.

(Sumber pribadi) Gambar 5. Fenomena bekerjasama dan saling menghargai dalam persiapan EXPO. 

[5]. Implementasi persiapan seluruh program (Gambar 6, Gambar 7, dan Gambar 8) di meeting room sebuah hotel swasta untuk lebih fokus dalam mempersiapkan berbagai soal-soal lomba rangking 1, 2, dan 3 dari berbagai siswa maupun mahasiswa, tata cara berbagai acara penyambutan para kedubes atau utusan berbagai kedutaan, persiapan implementasi program promosi berbagai beasiswa baik LPDP, Indonesia, maupun dari berbagai negara lain (national and overseas scholarships) yang akan diselenggarakan saat EXPO di beberapa aula fakultas yang berbeda, maupun penerapan berbagai program corners untuk melayani para pengunjung termasuk kursus singkat berbagai bahasa.

(Sumber pribadi) Gambar 6. Panitia untuk lomba-lomba dan kursus bahasa asing saat EXPO.

(Sumber pribadi) Gambar 7. Proses pembuatan soal-soal lomba rangking 1, 2 dan 3. 

(Sumber pribadi) Gambar 8. Panitia persiapan berbagai hal teknik untuk implementasi seluruh acara saat EXPO 2023.

[6]. Gambar 9 adalah bagaimana tim IT dan dokumentasi serta publikasi EXPO 2023 sedang mempersiapkan berbagai flayer, dan dokumen untuk promosi di media sosial.

(Sumber pribadi) Gambar 9. Tim IT dan publikasi sedang bekerja untuk persiapan EXPO.

Akhir dari pekerjaan persiapan panitia EXPO 2023 pada points [5] dan [6] di atas , akhirnya setelah 5 jam bekerja di meeting room Hotel, waktunya makan malam dengan menu "4 sehat dan 5 sempurna" seperti dilukiskan pada Gambar 10.

(Sumber pribadi) Gambar 10. Suasana mulai makan malam dari para pekerja.

Kesimpulan persiapan The 7th UNPATTI’s Lingua, Culture and Education EXPO 2023 sebagai Ajang Kontribusi Global adalah bahwa untuk mensukseskan  seluruh konsistensi tahunan sebuah EXPO yang berimpak internasional ini, diperlukan pengorganisasian yang profesional dan kerjasama tim yang saling menghargai satu-dengan lainnya. Semoga catatan singkat ini memberikan manfaat dan faedah inspirasi para sahabat nusantara.