Apa Itu Job Analysis dan Mengapa Perusahaan Membutuhkannya?

Bagi orang yang menangani bidang personalia atau kepegawaian, istilah analisis jabatan (job analysis) bukanlah hal yang baru. Bahkan, mereka sudah terlibat dalam kegiatan yang penting dan strategis ini.

Akan tetapi, bagi yang tidak terlibat dalam pekerjaan di bidang kepegawaian atau tidak secara intens belajar tentang yang satu ini, niscaya belum sepenuhnya memahami apa yang dimaksud dan mengapa perlu dilakukan kegiatan analisis jabatan.

Untuk itu, artikel sederhana ini akan membahas tentang ikhwal analisis jabatan, sebuah kegiatan yang mendasari keberhasilan perusahaan. Mari kita mulai.

Pengertian Analisis Jabatan

Menurut Kasmir (2022), analisis jabatan adalah proses menganalisis kebutuhan suatu pekerjaan dengan cara mengumpulkan dan mengevaluasi informasi tentang uraian pekerjaan, persyaratan suatu pekerjaan, dan standar pencapaiannya.

Ahli lainnya, Noe, menyebutkan bahwa job analysis refer to the process of getting detailed information about jobs. Jadi, analisis jabatan lebih pada proses untuk mendapatkan informasi detail tentang jabatan.

Ruang lingkup kegiatan analisis jabatan cukup luas, yaitu mencakup seluruh pekerjaan yang dibutuhkan oleh suatu jabatan.

Dalam praktiknya, ruang lingkup analisis jabatan meliputi uraian jabatan, persyaratan jabatan, dan standar kinerja jabatan.

Berikut kita bahas satu per satu mengenai ruang lingkup analisis jabatan dimaksud.

Ilustrasi: job analysis diperlukan untuk mendapatkan kandidat yang sesuai (Sumber gambar: qiscus.com)

Pertama, Uraian Jabatan

Apa yang dimaksud dengan uraian jabatan itu? 

Secara umum dapat dikatakan bahwa uraian jabatan (job description) merupakan uraian suatu jabatan yang berisi tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan apa yang harus dikerjakan.

Di dalam uraian jabatan akan berisi nama jabatan, departemen/bagian/divisi, fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawab dalam suatu jabatan.

Yang paling dikenal dari uraian jabatan adalah tentang tugas-tugas yang mesti ditangani oleh orang yang memegang jabatan itu, selain wewenang dan tanggung jawabnya.

Wewenang merupakan hak dan kekuasaan pemegang jabatan untuk memilih, mengambil sikap, atau tindakan tertentu dalam melaksanakan tugas. Wewenang ini mempunyai peranan sebagai penyeimbang terhadap tanggung jawab guna mendukung berhasilnya pelaksanaan tugas.

Tanggung jawab berkaitan dengan hasil pekerjaan. Meliputi tanggung jawab terhadap kuantitas, ketepatan, kecepatan, dan kualitas suatu pekerjaan.

Selain itu, ada pula tanggung jawab untuk melaporkan perkembangan dan hasil pekerjaan kepada atasan, baik secara lisan maupun tertulis.

Ilustrasi: Dibutuhkan kandidat yang tepat untuk suatu jabatan (Sumber gambar: talenta.co).

Kedua, Persyaratan Jabatan

Persyaratan jabatan (job spesification) merupakan persyaratan untuk menempati atau menduduki suatu jabatan.

Untuk menempati suatu jabatan dibutuhkan orang yang benar-benar mau dan mampu melaksanakan atau mengerjakan suatu pekerjaan.

Persyaratan dimaksud antara lain meliputi persyaratan kesehatan, pendidikan, usia, pengalaman, jenis kelamin, IPK, dan tidak cacat hukum. Apa saja yang menjadi persyaratan suatu jabatan, sangat tergantung pada kebutuhan perusahaan dan jabatan yang disediakan.

Misalnya, ada jabatan yang membutuhkan pengalaman, ada juga yang tidak membutuhkannya sehingga tidak menjadi persyaratan. Ada jabatan yang mensyaratkan pengalaman selama 1 tahun, ada juga yang menghendaki pengalaman 5 tahun di bidang yang relevan.

Pada intinya, orang yang direkrut dan dipersiapkan untuk menempati suatu jabatan mesti memenuhi persyaratan sesuai dengan spesifikasi jabatan. Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan ini biasanya termuat dalam pengumuman penerimaan karyawan baru.

Ketiga, Standar Kinerja Jabatan

Setelah uraian jabatan dan persyaratan jabatan disusun, langkah selanjutnya adalah menentukan standar kinerja jabatan (job performance standard). Standar dan/atau target ini penting dibuat agar setiap orang berusaha memenuhi standar tersebut.

Standar kinerja juga penting pada saat mengevaluasi kinerja seseorang yang ditempatkan pada jabatan tertentu. Tanpa standar kinerja, evaluasi tidak akan bisa dilakukan karena ketiadaan tolok ukur.

Standar kinerja jabatan memuat tentang standar atau target pelaksanaan pekerjaan yang harus dicapai, baik dalam bentuk kuantitas (quantity) maupun kualitas (quality).

Ilustrasi: Dibutuhkan job performance standard dalam suatu jabatan (Sumber gambar:.kajianpustaka.com).

Pada umumnya, standar kinerja kuantitatif dibuatkan dalam bentuk unit, rupiah, kilogram, liter, dst. Sedangkan standar kualitas, bisa dibuat dengan melihat kepuasan konsumen, di samping kualitas produk, seperti kualitas rasa, bentuk, dan warna

Dari uraian di atas menjadi jelas bahwa tujuan dilaksanakannya analisis jabatan adalah untuk memudahkan perusahaan dalam memetakan kebutuhan sumber daya manusia dan pengelolaannya.

Kemajuan perusahaan berawal dari analisis jabatan yang baik sehingga terwujud konsep the right man on the right job.

(I Ketut Suweca, 4 Oktober 2024).