Tidak selalu melalui tatap-muka, komunikasi bisnis seringkali dilakukan melalui pesan-pesan tertulis. Berbeda dengan komunikasi tatap-muka yang lengkap dengan ekspresi dan gesture, komunikasi bisnis melalui pesan tertulis menghendaki kecermatan lebih dalam berbahasa tulis sehingga pesannya bisa sampai dengan baik.
Lantas, bagaimana menyiapkan pesan-pesan bisnis agar dapat dipahami dengan baik oleh konsumen atau mitra bisnis? Adakah teknik atau cara tertentu yang dapat dipedomani agar pesan bisnis bisa sampai dengan baik dan dan dapat dipahami oleh penerima pesan?
Perencanaan Pesan Bisnis
Untuk membahas lebih jauh tentang hal ini, kita akan berbicara tentang bagaimana merencanakan penulisan pesan bisnis, hal-hal yang perlu dihindari saat penyampaian pesan, dan manfaat yang diperoleh jika pesan bisnis disusun dengan baik.
Perencanaan merupakan bagian penting dalam berbagai kegiatan, baik kegiatan dalam bisnis maupun nonbisnis. Perencanaan yang baik cenderung membuahkan hasil yang baik pula. Sebaliknya, perencanaan yang buruk akan membawa kepada kegagalan atau keterpurukan.
Oleh karena itu, perencanaan pesan bisnis tidak boleh dianggap remeh, melainkan harus dipersiapkan sedemikian rupa agar hasilnya maksimal. Dengan kata lain, pesan bisnis mesti direncanakan dengan baik.
Tujuan Pesan Bisnis
Dalam perencanaan pesan bisnis, pertama-tama yang harus diperhatikan adalah tujuan penyusunan pesan bisnis itu. Amanat apa yang dibawa oleh pesan atau surat bisnis yang sedang kita susun?
Adakah pesan itu menyangkut upaya memperkenalkan produk perusahaan, surat penawaran produk, surat perjanjian, surat klarifikasi terhadap permasalahan yang diadukan konsumen dan mitra bisnis, atau lainnya?
Jadi, tujuan penulisan pesan bisnis mesti jelas terlebih dahulu. Jangan sampai pesan utama tidak mendapatkan perhatian dan menjadi kabur karena kesalahan dalam penulisan isi pesan.
Memerhatikan Penerima Pesan
Selanjutnya, dalam penulisan pesan bisnis harus diperhatikan juga penerima pesan dengan dengan mengajukan pertanyaan: apa, siapa, bagaimana, dan kapan sebaiknya pesan disampaikan.
Apa yang diharapkan atau diinginkan penerima pesan terhadap pesan yang disampaikan? Apa latar belakang penerima pesan, seperti jenis kelamin, pendidikan, jabatan, dan budaya perusahaan.
Siapa saja yang diharapkan akan menerima pesan bisnis tersebut? Bagaimana pesan itu disampaikan: apakah melalui surat biasa, e-mail, brosur, atau cara lainnya. Dan, kapan seyogianya pesan tersebut disampaikan? Mesti ditentukan waktu (timing) yang tepat dalam penyampaian pesan.
Merancang Pesan Bisnis
Setelah memerhatikan aspek penerima pesan, barulah kemudian dirancang pesan yang akan disampaikan. Ini menyangkut penyusunan pesan, mulai dari memilih dan menggunakan kata, kalimat, paragraf sampai terwujudnya sebuah pesan bisnis yang utuh dan lengkap.
Dalam kaitannya dengan dunia korespondensi bisnis, hendaknya diusahakan agar pesan disusun secara logis dan sistematis, juga memakai bahasa yang jelas dan sederhana sehingga mudah dimengerti oleh penerima pesan.
Hendaknya dihindari pesan yang bertele-tele, tidak fokus, memasukkan bahan yang tidak relevan sehingga tujuan sebenarnya terpinggirkan bahkan tidak tertuang di dalam pesan tersebut.
Kalau penulisan bertele-tele dilakukan juga, berarti penulis pesan sudah membuang-buang waktu, penerima pesan pun akan tersita waktunya, serta tidak bisa menangkap maksud penulis pesan dengan baik. Alhasil, pesan yang disusun tidak sampai lantaran tidak bisa dimengerti.
Oleh karena itu, pesan mesti dirancang sedemikian rupa agar tujuannya bisa tercapai. Bagaimana caranya? Salah satu yang dianjurkan adalah dengan membuat outline (kerangka) pesan terlebih dahulu.
Kerangka yang disusun hendaknya logis dan sistematis dan dijadikan pedoman dalam proses penulisan pesan dari awal hingga akhir.
Terakhir adalah Penyuntingan
Nah, setelah kerangka atau outline pesan selesai, barulah menginjak pada tahapan pengeditan atau penyuntingan pesan.
Adakah bagian-bagian yang mesti ditambah, dibabat, dikoreksi? Kita bisa melakukan pengeditan terhadap tata-bahasa dan ejaan, kesalahan pengetikan, hingga konten atau isi pesan.
Terkait ini sangat diperlukan pengetahuan yang cukup tentang komposisi penulisan. Dengan pengetahuan tersebut diharapkan pesan yang disampaikan dalam berbagai bentuk tertulis menjadi logis, sistematis, lengkap, dan utuh.
( I Ketut Suweca, 6 November 2021).
