Presentasi Bisnis dan Pentingnya Menganalisis Audiens

Pada suatu kesempatan mengajar saya bertanya kepada mahasiswa prodi ilmu komunikasi dalam satu kelas. Di bidang komunikasi, tugas apa yang menurut mereka paling membuat takut. Dari 20 mahasiswa, 17 orang mengatakan bahwa presentasi atau berpidato di depan umum adalah pekerjaan yang membuatnya deg-degan, takut.

Bahkan, sebelum presentasi, ada yang mengaku merasa tidak enak makan dan minum. Ada juga yang mengaku keluar-masuk toilet berulang kali. What's wrong with that?

Tidak ada yang salah dengan rasa takut atau nervous dengan segala manifestasinya. Hal itu sudah umum dialami oleh mereka yang akan menyampaikan presentasi, termasuk pada mereka yang sudah punya pengalaman. Hanya tampak atau tidak tampak saja. Yang pasti ada kegelisahan di dalam hati.

Nah, kalau ada di antara kita yang belum lama belajar presentasi dan merasakan nervous seperti yang saya gambarkan di atas, tenang sajalah. Hal itu biasa, umum, dan sangat wajar. Jadi, Anda tidak sendirian mengalaminya.

Menganalisis Audiens

Salah satu cara yang dianjurkan oleh para ahli ilmu komunikasi untuk lebih sukses dalam melakukan tugas presentasi adalah dengan melakukan analisis terhadap audiens terlebih dahulu.

Menganalisis audiens akan sangat membantu keberhasilan sebuah presentasi. Dengan cara ini, akan dapat ditentukan strategi pendekatan yang membawa presentasi pada kesuksesannya.

Apa yang dimaksud dengan menganalisis audiens? Istilah ini merujuk pada upaya untuk memahami berbagai aspek tentang audiens, termasuk tempat, waktu, dan lainnya sebelum presentasi dilakukan.

Mari kita berbicara secara lebih detail tentang bagaimana dan apa yang seyogianya dianalisis oleh pemateri presentasi sebelum beraksi.

Untuk itu, Anda bisa mengajukan keenam pertanyaan di bawah ini kepada diri sendiri dan temukan jawabannya. Lalu, berdasarkan hal itu, susunlah strategi presentasi Anda.

Presentasi bisnis diawali dengan analisis audiens (Sumber gambar: mentalfloss.com}.

Pertama, mengapa Anda melakukan presentasi?

Ini menyangkut tujuan presentasi. Apakah Anda bermaksud menyampaikan informasi baru kepada audiens, melakukan klarifikasi terhadap suatu produk yang dipandang bermasalah, meyakinkan audiens akan pentingnya produk tersebut termasuk keuntungan dan kebermanfaatan yang dipetik dari produk dimaksud.

Setiap orang yang melakukan presentasi memiliki tujuan (goal) masing-masing. Nah, berangkat dari tujuan itulah orang mempersiapkan presentasinya.

Kedua, siapa audiens Anda?

Memahami siapa audiens yang akan menjadi sasaran presentasi adalah sangat penting. Dengan memahami audiens Anda dengan baik, peluang keberhasilan presentasi akan semakin besar.

Yang perlu diketahui tentang audiens, misalnya, usia, pekerjaan, jenis kelamin, asal daerah, pendidikan, dan pengalaman mereka. Jumlah dan komposisi audiens juga perlu diketahui.

Semakin lengkap pengetahuan Anda tentang audiens, semakin baik. Dapatkan data audiens ini kendati pun mungkin tidak lengkap sekali.

Ketiga, apa yang ingin diketahui oleh audiens Anda?

Mereka yang datang ke tempat presentasi bisnis tentu punya niat atau keinginan untuk mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan materi yang akan disampaikan. Itulah yang menjadi alasan mereka hadir dan menjadi alasan Anda datang menyampaikan presentasi.

Jangan mempresentasikan segala sesuatu di luar materi yang diharapkan. Audiens akan kecewa, tentu. Sebaliknya, sampaikan presentasi sesuai dengan kesepakatan atau informasi yang disampaikan sebelumnya. 

Pembicara mesti berusaha secara maksimal menyampaikan informasi sesuai dengan apa yang disepakati atau yang diharapkan pendengar.

Keempat, di mana Anda melakukan presentasi?

Memahami hal-hal yang berkenaan dengan tempat presentasi tidak kalah pentingnya. Orang yang akan melakukan presentasi sangat dianjurkan mengetahui tempat acara sebelum presentasi dilakukan.

Hal apa yang perlu diketahui? Antara lain, kelengkapan sarana di tempat presentasi, apakah di dalam gedung atau di luar gedung, apakah ada podium atau pola duduk ala talk show, apakah ruangan memakai AC atau tidak, dan seterusnya.

Hal-hal yang tampaknya remeh ini, bisa sangat berpengaruh terhadap berhasil-tidaknya presentasi yang akan dilaksanakan. Pemahaman akan tempat menjadi penting dalam rangka mempersiapkan strategi presentasi agar mencapai hasil yang maksimal.

Kelima, kapan Anda melakukan presentasi?

Sangat penting bagi seorang pembicara untuk mengetahui kapan dia akan presentasi. Misalnya, pukul berapa tepatnya presentasi dimulai dan selesai. Lalu, berapa lama diskusi atau tanya jawab.

Yang penting juga diperhatikan, apakah Anda mendapatkan waktu presentasi pada pagi hari atau siang? Yang perlu diingat, pada pagi hari, orang cenderung dalam kondisi fresh, segar-bugar. Sebaliknya, pada siang hari, pada umumnya orang sudah mulai merasa lelah dan mungkin sedikit mengantuk.

Nah, dengan mengetahui tentang waktu ini, Anda akan bisa menyusun strategi yang tepat tentang apa yang harus Anda lakukan sesuai dengan waktu yang disediakan.

Keenam, bagaimana Anda melakukan presentasi?

Ada sejumlah teknik presentasi yang baik yang bisa dipelajari dan dipraktikkan. Hal ini penting, karena cara atau teknik Anda presentasi juga menentukan kesuksesan Anda.

Terkait ini, mungkin Anda membutuhkan peralatan pendukung seperti LCD, layar, laptop, meja, kursi dengan penempatan yang tepat.

Menyangkut materi atau bahan presentasi, apakah Anda menyediakan power point (ppt) atau tidak, atau Anda berbekal materi berupa print out? Bahkan, mungkin Anda tidak memerlukan power point, cukup dengan berbicara seperti ngobrol saja?

Hal-hal seperti itulah yang seyogianya dianalisis dan pastikan Anda mendapat jawabannya sebelum melakukan presentasi. Menganalisis audiens merupakan bagian dari langkah persiapan.

Semakin bagus persiapan Anda, semakin besar peluang keberhasilan Anda. Persiapan yang baik adalah setengah dari keberhasilan, bukan?

( I Ketut Suweca, 2 November 2021).